دیوید سی وات

بهروز شریفی مقدم/ محمد خوش‌قدم اخلاقی

امروزه رویدادها به یکی از مهم‌ترین عوامل جذب گردشگر تبدیل شده‌اند؛ به گونه‌ای که بسیاری از شهرها سعی می‌کنند از طریق رویدادها برای خود برندسازی کنند. یک رویداد، «رخ» می‌دهد نه اینکه «وجود دارد»، موضوع این است که کسی باید آن را به منصه ظهور برساند. رویدادهای موفق تنها با فعالیت‌های فردی یا گروهی ایجاد می‌شوند. این روند برای تمام رویدادها (کوچک یا بزرگ) با جدیدترین جزئیات صادق است، بنابراین توجه به جزئیات امری ضروری است.

چرا رویداد مهم است؟

شاید از نظر برخی سازمان‌دهندگان، ماهیت یک رویداد از اهمیت چندانی برخوردار نباشد، اما باید به این نکته مهم توجه داشته باشند که بسیاری افراد دیگر احتمالا برای نخستین بار است که در رویداد حاضر می‌شوند. برای حامیان مالی، هر رویداد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ چراکه پای منافع اقتصادی در میان است و در غیر این صورت در آن مشارکت نمی‌کردند. علاوه بر این یک رویداد برای تماشاچیان و گردشگران شاید شور و هیجان یک عمر و برای شرکت‌کنندگان بزرگ‌ترین فرصت تلقی شود.

برگزاری مطلوب رویدادها می‌تواند هیجان‌انگیز باشد؛ برعکس، برگزاری ضعیف آنها برای تمام افراد مرتبط تجربه‌ای ناخوشایند به همراه خواهد داشت. هر اجرا باید متضمن ارائه مناسب در هر زمان باشد. شاید قبول مسوولیت برای یک سمینار بین‌المللی آسان به نظر آید، اما جلسه روز بعد دارای اهمیت است و اگر همه چیز به‌خوبی پیش نرود موقعیت سازمان‌دهنده نیز با خطر مواجه خواهد شد.

برگزاری یک رویداد با مشکلاتی نیز همراه است و باید به همه مسائل توجه شود. رویدادها، مهم و همه مشتریان مستحق شایسته‌ترین برخورد ممکن هستند. هر رویدادی منحصر به فرد است و یکی از اساسی‌ترین ملاحظات، شناسایی تفاوت‌ها و نحوه اجرای موفقیت‌آمیز آنها است.

یک سازمان‌دهنده باید به‌طور دقیق ماهیت وظایف را تشخیص دهد تا اجراکنندگان بتوانند به درستی جزئیات فعالیت‌های موردنظر را تحلیل کنند. در همه رویدادها و برای مثال جشن‌های روستایی شباهت‌هایی وجود دارد اما با توجه به عواملی خاص با یکدیگر متفاوتند؛ مانند موقعیت جغرافیایی، تعداد و سن حاضران، تعداد سازمان‌ها و نهادهای داوطلب، تعداد انجمن‌ها، توانایی سازمان‌دهندگان، ویژگی‌های محل برگزاری، تجهیزات و امکانات موجود و... . چنین جشنی شاید یک رویداد نسبتا ساده تلقی شود، اما هرقدر یک رویداد بزرگ‌تر باشد به همان نسبت ویژگی‌ها و خصیصه‌های بیشتری را در خود جای می‌دهد و سازماندهی پیچیده‌تری نیز می‌طلبد. هنگامی که یک رویداد را سازماندهی می‌کنید شناسایی شرایط منحصر به‌فرد آن از اهمیت حیاتی برخوردار خواهد بود.

پیچیدگی یک رویداد

اهمیت یک رویداد را نباید تنها به واسطه سطح (محلی یا بین‌المللی)، استاندارد (ابتدایی یا پیشرفته) یا تعداد شرکت‌کننده مورد قضاوت قرار داد؛ چرا که این عوامل یک رویداد را از جنبه‌های گوناگون تحت‌الشعاع قرار می‌دهند. وجود منابع مالی برای تمام رویدادها الزامی است، ولی با توجه به ماهیت رویدادها به‌طور چشمگیری متفاوت خواهند بود. توجه و نوع پوشش رسانه‌ها و نحوه حمایت‌های مالی براساس نوع رویداد نیز از تفاوت‌های ویژه‌ای برخوردارند. تنها درک میزان پیچیدگی یک رویداد کافی نیست، بلکه تاثیر اجتناب‌ناپذیر آن روی زمان، کارکنان و نوع مسوولیت‌ها را نیز باید در نظر گرفت. هنگامی که برای رویدادی طرح پیشنهادی می‌دهید از میزان بودجه و سایر منابع اطمینان بیشتری حاصل کنید. از سوی دیگر، رویدادها به‌طور حتم از ویژگی‌های منحصر به فردی برخوردارند اما شباهت‌هایی نیز دارند. اصول اولیه و ویژگی‌های کلی می‌تواند برای تمام رویدادها به کار رود.

برخی سازمان‌دهندگان ابداع دوباره روند امور را در دستور کار قرار می‌دهند، اما از سایر افرادی که در حال انجام همین شیوه هستند، دانش سازمانی را فرا نمی‌گیرند. این موضوع شاید از خودبینی‌های شخصی و حرفه‌ای و شاید هم وجود این احساس که حوزه‌های خاصی از صنعت گردشگری و اوقات فراغت را کاملا متفاوت می‌پندارند، ناشی می‌شود. اما حقیقت این است که شباهت‌های عمومی بیشتر از تفاوت‌های فردی است. سازمان‌دهندگان رویدادهای هنری نیز می‌توانند از سازمان‌دهندگان ورزشی بهره گیرند و بالعکس. نیازمندی‌های فنی و تخصصی آنها ممکن است متفاوت باشد اما در نیازهای کلی و جامع مشترک‌اند. گذشته از سایر اشتراکات میان آنها، هر دو نیازمند بودجه، تسهیلات، حمل‌ونقل، بازاریابی و کارمندیابی هستند. آنها با مشکلات و راه‌حل‌های مشترکی نیز مواجه خواهند بود. جزئیات رویدادها حائز اهمیت‌ هستند و باید مورد بررسی قرار گیرند، اما وجوه مشترک میان رویدادها متداول‌ترند و از آنها نیز نباید غافل ماند.

اهداف کلان یک رویداد

یک رویداد به‌عنوان بخش درونی یک استراتژی جامع باید نقش اصلی را در مسیر دستیابی به اهداف سازمانی ایفا کند مانند: افزایش سطح آگاهی عمومی. خط‌مشی‌ها باید به صراحت اهداف کلان رویدادها را مشخص کنند تا سازمان آنها را در دست اقدام قرار دهد؛ اهدافی مانند فراهم کردن انواع تفریحات و سرگرمی برای افراد محلی و درآمدزایی برای سازمان. به واسطه وجود چنین اهدافی است که می‌توان نشانه‌هایی از یک رویکرد و نگرش توانمند را مشاهده کرد.

تعیین یک یا چند هدف کلان در شروع پروژه برای هر رویداد بسیار ضروری است؛ اهدافی نظیر جذب بازدیدکنندگان و گردشگران بیشتر به شهر یا محل برگزاری رویداد؛ ایجاد انگیزه و تشویق مشارکت‌کنندگان محلی؛ ترویج هنرهای دیداری محلی و افزایش درآمدزایی. اهداف دیگری نیز می‌توان براساس نوع رویداد تعیین کرد، اما مشخص کردن آنها به‌طور شفاف طی تحقیقات برای حامیان مالی، سرمایه‌گذاران و کارکنان از اهمیت فراوانی برخوردار خواهد بود.