کنترل محیط در مذاکرات و معاملات
سارا محمودی موضوع معامله شما هرچه باشد، در جلسه اول با یکسری مسائل معمولی مواجه می‌شوید، حتی اگر برای موضوع مورد مذاکره آماده هم باشید، نیاز هست تصمیم بگیرید که جلسه در چه زمانی برقرار شود؟ کجا باشد؟ چه بپوشید و چه ظاهری داشته باشید؟ هرقدر هم که آماده باشید، ممکن است تحت تاثیر فضا و جذبه جلسات رسمی قرار بگیرید، بنابراین باید راه‌های کنترل محیط را بیاموزید تا بتوانید با اعتماد به نفس مذاکرات تجاری را پیش ببرید. یکی از مسائل مهمی که در مساله کنترل محیط مطرح است، بحث انتخاب محل مذاکرات است. معمولا افراد برای انتخاب بهترین مکان برای مذاکره وقت کمی صرف می‌کنند و به قوانین خشکی تکیه می‌کنند که تنوع انتخاب را از آنها سلب می‌کند یا انتخاب‌های کلیشه‌ای صورت می‌دهند که مزایای خاصی به دنبال ندارد. از طرفی تنگناهایی نیز وجود دارد، مثلا ممکن است هردوطرف اصرار داشته باشند که به دلیل احساس راحتی و دیگر مزایا، جلسه در دفتر کاری خودشان برگزار شود، چیزی که ممکن است در شروع کار غیرممکن باشد. فراموش نکنید که در یک مذاکره تجاری برد شما در گرو بی شمار عامل است، هرکدام از این عوامل ممکن است به تنهایی فاقد اهمیت اساسی به نظر برسند، اما همین عوامل جزئی هستند که در نهایت برد یا باخت شما را رقم می‌زنند، سعی کنید در این بازی امتیازهای کوچک را به نفع خود تغییر دهید. اگر در تجربیات قبلی خود در خصوص مکان مذاکره به درخواست‌های طرف خود تن داده و مغلوب شده‌اید و دچار این احساس شده‌اید که هیچ گونه کنترلی بر جزئیات محیط مذاکره ندارید و نهایتا معامله بدی نیز صورت داده‌اید، بهتر است بیشتر به مکان اهمیت بدهید. تغییر دادن بعضی مکان‌ها برای فرد مقدور نیست، مثلا اگر بخواهید با رئیس در خصوص ارتقای شغلی یا افزایش دستمزد بحث کنید، راهی ندارید جز اینکه در مکانی از پیش تعیین شده، یعنی دفتر وی، حضور پیدا کنید، اما نکته جالب اینجا است که در علم مذاکره راه‌هایی وجود دارد که شما به‌وسیله آن می‌توانید حتی دفتر رئیس خود را به محیطی دلپذیر بدل کنید. مذاکره در زمین خودی حضور در دفتر خودتان اغلب بسیار مفید است، چون زمین خودتان است، تمامی اطلاعات در دسترس شما است، مکان و جزئیات آن را می‌شناسید و احساس راحتی می‌کنید و در صورتی که نیاز به تخصص داشته باشید، همکارانتان حضور دارند، هرچه باشد آنجا پایگاه عملیاتی شما است، میزان راحتی و اعتماد به نفس شما در محیط حداکثری است. زمین خودی به قدری برای برخی شرکت‌ها مهم است که سبب شده در محل کارخانه‌هایشان، مهمان‌سرا بسازند. در این شرایط طرف تجاری می‌تواند کارخانه را ببیند، در مورد معامله مذاکره کند و هرگز نگران جا، غذا و موارد مشابه نباشد. این محیط می‌تواند یک محیط مذاکره ایده‌آل باشد که بازدیدکننده را از قید و بند هماهنگی‌های سفر و همین طور مزاحمت‌های دفتر کار آزاد می‌کند. اما فراموش نکنید که قانون مذاکره در زمین خودی تخطی‌ناپذیر نیست، شما می‌توانید از این قانون تخطی کنید، کافی است در فنون و علم مذاکره به تسلط بالا برسید، در سطوح بالای تسلط، دیگر نیازی نیست خیلی نگران مکان مذاکره باشید. هرچه بیشتر بر مهارت‌های مذاکرات تجاری مسلط شوید، این مساله که در دفتر خودتان یا طرف تجاری‌تان معامله کنید، اهمیتش را بیشتر از دست می‌دهد. در شرایط تسلط بالا این امتیازها واقعا کوچک محسوب می‌شوند، البته فقط در چنین شرایطی نیست که انتخاب زمین خودی بی‌اهمیت است، حتی گاهی برگزاری جلسات در دفتر طرف مقابل برای شما بهتر است، اگر طرف مقابل شما صادق نیست و مثلا همیشه ادعا می‌کند برخی مدارک مهم و کلیدی را در دفتر خود جا گذاشته است، برگزاری جلسه در محل دفتر کار وی مانع از آن می‌شود که بتواند عذر و بهانه‌هایی این‌چنینی بیاورد. شما می‌توانید مذاکرات را به سمت سطوح بالاتری از شفافیت و صداقت هدایت کنید، البته موارد دیگری نیز هست که عدم انتخاب زمین خودی در آنها جواب می‌دهد و طرف مقابل نیز مقصر نیست، بعضی مواقع مدارکی حجیم و صعب‌الحمل در محل خاصی وجود دارد، که امکان جابه‌جایی آنها نیست و از طرفی این مدارک برای مذاکره حیاتی هستند، در چنین شرایطی به نفع طرفین است که توافق کنند مذاکره را در همان جایی که مدارک در آن قرار دارد، اجرا کنند. مهم‌ترین نکته به لحاظ معماری و فضا یا به لحاظ شرایط فیزیکی یک مکان این است که بتوانید به خوبی حرف‌های دیگران را بشنوید. نکته‌ای بسیار ساده که گاهی از آن غفلت می‌شود، در واقع راحت شنیدن بسیار مهم‌تر از آن است که در ابتدا تصور می‌کنید. روی این مساله حساس و سخت‌گیر باشید، هم به خاطر خود هم به خاطر طرف مقابل. اگر نتوانید به خوبی بر روی آنچه طرف مقابل می‌گوید تمرکز کنید، نمی‌توانید مذاکره کنید. از جهت فیزیولوژیک نیز چنین کاری غیر ممکن است. نشنیدن سبب استرس و عدم تسلط می‌شود. ممکن است حتی خطای مضحکی کنید که سرنوشت گفت‌و‌گو را تغییر دهد. اگر درگیر مذاکراتی بسیار سطح بالا، همچون قرارداد با یک طرف تجاری خارجی هستید، انتخاب مکان مذاکره اهمیتی دو چندان می‌یابد. انتخاب محل می‌تواند معانی سیاسی یا فرهنگی داشته باشد، ممکن است با انتخاب یک محل خاص معنای سیاسی ظاهری را به اذهان طرف خارجی متبادر کنید که قصدش را نداشته‌اید، یا اصولا به فضای مذاکره شما ربطی نداشته است، در چنین شرایطی شما باید مظهر قدرت در خاک خود باشید و همزمان نقش نوعی سفیر فرهنگی را ایفا کنید، بنابراین باید هرچه بیشتر دقت کنید و پیچیدگی‌های مساله را در نظر داشته باشید.