احمد اختیارزاده* شاید اگر امروز بخواهیم باب سخن را در زمینه اهمیت اطلاعات و آمار در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی باز کنیم، سخن به گزافه گفته باشیم و به تکرار مکررات متهم شویم. پس در این گفتار چندان قصد پرداختن به اهمیت اطلاعات ندارم و آن را بدیهی فرض خواهم کرد، اما بد نیست در این مجال کوتاه با گذری بر ساختار نظام‌های اطلاعاتی در سطح کشور نیم نگاهی به این موضوع داشته باشیم که این مطلب مهم تا چه اندازه و تا چه حد مورد توجه و تمرکز مدیران قرار گرفته است. تجربه سالیان متمادی کار کردن در حوزه‌های دولتی و خصوصی نشان داده است که هر چند در سال‌های اخیر ساماندهی زیرساخت‌های فناوری اطلاعات در سطح بنگاه‌های خصوصی و سازمان‌های دولتی مورد توجه قرار گرفته است، اما به راحتی می‌توان مشاهده کرد که در بیشتر موارد این زیرساخت‌ها به صورت جزیره‌ای و در مرزهای هر سازمان پیاده‌سازی شده و امکان برقراری ارتباطات بین سیستم‌ها و سازمان‌ها وجود نداشته است. در ارتباط با معضل فوق باید به این نکته ظریف اشاره کرد که مدیریت کلان در سطح ملی تنها در صورت وجود امکان تجمیع اطلاعات نهادها و سازمان‌های مختلف می‌تواند بالاترین اثربخشی را برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی در سطح کلان به دنبال داشته باشد. این نکته ظریف در سال‌های اخیر و گاهی اوقات در لوای بروز برخی اتفاقات مورد توجه ارکان مختلف دولتی قرار گرفته است که البته در بیشتر مواقع رفع نواقص اطلاعاتی بین سازمانی بر دوش مردم گذاشته شده است. برای مثال وقتی کارت بانکی شما به علت عدم‌ثبت کدملی مسدود می‌شود، اولین سوالی که به ذهن شما خطور می‌کند این است که مگر بانک با استفاده از سریال و شماره شناسنامه نمی‌تواند این اطلاعات را از سازمان ثبت احوال بگیرد و ما را دو ساعت در بانک معطل نکند. این نمونه یکی از ساده‌ترین مثال‌ها از جزیره‌ای بودن سیستم‌های اطلاعاتی در سطح ملی است و شاید بارزترین نمود این نقص را بتوان در سال‌های گذشته و در جریان تکمیل فرم‌های اطلاعات اقتصادی خانوارها مشاهده کرد. مگر در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، اسناد با کد ملی افراد ثبت نمی‌شوند؟ مگر در ثبت شرکت‌ها همین اتفاق نمی‌افتد. مگر در فرم‌های پرسنلی کد ملی ما ثبت نیست تا بتوان از درآمدهای سرپرست خانوار آگاهی یافت و صدها سوال دیگر که از سوی مردم مطرح می‌شود که چرا این سیستم‌ها به یکدیگر وصل نیستند. برای درک مزیت‌ها و منافع مترتب بر این موضوع در سطح تصمیم‌گیری‌های کلان دولتی می‌توان به یک مثال ساده اکتفا کرد. ایران‌کد در سال‌های اخیر با هدف ایجاد زیرساختی برای شناسنامه‌دار کردن کالاها در سطح اقتصاد ملی شروع به فعالیت کرده است و پس از گذشت ۶ سال از شروع فعالیت خود موفق شده تا بیش از ۶۰هزار صاحب کالا اعم از وارد‌کننده، تولیدکننده یا توزیع‌کننده صاحب برند را به همراه اطلاعات بیش از یک میلیون و ۵۰۰هزار قلم کالا را در بانک‌های اطلاعاتی خود ذخیره کند. از اواسط سال گذشته ایران‌کد تلاشی را آغاز کرد تا این بستر اطلاعاتی را در اختیار سایر سازمان‌ها و نهادهای فعال در حوزه بازرگانی قرار دهد. این تلاش در نهایت در قالب سیستمی تحت عنوان سیستم تعاملی با محوریت ایران‌کد و مشارکت دفتر مقررات صادرات و واردات (واحد ثبت سفارش) و سازمان ملی استاندارد به ثمر نشست. بر اساس رویه‌ای که در زمان شروع به کار سیستم تعاملی وضع شد، طبق یک جدول زمان‌بندی به تدریج تمامی کالاهای وارداتی مشمول دریافت ایران‌کد، سپس ورود اطلاعات ایران‌کد به سیستم تعاملی و ارجاع اطلاعات شناسنامه کالا به سازمان ملی استاندارد جهت اخذ تاییدیه‌های کیفی لازم و در نهایت پس از تایید مدارک کیفیت کالا ارسال به سامانه ثبت سفارش شدند. این روال جدید اداری موجب از بین رفتن بسیاری از نقایص موجود در سیستم واردات کالا شده است. هر چند که در برخی موارد واردکنندگان چنین ادعا کرده‌اند که این روال جدید باعث افزایش مراحل واردات و تشدید بوروکراسی و در نهایت افزایش مدت زمان واردات شده است؛ اما در عین حال این سیستم مزایایی را نیز در سطح کلان مدیریت ملی واردات به همراه داشته است. برای مثال در گذشته این امکان همواره وجود داشته است که کالایی خریداری و به گمرکات کشور واصل شده باشد، اما بعد از ورود به گمرک و ارائه نمونه، کیفیت محصول تأیید نشده باشد؛ بنابراین کالا در گمرک متوقف می‌ماند و در بسیاری از موارد هزینه‌های سنگین نقل و انتقال کالا، ضایع شدن اجناس به دلیل عدم‌وجود امکان برگشت کالا و... را به همراه داشته است که با وضع روال جدید با توجه به تعیین تکلیف وضعیت کیفیت کالا، در ابتدای شروع فرآیند واردات از خرید جنس بی‌کیفیت جلوگیری به عمل خواهد آمد. با این حساب از بروز بسیاری از مشکلات آتی در همان ابتدا جلوگیری خواهد شد. به هر شکل جدای از مزایای مورد اشاره در سطوح خرد و عملیاتی، در سطح کلان مدیریت ملی نیز می‌توان مزایای بسیاری را برای این سیستم برشمرد. این مزایا همگی مترتب بر رفع اشکالات قبلی خواهند بود؛ یعنی یکپارچه‌سازی اطلاعات بین سه سازمان مستقل و استخراج گزارش‌های تجمیعی از دل سیستم تعاملی. جالب اینجا است که شما تصور کنید سازمان‌ها و نهادهای تأثیرگذاری همچون وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی، وزارت جهاد کشاورزی و سایر نهادهای ذی‌نفع در امور واردات نیز به این سیستم ملحق شوند. قطعا حضور این نهادها می‌تواند به غنی‌تر شدن اطلاعات تولید شده در لوای این سیستم کمک بسزایی کند. به هر شکل برای درک بهتر موضوع به یک مثال ساده از گزارش‌های مدیریتی قابل‌استخراج از این سیستم اشاره خواهد شد. در ماه‌های اخیر با توجه به فشار بازرگانان و طرح ادعاهایی مبنی بر وجود شرایط ویژه در زمان تحریم و مشکلات پیش روی فرآیند واردات، با تکیه به این موضوع که روال جدید فرآیند اخذ اطلاعات واردات را طولانی‌تر خواهد کرد، وزارت صنعت، معدن و تجارت را مجاب کردند تا در بخشنامه‌ای ۱۶۳۰ ردیف تعرفه را که بیشتر در گروه مواد اولیه صنایع و غیره هستند از این فرآیند مستثنی کند. به نحوی که دیگر دریافت ایران‌کد و تأییدیه‌های سازمان ملی استاندارد برای آنها اجباری نخواهد بود؛ بنابراین طی این بخشنامه مدیران متولی امور واردات و تنظیم بازار به صورت خواسته یا ناخواسته خود را از دریافت اطلاعاتی مهم در خصوص وضعیت موجود واردات کالاهای مختلف محروم ساختند. تحریمی خودخواسته یا ناخواسته که در نهایت منجر به بروز مشکلات بعدی از قبیل واردات کالاهای بی‌کیفیت، همچنین ورود کالاهایی که دارای تولید داخل هستند، می شود. *کارشناس مدیریت صنعتی