چطور روی ۲۰ درصد امور حیاتی خود تمرکز کنید

دکتر شهداد شعبانی

اگر به شما بگویم که این امکان را دارید تا از طریق متمرکز نمودن وقت و انرژی‌تان بر انجام برخی از کارهایی که هم‌اکنون نیز در حال انجامشان هستید، زندگی خود را به طرز شگفت‌انگیزی متحول کنید، نتایج بهتری بگیرید، پول بیشتری به‌دست آورید و از موفقیت‌های بیشتری لذت ببرید، چه خواهیدگفت؟ این موضوع حقیقت دارد و بر پایه قانون شناخته شده‌ای بنا شده است که بیش از یک قرن قدمت دارد. با این وجود، یک مانع ساده و پنهان وجود دارد که افراد را از به‌کار بردن آن باز می‌دارد. قانون مذکور مثل یک غار بزرگ پر از گنج می‌ماند که ورودی آن نیز به راحتی قابل رویت است، حتی می‌توان به وضوح طلا و جواهراتی را که می‌درخشند و انسان را به سوی خود می‌کشند، مشاهده کرد؛ اما فقط یک نفر از بین هزار نفر وجود دارد که وارد می‌شود و از خود پذیرایی می‌کند.

متفکر مدیریت تجاری جوزف . م. یورن برای نخستین بار این قانون را بیان کرد و آن را به افتخار اقتصاددان ایتالیایی ویلدردو پارتو که در یافته بود ۸۰ درصد درآمدها در ایتالیا به جیب ۲۰ درصد جمعیت می‌رود « پارتو » نام‌گذاری کرد. پس از انجام برخی بررسی‌ها روی سایر کشورها، او متوجه شد که نحوه توزیع مشابهی در این کشورها نیز حاکم است (در بعضی کشورها، درآمد حتی در بین درصد کمتری از افراد توزیع می‌شود). نهایتا مشاهدات وی تبدیل به یک قانون عمومی‌در تجارت شد که قانون پارتو نام گرفت. به‌طور مثال« ۸۰ درصد فروش شما مربوط می‌شود به ۲۰ درصد از مشتریان شما».

قانون پارتو

ممکن است شما قبلا با قانون ۲۰/۸۰ که به نام قانون پارتو نیز خوانده می‌شود، مواجه شده باشید. این قانون می‌گوید که ۸۰ درصد از دستاورهای شما ناشی از ۲۰ درصد تلاش شما است. برای مثال یک کارمند معمولی را در نظر بگیرید، اگر هر روز کاری ۸ ساعت باشد، کارمند مذکور عملا تنها یک ساعت و نیم کاری انجام می‌دهد که واقعا تولید ارزش می‌کند. این همان ۲۰ درصد است و احتمالا شامل تصمیم‌گیری درباره یک محصول یا خدمت جدید، ایجاد اولویت‌ها و اهداف جدید، هدایت سایرین به وظایفشان و غیره می‌شود. ۸۰ درصد بقیه زمان احتمالا صرف بعضی فعالیت‌های کم‌ارزش مانند رسیدگی به مکاتبات الکترونیک، شرکت کردن در جلساتی که مستقیما مربوط به او نیستند؛ ولی حضور در آنها جزء سیاست‌های شرکت است، انجام امور کم اهمیت اما فوری، رد کردن فروشندگانی که محصولات یا خدماتی که ارائه می‌دهند برای شرکت او مناسب نیست و همچنین مکالمات تلفنی که بیشتر غیرکاری هستند.

آیا همکارانی دارید که ۸۰ درصد وقت شما را می‌گیرند، اما کمتر از ۲۰ درصد به دستاوردهای شما می‌افزایند؟ وقتش رسیده که دسترسی آنها را به خودتان جیره‌بندی کرده و زمان بیشتری را به آنهایی اختصاص دهید که ارزش بیشتری به شما انتقال می‌دهند.

این قانون در مورد محصولات هم صدق می‌کند. خیلی از شرکت‌ها محصولات زیادی ارائه می‌دهند؛ اما اگر تحلیل نمایند، متوجه خواهند شد که بخش اعظم سودشان حاصل فروش تعداد محدودی از تولیداتشان است که دارای بیشترین فروش یا بیشترین ارزش افزوده هستند. همین‌طور، شرکت‌های خدماتی ممکن است مشتریان متعددی داشته باشند؛ اما در حقیقت سودشان از تعداد نسبتا اندکی از مشتریانشان به دست می‌آید. از سوی دیگر، معمولا ۲۰ درصد مشتریان یا موکلین آنها بانی ۸۰ درصد سوالات زمان‌بر، شکایت‌های پیش پا افتاده و تغییرات لحظه آخر هستند و جالب اینکه آن ۲۰درصدی که بیشترین سود را ایجاد می‌کنند آن ۲۰ درصدی نیستند که بیشترین مشکلات را موجب می‌شوند. تجارت‌هایی که مشتریان دردسرساز خود را «اخراج» می‌کنند، ‌متوجه می‌شوند که پول بیشتری به سمت آنها روانه می‌شود و مسلما استرس و تشنج‌کمتری نیز به سراغشان می‌آید.

این قانون حتی در برخی از جنبه‌های زندگی شخصی شما هم صادق است. احتمالا شما ۲۰ درصد لباس‌های خود را ۸۰ درصد اوقات می‌پوشید و ۲۰ درصد فرش‌هایتان در۸۰ درصد زمان‌ها پا می‌خورند. ۸۰ درصد بحث و جدل‌های شما با همسر یا شریک زندگیتان احتمالا درباره ۲۰ درصد کل مسائلی است که بر سر آنها توافق ندارید (برای اکثریت زوج‌ها این موضوعات عبارتند از پول و تربیت فرزندان)

حذف ۲۰ درصد منفی

تا اینجا ما کارهایی را بررسی کردیم که منجر به نتایج مثبت می‌شدند؛ ولی قانون ۲۰/۸۰ برای نتایج منفی هم صادق است. به‌طور مثال حدود ۲۰ درصد مجرمین ۸۰ درصد جرائم را مرتکب می‌شوند.

مثالی متعارف از نتایج منفی: یک برخورد با نماینده بی‌نزاکت‌ یا بی‌اطلاع خدمات مشتریان که ممکن است بخش کوچکی از ارتباط ما با یک شرکت و محصولاتش باشد، می‌تواند دیدگاه ما را نسبت به آن شرکت تحت‌شعاع قرار دهد. در زندگی شخصی، گاهی کارهایی که در ۲۰ درصد اوقات یا کمتر انجام می‌دهیم، ۸۰ درصد ناخشنودی‌های ما را به‌وجود می‌آورد. مثلا یک شخص ممکن است زمان اندکی را برای دعوا و مجادله با همسرش صرف کند و همین زمان کوتاه می‌تواند دلیل بخش بزرگی از ناخشنودی‌های او در سایر زمان‌ها باشد.

طبیعتا، در مورد عملکردهای منفی، ما به دنبال این هستیم که آنها را کاهش دهیم نه افزایش، اما در اغلب مواقع بهترین استراتژی آن است که زمان خود را صرف چیزهایی کنیم که به ما نتایج مثبت عرضه می‌کنند و ما را خود به‌خود از نتایج منفی منحرف می‌سازند. معمولا افرادی که زندگی پرثمر و لذت‌بخشی دارند، بر فعالیت‌های منفی متمرکز نمی‌شوند.

چرا تمرکز روی مثبت‌ها اهمیت دارد

کاترین دی. کرامر، روان‌شناس و نویسنده کتاب «نگاه خود را به همه چیز عوض کنید» می‌گوید که ۸۰ درصد اوقات ما گرایش داریم مترصد اموری باشیم که خوب کار نمی‌کنند؛ اما تحقیقات نشان می‌دهد که تمرکز روی اموری که به خوبی انجام می‌دهیم کلید سرعت بخشیدن به پیشرفت است. چرا ما روی منفی‌ها تمرکز می‌کنیم؟ زیرا به ما این‌طور آموزش داده‌اند. او می‌گوید تا سن ۳ تا ۴ سالگی هر کاری می‌کنیم مورد تشویق بزرگسالان قرار می‌گیرد؛ اما وقتی به مدرسه می‌رویم، تمرکز به سمت‌ کارهایی می‌رود که ما اشتباه انجام می‌دهیم و این روش در تمام طول تحصیل ما را همراهی می‌کند.

اینکه به چه چیزی فکر کنید، انتخاب خودتان است، پس چه بهتر که ۸۰ درصد افکار خود را بر روی نقاط قوت خود یعنی آنچه که در زندگی شما خوب کار می‌کند و آنچه که در آن پتانسیل خوبی دارید، متمرکز نمایید.

چنانچه شما عادت کرده‌اید که روی منفی‌ها تاکید کنید، مدتی زمان می‌برد تا این عادت را تغییر دهید؛ اما راه‌هایی وجود دارد که می‌توانند به شما کمک کنند، سریع‌تر به سمت جهت مثبت‌ حرکت نمایید:

•هر روز صبح که از خواب بلند می‌شوید، ۱ تا ۲ دقیقه وقت صرف کنید تا چیزهایی را در زندگی به خود یادآوری کنید که به‌خاطر آنها خشنود هستید. همچنین به آنچه بیاندیشید که دوست دارید آن روز برای شما

اتفاق بیفتد.

•در طول روز، وقتی چیزی خوب پیش می‌رود، لحظه‌ای تامل کنید تا آن را در ذهنتان ثبت کنید. اینها حتما لازم نیست موفقیت‌های بزرگی باشند. مثلا، ممکن است یک تماس تلفنی باشد که توانستید با مهارت از عهده‌اش برآیید یا سوال همکارتان که توانستید به آن پاسخ دهید. این چیزها ممکن است به نظر پیش پا افتاده بیایند؛ اما در نظر بگیرید چطور مسائل پیش پا افتاده منفی در طول روز ذهن شما را درگیر می‌کنند. با توجه کردن به نکات خوب، شما در تفکر خود به یک تعادل دست می‌یابید.

•همچنین به کارهای مثبت و مفیدی که اشخاص دیگر انجام می‌دهند، توجه کنید و زمانی را صرف قدردانی از آنها بنمایید. مدیران ضعیف تمایل دارند تنها مواقعی را ببینند که یک زیردست کاری را اشتباه انجام می‌دهد؛ اما مدیران قوی، می‌دانند که بهترین راه برای آموزش دادن به افراد، تقویت رفتارهای مثبت است.

•شب‌ها، به طور مختصر اتفاقات آن روز را مرور نمایید و ببینید چه درسی از آنها گرفته‌اید. اگر مشکلی پیش آمده بود، دفعه بعد چطور با چنین مشکلی برخورد می‌کنید؟ یک مثال مبانی توسعه فردی است که می‌گوید: «اشتباه وجود ندارد، اینها تنها تجربه‌های آموزنده هستند.»

در حقیقت، تغییر نگرش، می‌تواند مهم‌ترین جنبه به اجرای قانون۲۰/۸۰ باشد؛ چرا که تغییر دادن رفتارهای منفی بدون اینکه ابتدا در نگرش خود تغییر ایجاد کنیم، دشوار است. حال بیایید ببینیم برای تقویت توربینی زندگی‌ خود با استفاده از قانون ۲۰/۸۰ چه می‌توان کرد.

۲۰ درصد ارزشمند کاری شما چیست؟

لحظه‌ای فکر کنید تا دریابید قانون ۲۰/۸۰ چطور در زندگی کاری شما اجرا می‌شود. بررسی کنید و ببینید ثمربخش‌ترین فعالیتی که در طول یک هفته کاری انجام می‌دهید، چیست؟

حالا تخمین بزنید که حقیقتا چقدر زمان صرف انجام آن فعالیت می‌کنید. من این سوال را برای مدیران، هنرمندان، مجریان، معلمان و پزشکان مطرح کردم و اغلب آنها پاسخ دادند که تنها ۱۰ تا ۲۰ درصد زمان خود را به انجام سودمندترین و موثرترین کارشان می‌پردازند. طبیعتا این بدان مفهوم است که بیشترین اوقات آنها صرف اموری می‌شود که ارزش کمتری تولید می‌کنند.

بنابراین، به‌خوبی می‌توان دریافت که چرا اکثر مردم هیچ‌گاه به بالاتر از حد متوسط نمی‌رسند، زیرا اغلب آنان در حال هدر دادن وقت ارزشمندشان هستند. مفاهیم قانون ۲۰/۸۰ ساده هستند. اگر شما بتوانید زمان بیشتری را صرف آن۲۰ درصد فعالیت‌های کلیدی بکنید، بازده بسیار بیشتری خواهید داشت (و در نتیجه به پول و نتایج بیشتری دست پیدا می‌کنید).

می‌توانید قانون ۲۰/۸۰ را در محیط کاری خود به کار بندید. آیا وسایلی را که ۸۰ درصد مواقع لازم دارید (ماشین دوخت، چسب، پوشه‌های پروژه‌های در دست اقدام، و غیره) در دسترستان هستند یا اینکه میز شما انباری است از وسایلی که کمتر از ۲۰ درصد اوقات استفاده می‌کنید؟ پس وسایلتان را براساس نیازتان مرتب کنید.

فرآیند اجرای قانون ۲۰/۸۰ نیز به همین سادگی است: آن ۲۰ درصد فعالیت با ارزش خود را شناسایی کرده و بیشتر انجام دهید. بنابراین، تکرار می‌کنم : «آن ۲۰ درصد فعالیت‌های با ارزش خود را شناسایی کرده و آنها را بیشتر انجام دهید.»