تفویض اختیار در سازمان

پژمان مجدپزشکی

تفویض اختیار واژه‌ای است که همه در مورد آن شنیده‌اند، اما تعداد کمی مفهوم آن را به‌طور کامل درک کرده‌اند. تفویض اختیار اساسا یک سبک مدیریتی است که کارکنان شما را قادر می‌سازد تا در ارتقای مهارت و افزایش دانش خود بکوشند. یک تعریف ساده از تفویض اختیار عبارت است از واگذار کردن اختیارات خود به دیگران به صورتی که آنها بتوانند به طور مستقل عمل نمایند و مسوولیت برخی از کارهای معین شما را بپذیرند. بدیهی است که اگر کار به‌درستی صورت نگیرد شما به‌عنوان مدیر، مسوول خواهید بود. بهترین راه‌حل این است که امور را به‌گونه‌ای واگذار کنید که کارها انجام شوند ولی اشتباهی صورت نگیرد. در تفویض اختیار کارهایی که نیاز به اطلاعات و تصمیم‌گیری دارند، مدنظر می‌باشد و کارهای ساده و در حد اپراتوری موردنظر نیستند. با تفویض اختیار کارکنان شما قادر خواهند بود تا در موقعیت‌های مختلف بدون اینکه به شما مراجعه کنند عمل کرده و تصمیم‌گیری کنند.

یکی از راه‌های تشویق و تقویت منابع انسانی نشان دادن اعتماد از طریق دادن اختیار به آنها است. تفویض موثر مزایایی را ایجاد می‌کند که هم کارمند و هم مدیر از آن بهره‌مند می‌شوند. تفویض مدیران را قادر می‌سازد تا بر وظایف مدیریتی خود تمرکز نمایند. اگر کارکنان بدانند که باید پاسخگوی تصمیمات خود باشند قطعا نحوه انجام کار بهبود یافته و یک عامل‌انگیزاننده برای آنان خواهد بود. از سوی دیگر اختیار تصمیم‌گیری می‌تواند به عاملی برای تقویت اعتماد به نفس نیز تبدیل شود. ضمنا تجزیه و تحلیل اطلاعاتی که مبنای تصمیم‌گیری قرار گرفته‌اند، می‌توانند کارکنان را برای مسوولیت‌های بزرگ‌تر آماده سازند. این روش یک کناره‌گیری ساده از مسوولیت‌ها نیست، بلکه باید به‌خوبی برنامه‌ریزی شود. وظیفه‌ای که قرار است تفویض شود باید به‌طور واضحی تعیین شده و حد و مرز آن مشخص گردد.

ابهام، تمام مزایای حاصل از تفویض اختیار را از بین می‌برد و کارکنان را در حالت گیج و گنگ قرار می‌دهد. تفویض اختیار به این معنی نیست که مدیران دیگر مسوولیتی در قبال انجام کار ندارند. نظر به اینکه مدیران نمی‌توانند همیشه در حال نظارت بر عملکرد زیردستان خود باشند، باید روشی به کار گیرند تا همواره امور در نظر باشند و تحت مراقبت ضمنی قرار گیرند.

همیشه این احتمال وجود دارد که کارکنان مرتکب خطایی در اختیارات تفویض شده شوند و تصمیمات نادرستی اتخاذ نمایند که برای سازمان هزینه اضافی ایجاد کند. این موضوع مدیران را نگران می‌کند چون آنها هنوز مسوول نهایی کلیه تصمیم‌گیری‌های زیردستان خود هستند. بسیاری از مدیران از انجام دادن کارهایی که خود در زمان مرئوس بودنشان در آن تبحر داشتند، لذت می‌برند. تحت این شرایط آنها نمی‌توانند تغییر نقش خود را به‌عنوان مدیر بپذیرند. آنچه مهم است این است که بدون تفویض اختیار فشار کار و مسوولیت به حدی بر مدیران زیاد خواهد شد که بر عملکرد آنها تاثیر خواهد گذاشت.

معمولا این سوال مطرح است که چه کاری را واگذار کنیم و چه کاری را خود انجام دهیم. به این مساله باید نگاه بلند مدت داشت، شما می‌خواهید تا آنجا که ممکن است کارها را تفویض نمایید تا ضمن آزاد کردن وقت خود برای انجام کارهای تخصصی‌تر، باعث ارتقای توانایی پرسنل خود شوید. نقطه آغازین می‌تواند در نظر گرفتن فعالیت‌هایی باشد که خود شما قبل از ارتقا یافتن به پست فعلی انجام می‌دادید، بنابراین یک شخص تازه‌کار هم‌اکنون می‌تواند آن را انجام دهد. وظایفی که شما تجربیات بیشتری در آنها دارید، بهترین مواردی هستند که شما می‌توانید برای دیگران توضیح داده و آنها را برای انجام دادن آن آموزش دهید. بنابراین شما تجربه خود را به‌کار می‌گیرید تا اطمینان حاصل کنند که کار به خوبی زمانی که خود آن را انجام می‌دادید، انجام خواهد شد. از سوی دیگر، بهتر است اموری که کارکنان شما تجربه بیشتری در آن دارند به آنها تفویض شوند، البته این به معنای ترک مسوولیت از جانب شما نیست، بلکه به این دلیل است که آنها در این مورد متخصص هستند. به‌عنوان یک مدیر خوب باید از آنها بخواهید که زمانی را جهت شرح دادن اقدامات و تصمیمات اتخاذ شده به شما صرف نمایند تا شما نیز در جریان قرار گرفته و شرایط آنها را درک کنید. تصمیم‌گیری یکی از وظایف مهم مدیریتی است که از موارد قابل تفویض مستثنی نمی‌باشد، اگرچه باید حد و حدود مجاز این تصمیمات به‌طور واضح تعریف شوند.

تفویض باید به‌طور تدریجی صورت گیرد. اگر شما کار بزرگ و ترساننده‌ای را به کسی واگذار نمایید که احساس کند از عهده آن بر نمی‌آید نه تنها آن کار انجام نخواهد شد، بلکه باعث از بین رفتن انگیزه و اعتماد به نفس او خواهد شد.بنابراین او را به تدریج آماده نمایید. ابتدا کاری کوچک سپس کار کوچک دیگر در ادامه کار قبلی و هنگامی که این کار انجام شد، وارد شدن به مراحل بعدی. هر کاری که تفویض می‌شود باید به میزانی پیچیدگی داشته باشد تا در شخص ایجاد کشش نماید.

انسان نیازمند احساس اطمینان است. او نیازمند آن است که باور کند واقعا قادر به انجام کاری که به او واگذار شده است می‌باشد. به این منظور او باید اطلاعات کافی داشته باشد یا بداند که آنها را از کجا به‌دست آورد. بنابراین شما باید دسترسی به اطلاعات لازم را مقدور سازید. این بدان معنی است که شما باید سیستمی جهت جریان روان اطلاعات ایجاد کنید که حداقل شامل تبادل اطلاعات منظم بین شما و کارکنانتان باشد تا هریک از کاری که دیگری انجام می‌دهد آگاه باشد. همچنین این سیستم باید شامل آگاه‌کننده در مورد اطلاعاتی باشد که شما به‌عنوان مدیر دریافت کرده‌اید، چون اگر شما به این اطلاعات برای انجام کار خود نیاز داشته باشید، کارمندان شما هم در صورتی که کارهای تفویض شده شما را انجام دهند به آن نیاز خواهند داشت.

زمانی که کاری را به کسی واگذار می‌کنید باید از اتخاذ تصمیم در مورد اموری که او قادر به انجام آنها است خودداری نمایید. ایده اصلی برای این کار این بوده است که کارمند شما نحوه کار را یاد بگیرد پس برای این کار باید به او جرات داد، البته او با مشورت در مورد تصمیمات خود با شما احساس خوبی خواهد داشت. اگر شخص مرتکب اشتباه شد به او بگویید و به‌دقت برای او شرح دهید که چرا کار او اشتباه بوده است. اگر کار و تصمیم او تقریبا درست بود به او تبریک بگویید و اصلاحات احتمالی را به او پیشنهاد نمایید، اما او را برای تصمیم‌گیری رها کنید.

یکی از نگرانی‌ها در مورد تفویض اختیار این است که مدیر به واسطه تفویض اختیار کنترل امور را از دست می‌دهد. اگر شما پرسنل خود را با مثال‌ها و موارد عملی گوناگون به‌گونه‌ای آموزش دهید که در شرایط یکسان همانند شما عمل نمایند، دراین صورت آنها کنترل امور را از جانب شما تمرین خواهند نمود. به‌علاوه شما که نمی‌توانید همزمان چند جا حضور داشته باشید، ولی آنها می‌توانند شاهد و ناظر موقعیت‌های مختلف و متفاوتی باشند که می‌تواند باعث تقویت کنترل امور شود. به زبان مهندسی اگر شما حقیقتا به کنترل امور توجه دارید، باید مکانیزم‌های کنترلی را طوری طراحی و اجرا کنید تا قادر باشند، به‌طور موازی و اتوماتیک امور را کنترل نمایند.

خطری که یک مدیر را تهدید می‌نماید این است که بیش از اندازه در کاری که قصد داشت مسوولیت آن را به دیگری تفویض نماید، درگیر شود. یک راهکار مناسب برای اجتناب از این موضوع ایجاد ارتباط از طریق برگزاری جلساتی است که در یک فضای رسمی صورت گیرد. شما حتی می‌توانید او را مجبور نمایید تا فهرستی از مطالب مهم تهیه نماید تا فقط در صورت لزوم وارد جزئیات شوید.

وقتی شما کاری را تفویض می‌نمایید آن کار باید به همان خوبی که شما آن را انجام می‌دهید انجام شود، ولی هیچ‌‌وقت خروجی کار را با انتظارات خودتان نسنجید. بهتر است در مورد شرایط و استانداردهای مورد استفاده در سنجش خروجی با کارکنان خود به توافق برسید. با نظارت مناسب می‌توانید جلوی اشتباهات را قبل از اینکه فاجعه‌ای به بار آورند، بگیرید. در صورت بروز خطا از او بخواهید که اشتباه ایجاد شده را حل و فصل نماید. برای این کار او نیازمند راهنمایی است؛ بنابراین باید به اندازه کافی احساس امنیت در نزدیک شدن به شما داشته باشد. در این‌گونه موارد شما باید بیشتر به‌دنبال یافتن راه‌حل باشید تا علت. بهترین حالت این است که او خود راه‌حلی ارائه نماید، زمانی که راه‌حل اصلاحی مشخص شد، می‌توانید به علت وقوع بپردازید. هدف شما باید این باشد که مطمئن شوید:

او مشکل و خطا را فهمیده است.

اطمینان و اعتماد به نفس کافی برای از سرگرفتن کار را دارد.

رویه‌ای را برای احتراز از بروز مجدد خطا پیش‌بینی کرده است.

پس از زمانی که شما همه چیز را تفویض کردید چه خواهید کرد ؟

شما هنوز باید وظایف تفویض شده را تحت نظر داشته باشید و به ارتقای کاری پرسنل خود کمک نمایید تا بتوانند اختیارات خود را به خوبی تمرین کنند. شما نباید به هیچ وجه وظایف مدیریتی خود را تفویض نمایید. این وظایف شامل سازماندهی، برنامه‌ریزی، تخصیص منابع، آموزش، ارزیابی عملکرد، انگیزش، ارتقا، تشویق و.... می‌باشد. شما باید به‌عنوان یک مدیر پیشرفت و اثربخشی گروه کاری خود را در سازمان به‌خوبی ارائه کرده و نشان دهید. اینها وظایفی هستند که شما می‌توانید برای پر کردن وقت خود آنها را بسط دهید. تفویض اختیار مکانیزمی است که این فرصت را در اختیار شما قرار می‌دهد.