با نشانه‌های «ریسک فرار» کارکنان آشنا شوید

نویسنده: Ari Kopoulos

مترجم: مریم مرادخانی

در رشته حقوق، عبارت «ریسک فرار» به معنای احتمال فرار یک متهم از کشور است، پیش از آنکه وثیقه‌ای برای او در نظر گرفته شود یا در دادگاه نهایی مجرم شناخته شود. در عرصه کسب‌وکار اما ریسک فرار معنای دیگری دارد. به همه سازمان‌ها توصیه می‌شود که برنامه‌ای پیشگیرانه برای حفظ کارکنان، پیش‌بینی ریسک فرار و کاهش نرخ جابه‌جایی کارکنان طراحی و اجرا کنند. با جمع‌آوری صحیح داده‌ها و اعمال سیاست‌های درست مدیریتی می‌توانید ریسک فرار کارکنان را کاهش داده و هزاران دلار در هزینه‌های مربوط به آموزش کارکنان جدید صرفه‌جویی کنید. به گزارش وب‌سایت TLNT.com، میانگین هزینه جایگزینی هر کارمند سطح پایین بین ۳۰ تا ۵۰ درصد حقوقش است. هزینه جایگزینی هر کارمند متوسط حدود ۱۵۰ درصد درآمد سالانه اوست. جایگزینی یک متخصص یا کارمند ارشد اجرایی می‌تواند حدود ۴۰۰ درصد حقوق سالانه‌اش هزینه داشته باشد. همه این آمارها نشان می‌دهد که ریسک فرار یکی از چالش‌های بزرگ در اغلب سازمان‌هاست.

نیمی از کارکنان منابع انسانی که در زمینه مدیریت استعدادها فعالیت می‌کنند، برای کنترل ریسک فرار و جمع‌آوری داده‌های مربوط به آن از روش داده‌پردازی دستی استفاده می‌کنند. برخلاف روش الکترونیکی، در این روش تمامی مراحل داده‌پردازی از سوی انسان انجام می‌شود. روش دستی به هیچ وجه دقیق و قابل اطمینان نیست، چراکه احتمال قضاوت احساسی و ارزیابی جانبدارانه در آن بسیار بالاست. گزارش ارزیابی عملکرد نیز معیار مناسبی است، اما این گزارش‌ها اغلب در فواصل زمانی بلندمدت (معمولا به‌طور سالانه) تهیه می‌شوند و برای شناسایی کارکنانی که قصد ترک شرکت را دارند، مناسب نیستند. اخیرا مجله فوربس، آمارهای حیرت‌آوری را در رابطه با علل استعفای کارکنان منتشر کرده است. همکاری بیش از دو سال با یک شرکت می‌تواند مجموع درآمد فرد را در تمام طول عمرش تا ۵۰ درصد کاهش دهد. درآمد هر کارمند سالانه به‌طور متوسط ۳ درصد افزایش می‌یابد، اما تغییر مداوم شغل می‌تواند درآمد شما را بین ۱۰ تا ۲۰ درصد افزایش دهد.

ریسک فرار کارکنان چیست؟

ریسک فرار یعنی احتمال اینکه یک کارمند عادی یا رده بالا سازمان را ترک کند، با این فرض که فرصت شغلی بهتری در یک سازمان دیگر پیدا کرده باشد. یکی از انگیزه‌های اصلی ریسک فرار، افزایش حقوق است، اما انگیزه‌های غیرمالی دیگری نیز وجود دارند که می‌توانند یک کارمند را به ترک سازمان ترغیب کنند، از جمله:

کارمند با یکی از مدیران، مدیران ارشد یا همکاران خصومت دارد.

کار کسل‌کننده است و کارمند را به چالش نمی‌کشد.

شفافیت سازمانی وجود ندارد، در نتیجه کارمند نمی‌داند که میان فعالیت‌هایش با اهداف سازمانی چه ارتباطی وجود دارد.

سیاست‌های مدیریت ذره‌بینی که آزادی عمل و خلاقیت کارمند را محدود می‌کنند.

نگرانی کارمند درباره ثبات مالی سازمان یا ترس از آنکه مبادا شرکت فروخته یا ادغام شود.

از کارمند به خاطر موفقیت‌هایش قدردانی نمی‌شود.

هیچ امیدی برای رشد و پیشرفت شغلی وجود ندارد.

هزینه‌های گزاف از دست دادن یک کارمند: پیش از آنکه هزینه‌های ناشی از استعفای یک کارمند را تخمین بزنید، باید بدانید که ریسک فرار از دو منظر قابل بررسی است: نخست، انگیزه‌های مالی و غیرمالی که کارمند را متقاعد می‌کند به دنبال کار جدید بگردد. دوم، استخدام نیروی کار نالایق که اخراج او اجتناب‌ناپذیر است و نهایتا به جابه‌جایی نیروی کار منجر می‌شود. مورد دوم، به انگیزه‌ها و گرایش‌های کارمند ارتباطی ندارد، بلکه در سوء مدیریت و تصمیم‌گیری‌های نادرست ریشه دارد. به گزارش انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM)، از دست دادن یک کارمند پربازده که دارای حقوق ثابت است و جایگزینی او با یک نیروی جدید، به اندازه مجموع ۶ تا ۹ ماه درآمد او هزینه دارد. برخی محققان ادعا می‌کنند که این رقم بیشتر از اینهاست. عوامل ناملموس بسیاری وجود دارند که در هزینه‌های گردش نیروی کار موثرند. برخی از این عوامل از این قرارند:

هزینه‌های آشناسازی و پذیرش سازمانی (Onboarding).

کاهش بازدهی و مشارکت کارکنان.

هزینه‌های مربوط به کاهش خطاهای خدمات مشتری.

هزینه‌های مربوط به آگهی استخدام، مصاحبه، غربالگری و حقوق کارکنان بخش استخدام.

هزینه‌های آموزش و آماده‌سازی نیروهای جدید، شامل: هزینه‌های سفر کاندیداهای راه دور، آموزش، برنامه‌های توجیهی، آموزش ضمن خدمت، منتورینگ، دریافت مدرک آموزشی و سایر هزینه‌ها.

جلوگیری از جذب نیروی ناکارآمد بسیار مهم است، چرا که نیروهای ناکارآمد بسته به جایگاهی که دارند، بین ۳۰ تا ۱۰۰ درصد درآمد سالانه یک کارمند به سازمان هزینه وارد می‌کنند.

نشانه‌های ریسک فرار

در همه سازمان‌ها، همیشه کارکنانی هستند که به نظر می‌رسد در حال بررسی فرصت‌های شغلی دیگرند. وظیفه شما این است که این کارکنان را شناسایی کنید. هرچند بسیاری از کارشناسان معتقدند که جوانان نسل Y به کارفرمای خود وفادار نیستند و مکررا شغل خود را تغییر می‌دهند، اما اتفاقا جوانان این پتانسیل را دارند که نسبت به رئیس، حرفه و حوزه کاری خود کاملا وفادار باشند. آنها فقط نسبت به کارفرمایان احساس تعهد نمی‌کنند. یکی از موثرترین راه‌ها برای حفظ استعدادهای برتر این است که مدیران و سرپرستان را در فرآیند حفظ و ابقای کارکنان مشارکت دهیم. این یعنی به مدیران اختیار بدهیم کارکنان را به پیشرفت شغلی سوق دهند، آن دسته از کارکنان را که دارای پتانسیل بالا هستند ترفیع دهند و به هر کارمند متناسب با عملکرد و پتانسیل‌هایش پاداش دهند. برای شناسایی کارمندان «مردد» که احتمالا در فکر تغییر شغل هستند، باید ابتدا نشانه‌های ریسک فرار را بشناسید. برخی از رایج‌ترین نشانه‌ها عبارت است از:

فرد مکررا مرخصی استعلاجی می‌گیرد: وقتی یک کارمند از تمام حق مرخصی استعلاجی و سایر مرخصی‌هایش به یکباره استفاده می‌کند، این یعنی نسبت به‌کار خود متعهد نیست. استفاده از حق مرخصی لزوما به معنای نقض قوانین و سیاست‌های سازمان نیست، اما می‌تواند بیانگر نارضایتی شغلی کارمند باشد. کارمندی که مکررا مرخصی روزانه می‌گیرد و از همکارانش می‌خواهد به جایش کار کنند، ممکن است با یکی از همکاران یا مدیرش مشکل داشته باشد یا دچار یک بحران خانوادگی شده باشد.

فرد دیرتر از همه می‌آید و زودتر از همه می‌رود: وقتی کارمندی قصد دارد شغل خود را تغییر دهد، معمولا دیرتر از همه در محل کار حاضر می‌شود و زودتر از همه شرکت را ترک می‌کند. این یکی از آشکارترین نشانه‌های ریسک فرار است که راز کارمند را برملا می‌کند.

فردی که مدت‌هاست ترفیع نگرفته است: برخی کارکنان از جایگاه شغلی خود راضی‌اند و به دلایل متعدد، به دنبال ترفیع رتبه نیستند. اما اغلب کارکنان وقتی نادیده گرفته می‌شوند و درخواست آنها برای ترفیع رتبه بارها رد می‌شود، دلسرد می‌شوند.

فردی که درآمدش هرگز افزایش نمی‌یابد: در برخی سازمان‌ها، درآمد بعضی از کارکنان هرگز افزایش نمی‌یابد. این می‌تواند ناشی از ناتوانی سازمان در تشخیص و قدردانی از دستاوردهای کارمندان یا عملکرد ضعیف کارکنان باشد. هر دو عامل می‌تواند به جابه‌جایی نیروی کار منجر شود.

فردی که عملکردش ضعیف و ناامیدکننده است: کارمندی که مکررا گزارش ارزیابی عملکرد منفی دریافت می‌کند و در کار خود هیچ پیشرفتی نمی‌کند، یک ریسک فرار محسوب می‌شود. برای آنکه مدیران بتوانند اقدامات لازم را انجام دهند باید به این سوال پاسخ دهند که «چرا یک کارمند عملکرد ضعیفی دارد یا چرا از تمام پتانسیل‌هایش استفاده نمی‌کند؟»

کارمندی که عملکردش رو به افول است: کارمند موفقی که ناگهان افت می‌کند یکی از مهم‌ترین نشانه‌های ریسک فرار است. گام اول برای رفع این مشکل، تشخیص و شناسایی عوامل و ریشه‌های افت عملکرد است.

ریسک استخدام از سوی رقبا: کارمندانی که دارای عملکرد بالا هستند، به‌دلیل توانمندی‌ها و تلاش‌هایشان همواره در تیررس رقبا هستند و ریسک نگهداری بالایی دارند. کارکنان نمونه به‌طور مکرر از رقبا پیشنهادهای شغلی دریافت می‌کنند. شما به سختی می‌توانید این پیشنهادها را تحت کنترل داشته باشید، چرا که از یکسو نباید وارد حریم خصوصی کارمندتان شوید و از سوی دیگر، به‌عنوان یک کارفرما این حق قانونی شما است که اطلاعات مربوط به فعالیت‌های کارمندان را جمع‌آوری کنید. اگر در جریان شایعات و سخنانی که میان کارکنان رد و بدل می‌شود قرار بگیرید، می‌توانید تا حدی از نیت‌های کارکنان باخبر شوید. اما ارتباطات یک کارمند و وجهه و اعتبار او نزد دیگران می‌تواند معیار مناسب‌تری برای تشخیص ریسک فرار او باشد.

عدم مشارکت: عدم مشارکت کارمند در فعالیت‌ها زنگ خطری است که به شما هشدار می‌دهد کارمند شما از شرایط کاری یا فرهنگ سازمان راضی نیست. جابه‌جایی نیروی کار هزینه‌بر است، اما به محض اینکه مدیری تصمیم می‌گیرد این مشکل را رفع کند، با چالش روبه‌رو می‌شود. آیا باید نیروی کار منزوی را حفظ کنیم، به امید آنکه بهبود یابد یا جلوی ضرر را بگیریم و اخراجش کنیم؟ ابتدا باید مشکل را شناسایی کنید، با دقت گوش کنید، سوالات اکتشافی بپرسید و گفته‌ها را ثبت کنید. پس از گفت‌وگو در رابطه با مشکلات، باید نسبت به رفع آن متعهد باشید و اقدامات لازم را انجام دهید. کمک به کارکنان در رفع مشکلاتشان باعث می‌شود از استعفای آنها جلوگیری کنید.

مشکلات رفت و آمد : بسیاری از کارکنان به‌دلیل آنکه محل زندگیشان دور است، با مشکلات و هزینه‌های متعددی روبه‌رو هستند. شما می‌توانید با ایجاد امکان دورکاری یا سهولت در رفت و آمد، انعطاف‌پذیری بیشتری را برای آنها فراهم کنید.

قدردانی، راهی برای کاهش نرخ جابه‌جایی

تحقیقات نشان می‌دهد در حال حاضر سالانه حدود ۴۶ میلیارد دلار صرف قدردانی از کارکنان می‌شود و اغلب پاداش‌دهی‌ها براساس «مدت تصدی کارمند» در شرکت صورت می‌گیرند. اما این روش ناکارآمد است و در حفظ و جلب مشارکت کارکنان تاثیری ندارد. قدردانی بر اساس عملکرد موثرتر است، به‌خصوص اگر کارمند مکررا بازخورد دریافت کند. در حدود ۷۸ درصد شرکت‌ها، پاداش‌دهی بر اساس مدت تصدی صورت می‌گیرد و حدود ۷۰ درصد کارکنان می‌گویند در خوش‌بینانه‌ترین حالت، سالی یک بار از آنها قدردانی می‌شود.

برای قدردانی از کارکنان می‌توانید این استراتژی‌ها را به‌کار ببندید:

به جای قدردانی از عملکرد کلی کارمند، از رفتارها و موفقیت‌های او به‌طور مشخص قدردانی کنید.

دستاوردهای کارکنان را به اطلاع عموم برسانید.

از کارکنان به‌طور مستمر قدردانی کنید.

فرهنگی را تقویت کنید که در آن، مدیران پیشرفت‌های اعضای تیم خود را ارج نهند.

اگر یک کارمند توانست مشکل بزرگی را رفع کند یا خدمات مهمی ارائه کند، به او پاداش دهید تا فرهنگ «انجام کار درست» نهادینه شود.

نکاتی برای سنجش مشارکت کارکنان

این روزها به لطف تکنولوژی‌های دیجیتال، ابزارها و منابع فراوانی برای نظارت بر رفتار کارکنان و سنجش مشارکت آنها وجود دارد، اما کارکنان منابع انسانی و مدیران تیم‌ها بهتر از هر کسی می‌دانند که چه چیزی باید مورد سنجش قرار گیرد. معیارهای سنجش مشارکت کارکنان بسیار گسترده‌اند و به نوع سازمان‌ها و حوزه فعالیتشان بستگی دارند. کارکنان منابع انسانی می‌توانند از کارکنان نظرسنجی کنند و سوالات مستقیم بپرسند. موسسه گالوپ پیشنهاد می‌کند برای سنجش مشارکت کارکنان، این سوالات را از آنها بپرسید: آیا می‌دانی انتظارات ما از تو در این جایگاه شغلی چیست؟ آیا برای انجام کارها به تمام مایحتاجت دسترسی داری؟ آیا نظرات تو مورد توجه قرار می‌گیرند؟ آیا اعمال می‌شوند؟ آیا شغل تو در محقق ساختن اهداف سازمان نقش مهمی دارد؟ آیا اجازه داری در طول روز به کارهایی که دوست داری بپردازی؟ آیا همکارانت نسبت به انجام کارهای خود متعهد هستند و کار مفید انجام می‌دهند؟ آیا پاداش یا بازخورد دریافت می‌کنی؟ آیا در محیط کار، دوست صمیمی داری؟ آیا سرپرست تو به سلامت فردی تو اهمیت می‌دهد؟ آیا همکار یا منتوری داری که تو را تشویق و حمایت کند؟ آیا طی یک‌سال گذشته، فرصت‌های رشد و یادگیری برایت فراهم شده است؟

تکنولوژی، حلال مشکلات

مدیران، تصمیم‌گیرندگان و کارکنان منابع انسانی نمی‌توانند همزمان در همه جا حضور داشته باشند. تکنولوژی به آنها این امکان را می‌دهد که در جریان تمام رویدادها قرار بگیرند. تکنولوژی‌های استراتژیک شامل ابزارهای پذیرش سازمانی، اپلیکیشن‌های سلف‌سرویس کارکنان، حقوق و دستمزد، آموزش، شبکه‌های استعداد و اشتراک‌گذاری در شبکه‌های اجتماعی هستند. با نرم‌افزارهای استخدام الکترونیکی می‌توانید هزینه‌های استخدام را کاهش دهید و از جذب نیروی نامناسب جلوگیری کنید.ادغام برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و مدیریت روابط مشتری (CRM) با مدیریت منابع انسانی به مدیران کمک می‌کند الگوهای رفتاری کارکنان را زیر نظر داشته باشند.

مدیریت سرمایه‌های انسانی؛ رویکرد کل‌نگرانه

نرم‌افزارها و استراتژی‌های جمع‌آوری داده‌ها به شما کمک می‌کنند از داده‌های خام برای تجزیه و تحلیل و پیش‌بینی استفاده کنید. با استفاده از تکنولوژی‌های مناسب می‌توانید از فعالیت‌های روزانه و حضور و غیاب کارکنان یک تصویر کلی و شفاف در دست داشته باشید. یک پلت‌فرم جامع با قابلیت‌های نرم‌افزاری مناسب می‌تواند ارتباطات میان واحدها، برنامه‌ریزی‌ها و تصمیم‌گیری‌های مدیران را تقویت کند.از دست دادن یک کارمند به هیچ وجه خوشایند نیست. بهترین روش برای کاهش جابه‌جایی نیروی کار، شناسایی نیروهای ممتاز و کنترل نشانه‌های ریسک فرار است. کنترل این نشانه‌ها قابلیت پیش‌بینی و آمادگی شما را افزایش می‌دهد و اطلاعاتی را درباره کارکنانی که امکان حفظ آنها وجود ندارد، در اختیار شما قرار می‌دهد. به این ترتیب، وقتی به ناچار کارمندی را از دست دهید، غافلگیر نخواهید شد و با طراحی یک استراتژی جایگزینی و اقدام به موقع، نیروی جدید را جایگزین خواهید کرد.

منبع: Employee Connect