نویسنده: Matthew Maclachlan

مترجم: فریبا ولیزاده　

امروزه در دنیای تجارت جهانی، تیم‌های مجازی به ساختار سازمانی رایجی تبدیل شده‌اند. دوران روزهایی که تمامی اعضای تیم در دفتر کار مشخصی حضور داشتند و ساعات کاری خود را در کنار یکدیگر سپری می‌کردند‎، به پایان رسیده است. با این حال، بر خلاف باور عمومی بهره‌برداری از تیم‌های مجازی در عمل چندان ساده هم نیست.

چند فاکتور تاثیرگذار

تیم‌های مجازی بسیار پیچیده هستند و علاوه‌بر تنوع جغرافیایی، تنوع زبانی، سبک کار و فرهنگ‌های گوناگون از جمله مولفه‌های تاثیرگذار بر آن به‌شمار می‌روند. تمامی این ویژگی‌ها تیم‌های مجازی را پیچیده‌تر کرده‌اند. سازمان‌ها می‌توانند با هدف بهره‌برداری مثبت از تیم‌های مجازی ویژگی‌های مذکور را تقویت کنند، اما در غیر این صورت با تیم‌هایی ناکارآمد به فعالیت خود ادامه خواهند داد.در مقاله‌ای که در مجله کسب وکار هاروارد منتشر شده به ویژگی‌های بهترین تیم‌های مجازی اشاره شده است. تیم‌های مجازی موفق از پلت‌فرمی برای فعالیت انعطاف‌پذیرتر کارکنان بهره‌برداری می‌کنند. به این ترتیب امکان کاهش هزینه‌ها در بخش‌های مختلف از هزینه سفر گرفته تا حقوق و دستمزد نیروی انسانی فراهم می‌شود.

چگونه یک تیم مجازی موفق بسازیم؟

به نظر شما مهم‌ترین الزامات ایجاد یک تیم مجازی موفق چیست؟ در این مقاله به ۴ اصل حیاتی مورد نیاز برای ساخت مطلوب‌ترین تیم‌های مجازی اشاره می‌شود:

۱) تشکیل بهترین تیم

تیم‌های مجازی موفق اغلب از نظر اندازه در سطحی قابل مدیریت قرار دارند. بهترین تیم‌های مجازی با بهترین اعضا شروع به فعالیت می‌کنند. این افراد به‌طور کلی از مهارت‌های برتر ارتباطی و هوش عاطفی برخوردار هستند و معمولا از قابلیت فعالیت مستقل و شناخت و حساسیت بین فرهنگی مناسب برخوردارند. بهترین تیم‌های مجازی اغلب اندازه‌ای معقول و قابل مدیریت دارند. تیم‌های کوچک معمولا کمتر از ۱۰ نفر در نظر گرفته می‌شوند. این امر شانس ارتباطات موثر و جامع را به حداکثر می‌رساند.علاوه‌بر موارد مذکور، نقش‌های افراد در یک تیم مجازی موفق به صورت شفاف مطرح شده‌اند. اعضای اصلی فعالیت‎های تیم را هدایت یا مدیریت می‌کنند و به‌طور کلی بر اتفاقات روزانه تمرکز دارند. اعضای فرعی انجام فعالیت‌های مشخص شده را بر اساس تخصص شخصی بر عهده می‎گیرند.

۲) انتخاب صحیح‌ترین رویکرد رهبری

بهترین تیم‌های مجازی از اهمیت «اعتماد» به‌عنوان حیاتی‌ترین مولفه در موفقیت تیم آگاهی کامل دارند. رهبری یک تیم مجازی موفق به معنی جذب رهبران دارای مهارت‌های خاص است. این مهارت‌ها شامل مهارت‌های رایج تعیین شده برای نقش سنتی رهبری در ساختارهای قدیمی تشکیل تیم سازمانی نمی‌شود. بهترین تیم‌های مجازی از اهمیت اعتماد به عنوان حیاتی‌ترین مولفه در موفقیت تیم آگاهی کامل دارند. اعتماد به واسطه احترام و همدلی تقویت می‌شود.افزون بر این، تاکید بر ایجاد روابط مناسب میان اعضای تیم با هدف افزایش اعتماد صورت می‌گیرد. ایجاد روابط به‌طور کلی هنگامی‌که اعضای تیم کمتر ارتباط چهره به چهره داشته باشند، کاری دشوار است. استفاده هوشمندانه از فناوری می‌تواند به‌عنوان راه‌حلی برای فائق آمدن بر چالش‌های مذکور به‌کار گرفته شود.اعتماد و ایجاد روابط مطلوب زیربنایی برای گفت‌وگوی شفاف و صریح با اعضای تیم به‌شمار می‌روند. تیم‌های مجازی موفق باید از مهارت‌های ارتباطی اعضای تیم در پیچیده‌ترین و چالشی‌ترین موقعیت‌ها اطمینان حاصل کنند.تعریف و تبیین اهداف و انتظارات نقش بسزایی در کاهش عدم اطمینان و افزایش اعتماد دارد. به این ترتیب تیم‌ مجازی از بهبود سطح بهره‌وری به خوبی بهره‌مند خواهد شد.

۳) انتخاب زمان مناسب برای تجدید دیدار

اعضای تیم باید دست کم یک بار در سال دیدارهای حضوری داشته باشند. مهم نیست یک تیم مجازی در محیط مجازی تا چه اندازه خوب فعالیت می‌کند. لازم است زمانی برای گرد هم آمدن اعضای تیم در یک مکان خاص در نظر گرفته شود یا در صورت غیرممکن بودن این امر، اعضای غایب از طریق ویدئو کنفرانس یا سایر رسانه‌های تصویری به جمع حاضر بپیوندند.از جمله حیاتی‌ترین زمان‌ها برای انجام چنین گردهمایی‌هایی می‌توان به دوران آغاز پروژه پس از شکل‌گیری کامل ساختار و تعریف نقش‌ها اشاره کرد. با پیوستن اعضای جدید به تیم، تمامی اعضا از منافع برگزاری جلسات رودررو بهره‌مند خواهند شد. جشن گرفتن دستاوردها و موفقیت‌های هر چند کوچک تیم از جمله روش‌های رایج برای برنامه‌ریزی این دورهمی‌های تاثیرگذار است.

۴. بهره‌برداری از مطلوب‌ترین فناوری‌ها

بهترین تیم‌های مجازی از مزایای بهره‌برداری از فناوری به خوبی آگاه هستند. کنفرانس‌های تلفنی، ویدئوکنفرانس و سایر ابزارهایی که پلت‌فرمی مناسب برای برقراری ارتباطات باز و بهبود بهره‌وری تیم را فراهم می‌کنند، از جمله این تکنولوژی‌ها هستند. با این حال، نباید ابزارهای ارتباطی ساده را فراموش کرد. برای مثال، استفاده از تماس‌های تلفنی ساده برای پاسخ به سوالات اعضای تیم در مقایسه با برگزاری یک کنفرانس ویدئویی پیچیده تاثیر به مراتب بیشتری خواهد داشت.

آیا این راه‌حل‌ها واقعا تاثیرگذارند؟

به یاد داشته باشید ایجاد یک تیم کاری مجازی کاری بسیار دشوار و پیچیده است. ساخت یک تیم مجازی مطلوب و موفق مستلزم فداکاری، تلاش و بهره‌برداری از ابزارهای مناسب است، در نهایت مزایای بهره‌برداری از این مولفه‌ها برای سازمان‌هایی که به درستی از آنها استفاده می‌کنند، بسیار چشمگیر است.

منبع: www.communicaid.com