خانه / مدیران / سه حوزه مهم برای به‌کارگیری درست اتوماسیون در کسب‌وکار

روزنامه دنیای اقتصاد - شماره 4038 تاریخ چاپ:1396/02/17 بازدید:569بار کد خبر: DEN-1099690

مترجم: مریم رضایی

 

اتوماسیون یا بهره‌برداری از تکنولوژی برای ساده‌سازی وظایف قابل تکرار، در صنایع تولیدی به امری رایج تبدیل شده است. اما واقعیت این است که اتوماسیون را می‌توان در همه حوزه‌ها و در واحدهای زیادی به‌کار گرفت تا مدیریت ثابتی از یک یا چند فرآیند ارائه کرد. اتوماسیون وقت شما و کارکنان‌تان را آزاد می‌کند تا بتوانید روی وظایفی متمرکز شوید که برای موفقیت شرکت‌تان حیاتی هستند.همچنین به افراد کمک می‌کند آیتم‌هایی را ببینند که معمولا به راحتی فراموش می‌شوند یا مورد غفلت قرار می‌گیرند. به عبارت دیگر، اتوماسیون می‌تواند یک فاکتور کلیدی در رشد سازمان‌تان باشد. اگر به دنبال بهینه‌سازی فعالیت‌های روزمره‌تان با استفاده از ابزارهای اتوماسیون هستید، ابتدا به سه حوزه زیر توجه کنید:

 

لجستیک: هر کسب‌وکاری درجات منحصربه‌فردی از نیازهای لجستیکی خود را دارد. به‌عنوان مثال، اگر شرکت شما یک موقعیت فیزیکی دارد یا به شکل یک خرده‌فروشی آنلاین فعالیت می‌کنید، نیازتان حول پذیرش سفارش و ارسال کالا می‌‌گردد. حالا تصور کنید یک سیستم ثبت سفارش دارید که کمک می‌کند این فرآیند را اتوماتیک‌سازی کنید. این سیستم کارهایی مثل لیست کردن کالاها، صدور فاکتور، پردازش، تهیه گزارش و پیگیری تامین‌کنندگان را انجام می‌دهد. به‌طور خلاصه، هر اقدام لجستیکی که در مرکز مدل کسب‌وکارتان قرار ندارد می‌تواند اتوماتیک‌سازی شود. این کار علاوه بر اینکه می‌تواند منابعی را برای شما و تیم‌تان آزاد کند تا بر هسته محصولات و خدمات‌ کسب‌وکارتان متمرکز شوید، تا حد زیادی در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند. قبلا از اینکه برای اتخاذ چنین تصمیمی پیش بروید، بررسی کنید که چگونه اتوماسیون بر سلامت مالی کوتاه‌مدت و بلندمدت کسب‌وکارتان اثرگذار است. چقدر طول می‌کشد تا بتوانید مزایای واقعی اتوماسیون را دریابید؟ آیا نقطه‌ای که کسب‌وکارتان بتواند به سرمایه‌گذاری اولیه برگردد، خیلی دور است؟ آیا این کار شما را در معرض ریسک زیادی قرار می‌دهد؟ آیا ممکن است ارتباطات انسانی را که در رابطه شما با مشتریان و تامین‌کنندگان حیاتی است، از دست بدهید؟

مدیریت پروژه: شرکت‌های آسانا (Asana)، بیس‌کمپ (Basecamp) و جیرا (JIRA) تنها سه نمونه از ابزارهای نرم‌افزاری هستند که می‌توانند مدیریت پروژه را تسهیل کنند. به جای اینکه بر یادداشت‌های سازماندهی نشده روی وایت‌بورد، مجموعه‌ کاغذهای کوچک چسبانده شده روی صفحه کامپیوتر یا انبوهی از ایمیل‌ها در Inbox خود تکیه کنید، این پلت‌فرم‌های مدیریت پروژه، وسعت دید و دسترس‌پذیری خوبی در اختیار شما و اعضای تیم‌تان می‌گذارند تا در مورد پروژه‌ها به‌روز باشید. اولویت‌بندی کارها وظیفه مهمی برای هر سازمانی‌ است و یک ابزار مدیریت پروژه که این فرآیند را به صورت اتوماتیک سازماندهی کند، می‌تواند کمک کند تمرکز و انرژی ذهنتان را صرف خود پروژه‌ها کنید.

داده و گزارش‌دهی: یکی از اشتباه‌های متداول کسب‌وکار این است که به جای تحلیل داده‌ها و ارائه راهکارهایی برای پیاده‌سازی یافته‌های ناشی از آن، زمان‌تان را به جمع‌آوری و گزارش‌دهی در مورد داده‌ها اختصاص دهید. اگر به درستی روی جمع‌آوری داده سرمایه‌گذاری کنید، به صورت نامحدود می‌توانید از آن منتفع شوید. برنامه‌های نرم‌افزاری مثل SAS و Tableau در این کار به شما کمک می‌کنند.

اتوماسیون کاربردهای تجاری دیگری هم در حوزه‌هایی مثل منابع انسانی و بازاریابی دارد. اینکه کجا بخواهید آن را اجرا کنید، به استراتژی، اهداف و حوزه‌های تخصصی کسب‌وکارتان بستگی دارد. اگر شالوده کسب‌وکارتان را به درستی نمی‌شناسید، حتی نرم‌افزارها و ماشین‌آلاتی که تهیه می‌کنید هم کمکی نمی‌کنند. مهم‌ترین توصیه‌ای که می‌توان کرد این است که فراموش نکنید اتوماسیون باید به شما امکان دهد منابع بیشتری برای وظایف هسته‌ای کسب‌وکارتان اختصاص دهید.

منبع: Forbes

انتشارات دنیای اقتصاد سالنامه جامع اختصاصی مدیران