۶ راه برای بهبود مهارت‌های ارتباطی کارکنان

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

alavitarjomeh@gmail.com

آیا تاکنون به‌عنوان یک مدیر از خود پرسیده‌اید که چرا برخی از کارکنانتان در محل کار حضوری پررنگ و تاثیرگذار دارند و برخی دیگر به هیچ عنوان به چشم نمی‌آیند و از اثرگذاری اندکی برخوردارند؟ پاسخ این سوال در تفاوت کارکنان از حیث برخورداری از مهارت‌های فردی و گروهی نهفته است. اگر به فرهنگ لغات مراجعه کنید در می‌یابید که برای مهارت‌های افراد این تعریف ارائه شده است: «مجموعه‌ای از مهارت‌ها و توانایی‌ها که افراد را قادر می‌سازد با دیگران تعامل داشته باشند، ایده‌هایشان را با هم در میان بگذارند، تعارضات را حل و فصل کنند و در نهایت به اهداف فردی و سازمانی دست یابند.»

در دنیای امروز که ارتباطات و تکنولوژی اطلاعات حرف اول و آخر را می‌زند، برخورداری کارکنان از مهارت‌های تعاملی موهبتی ارزشمند برای هر سازمانی محسوب می‌شود. بعضی اوقات کارکنان مجرب و توانمند از قبل دارای مهارت‌های تعاملی و ارتباطی کافی هستند و نیاز چندانی به تقویت این مهارت‌ها در آنها نیست. اما کار زمانی برای مدیر سخت می‌شود که خود را با تعداد زیادی کارکنان فاقد چنین مهارت‌هایی روبه‌رو می‌بیند و باید این مهارت‌ها را در آنها تقویت کند. در ادامه به شش توصیه کاربردی در زمینه راه‌های تقویت مهارت‌های ارتباطی و تعاملی در میان کارکنان اشاره خواهد شد که با به‌کار بستن آنها یک مدیر می‌تواند بستر مناسبی برای تحقق اهداف سازمانی فراهم آورد.

1) با افرادتان تماس مستقیم و دائمی داشته باشید: اگر بخواهید شنا کردن را یاد بگیرید حتما باید وارد آب شوید و در آب دست و پا بزنید تا آن را بیاموزید. برای آموختن مهارت‌های تعاملی و ارتباطی به کارکنان نیز باید به‌طور مستقیم و پیوسته با آنها در ارتباط بود و این همان چیزی است که اغلب مدیران، به‌ویژه مدیران شرکت‌های فنی و مهندسی از آن غفلت می‌کنند و در نتیجه بسیاری از کارکنان چنین شرکت‌هایی به صورت انفرادی و محدود کار می‌کنند و از کار تیمی گریزانند. تداوم چنین وضعیتی به‌طور حتم موجب فروپاشی تیم‌های کاری و شرکت‌ها خواهد شد. بنابراین به عنوان رهبر تیم باید ضمن برقراری تعامل سازنده با تمام افرادتان، این کار را به آنها به صورت عملی بیاموزید و از آنها بخواهید به بهانه‌های مختلف با هم ارتباط بگیرند. اهمیت این ارتباط با بالاتر رفتن شما در سلسله مراتب سازمانی اهمیت و ضرورت بیشتری پیدا می‌کند.

2) با افرادی خارج از تیم تحت رهبری تان ارتباط برقرار کنید: بسیاری از مدیران فکر می‌کنند که تمام روابط کاری شان باید محدود به کسانی باشد که به‌طور مستقیم با آنها و برای آنها کار می‌کنند، درحالی‌که عقل سلیم حکم می‌کند که دامنه تعاملات و ارتباطات کاری به حوزه‌هایی خارج از فعالیت‌های روزمره نیز باید تسری یابد که به گونه‌ای غیرمستقیم ممکن است با کار شرکت گره بخورند. اهمیت چنین پیوندهایی زمانی آشکار می‌شود که چالش‌های پیش‌بینی نشده‌ای گریبان شرکت را می‌گیرند که با روش‌های متداول و رسمی نمی‌توان آنها را حل و فصل کرد، درحالی‌که چاره کار در روابط و پیوندهای غیررسمی با نهادها و اشخاصی خارج از چارچوب‌های تعریف شده قرار دارد. این نوع شبکه سازی‌های نامحدود بیشتر نگاه به آینده و استفاده از فرصت‌های آتی دارند و به نوعی آینده‌نگری محسوب می‌شوند.

3) یاد بگیرید با انتقادها برخورد منطقی و سازنده داشته باشید: اگر شما هم جزو آن دسته از مدیران هستید که در برابر کوچک‌ترین انتقاد از عملکردتان برآشفته می‌شوید و با فرد انتقادکننده خیلی بد برخورد می‌کنید، حتما باید در این رفتار خود تجدیدنظر کنید، چرا که تداوم این رویکرد می‌تواند به ارتباطات شما با ذی‌نفعان و افرادتان لطمه جدی وارد کند. حتی اگر انتقاد مطرح شده کاملا بیراه و نادرست باشد هم واکنش شما باید منطقی و مودبانه باشد و در چنین حالتی است که تهدیدی به نام انتقاد به فرصتی برای آموزش روش تعامل و ارتباط به کارکنان، مشتریان، سهامداران و غیره می‌شود.

4) عقایدتان را به گونه‌ای بیان کنید که به شخصیت دیگران آسیب وارد نکند: هنگامی که در حال مدیریت یک تیم هستید یا زمانی که پروژه‌ای را اجرا می‌کنید، موقعیت‌هایی پیش می‌آید که مجبور می‌شوید چیزهایی را به دیگران بگویید که شاید برای آنها ناخوشایند باشد. گرچه چنین موقعیت‌هایی اجتناب‌ناپذیر بوده و بخشی از زندگی کاری همه مدیران محسوب می‌شود، اما می‌توان این کار را به‌گونه‌ای انجام داد که کمترین آسیب و پیامد منفی را به دنبال داشته باشد و باعث ساقط شدن آن فرد از کارش و در نهایت بیزاری او از شما و شرکت تحت رهبری تان شود. استفاده از تاکتیک‌های هدفمند و باز نگه داشتن راه بازگشت فرد به آغوش شرکت و دادن فرصت جبران به او زمینه‌ای را فراهم می‌آورد که در آن تهدیدی به نام خطای کارکنان به فرصتی برای آموختن کارهای درست و تضمین وفاداری و کارآمدی دائمی افراد تبدیل می‌شود.

5) توانایی تان را برای گفت‌وگوهای دشوار کاری افزایش دهید: گاهی اوقات موقعیت‌هایی پیش می‌آید که در آن اعضای تیم تحت رهبری تان تمایلی برای گوش فرا دادن به صحبت‌های شما و اطاعت از دستورات شما ندارند و در چنین موقعیت‌هایی است که گفت‌وگوی شما با افرادتان به مرحله فوق‌العاده حساسی می‌رسد که چگونگی مدیریت آن بسیار تعیین کننده و سرنوشت ساز خواهد بود. راستی واکنش شما در چنین مواردی چگونه است؟ آیا از خواسته‌هایتان عقب‌نشینی می‌کنید و پا پس می‌کشید؟ یا اینکه موضعی تهاجمی و پرخاشگرانه می‌گیرید و افرادتان را تهدید به اخراج و تنبیه می‌کنید؟ واقعیت آن است که هیچ کدام از این رویکردها درست و موثر نیست و پیامدهای منفی آنها از فوایدشان بیشتر است. بهترین کار در چنین موقعیت‌هایی این است که مدیر بر اعصابش مسلط باشد و به قضیه پیش آمده نه از دریچه احساسات زودگذر، بلکه با دیدی واقع گرایانه و منطقی نگاه کند و پس از سبک و سنگین کردن شرایط با لحنی منطقی افراد را در راستای انجام بهترین عمل متقاعد سازد.

6) افرادتان را به وسیله اهداف مشخص مدیریت کنید: از قدیم گفته‌اند که «برای کشتی بدون هدف هیچ بادی باد موافق نیست». بنابراین اگر افرادتان ندانند که به سمت چه هدفی در حال حرکت هستند تمایلی به حرکت کردن از خود نشان نمی‌دهند. پس برای تقویت مهارت‌های ارتباطی و تعاملی در آنها به‌طور پیوسته به آنها اهداف و مسیرهای حرکت مشخص و روشنی را نشان دهید. آنگاه خواهید دید که همه چیز در همان جهت مورد نظر شما به پیش خواهد رفت.

منبع: مجله Strategic Management