نبردی بر سر نفوذ در فرآیند تصمیم‌گیری

مترجم: فریبا ولیزاده

منبع: sloanreview.mit.edu

فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) شیوه کار همه ما را دچار تحول چشم‎گیری کرده است. اما آیا ما از اثرات واقعی آن بر فرآیندهای سازمانی اطلاع داریم؟ پژوهشی که به‌تازگی از سوی رافائلا سودان و توماس مورفی، دانشیار مدیریت کسب‌وکار در واحد استراتژی مدرسه بازرگانی هاروارد انجام شده است استدلال می‎کند که تاثیر فناوری اطلاعات و تکنولوژی‌های ارتباطی نباید در قالب یک مجموعه واحد ارزیابی شود. در واقع، اثرات این دو گونه فناوری در سازمان نه تنها متفاوت هستند، بلکه نوساناتی نیز دارند. ارتباطات بهتر، تصمیم‌گیری در بالاترین سطوح سلسله مراتب سازمانی را تسهیل می‎کند، این در حالی است که در دسترس بودن اطلاعات مناسب فرآیند تصمیم‎گیری را غیر متمرکزتر کرده و استقلال بیشتری به کارکنان می‎دهد. سودان در خصوص لزوم درک عمیق‌تر این گونه تغییرات و بازبینی مفهوم ICT و نقش مدیریت در پرورش چنین ارزش‎هایی با MIT به گفت‌وگو نشسته است.

اجازه دهید با نقش نسبی فناوری اطلاعات و تکنولوژی‌های ارتباطی شروع کنیم. اگر اطلاعات بیشتر تحقق تصمیم‎گیری در بخش‎های عملیاتی سازمان را تسهیل می‎کند و ارتباطات بهتر منجر به تسهیل تصمیم‎گیری در لایه‎های ارشد سازمان می‎شود، آیا تمرکز بیشتر بر یکی از این دو مقوله انتخاب درستی است؟

ما همواره تمایل به تلفیق فناوری‎هایی داریم که تاثیرات متنوعی بر قدرت تصمیم‌گیری افراد در سازمان دارند. اما اگر بر عملکرد این نوع از تکنولوژی‎ها دقت کنید، شاهد اثرات کاملا متفاوت آنها بر فرآیند تصمیم‎گیری و مراکز مختلف آن در سازمان خواهید بود. بهتر است با فناوری‌های اطلاعاتی شروع کنیم: سهل‎ترین نقطه شروع، فکرکردن به فناوری‎هایی است که کارکنان خط مقدم سازمان و کارکنان لایه میانی آن را در گردآوری دانشی که پیش‎تر غیر قابل دسترس بوده است، یاری می‎کنند. در بخش تولید، نرم‌افزار برنامه‎ریزی منابع سازمانی مثالی خوب است. گونه‌ای از فناوری که دیدی گسترده در خصوص رویدادهای مختلف از زنجیره تامین گرفته تا عملیات تولید و تعامل با مشتری و... در اختیار مدیرکارخانه قرار می‌دهد. طبیعی است که این نوع اطلاعات مدیران را مستقل‎تر از پیش کرده‌اند. پس به همان میزان که قادر باشید کارکنان ماهر و آشنا به فناوری روز و مدیران ارشد مقید به زمان را در سازمان خود داشته باشید، تصمیم‎گیری نیز به بخش‎های پایین‎تر سلسله مراتب سازمانی خواهد رسید. این همان چیزی است که ما از آن به‌عنوان تاثیرات توانمندساز تکنولوژی‎های دانش‎افزا یاد می‎کنیم. حال بهتر است بر جنبه ارتباطی فناوری‎های جدید تمرکز کنیم. وقتی ارتباطات به اندازه کافی ارزان و سریع باشد، سازمان‎ها به موقعیتی دسترسی پیدا می‎کنند که بر اساس آن نظارت و مشارکت مستقیم مدیران، استراتژی کارآمدتری به‌شمار می‎رود. این اتفاقی است که در شرکت‎های متعدد روی داده است. به این فکر کنید که هم‌اکنون دسترسی به تکنولوژی‎های ارتباطی و نظارت مستقیم روزانه و حتی دقیقه به دقیقه رویدادهای سازمان برای مدیران ارشد تا چه اندازه آسان و ارزان شده است.

به نظر شما این دو روند به ظاهر متفاوت در عمل چگونه به‌کار گرفته می‎شوند؟

نکته جالب این است که این دو روند- تکنولوژی‌های اطلاعاتی که جریان تصمیم‎گیری را به سطوح عملیاتی سلسله مراتب و فناوری‎های ارتباطی که جریان تصمیم‎گیری را به سمت بخش‎های ارشد سازمان تغییر می‎دهند- چندان در تعارض نیستند. همه چیز در آن واحد و همزمان اتفاق می‎افتد. انواع خاصی از تصمیم‎گیری هم‎اکنون در لایه‎های عملیاتی سازمان اتخاذ می‎شوند درحالی‌که برخی دیگر از تصمیمات در بخش عالی سازمان شکل می‎گیرند. اگر مدیر کارخانه در حال حاضر اطلاعات مورد نیاز برای اتخاذ تصمیمات عملیاتی خاص را در اختیار داشته باشد، این تصمیم همان لحظه اتخاذ شده و به اجرا گذاشته خواهد شد. در واقع، مدیر ارشد اجرایی سازمان قادر خواهد بود مشغول انجام وظیفه دیگری شود و این به معنی فراهم شدن زمان بیشتر برای مدیران ارشد به‌منظور بررسی تصمیمات و موضوعات پیچیده‎تر و استراتژیک است که فقط در قالب وظایف مدیریت عالی قابل انجام است.

کاربرد این مفاهیم برای شرکت‎ها چیست؟

به مدیر کارخانه‌ای که در موردش صحبت کردیم فکر کنید. او باید قادر به هدایت تمام عناصر مورد نیاز فرآیند تولید و ساخت باشد. اما در حال حاضر به مهارت‎ها و آموزش‎هایی نیاز پیدا کرده است که او را در درک و اتخاذ تصمیمات مستقل به واسطه پردازش طیف وسیعی از اطلاعات یاری می‎رسانند. این یک تغییر بسیار چشمگیر است. کاربردهایی هم برای هیات‌مدیره سازمان‎ها قابل پیش‌بینی است. امروزه دسترسی به اطلاعات سریع‎تر، آسان‎تر و ارزان‎تر از هر زمان دیگری است. اما مدیران باید قادر به درک و ارزیابی این اطلاعات باشند. بنابراین دسترسی به اطلاعات برای مدیران عالی سازمان اهمیت بسیار زیادی دارد، پس آنان باید از مهارت‎ها و توانایی‎های مرتبط جهت رویارویی با فناوری‎های روز برخوردار باشند.

شما اظهار کرده‌اید که استفاده از اصطلاح «ICT» مشکل آفرین است زیرا منجر به پیوند دو گونه کاملا متفاوت از فناوری می‎شود، آیا به نظر شما باید تلاش بیشتری صرف درک جداگانه این دو مقوله کنیم؟

به نظر من نکته مهم‎تری که وجود دارد لزوم آگاهی از فناوری‎هایی است که می‎توانند تاثیرات بسیار پیچیده‎ای بر سازمان بگذارند. در مراحل اولیه انقلاب «ICT» اغلب افراد بر این باور بودند که تاثیرات فناوری‏ها بر بهره‎وری سازمانی قابل مشاهده نیست. اما اگر نگاهی عمیق‎تر بر نحوه استفاده سازمان‎ها از این فناوری‎ها داشته باشید به این نتیجه خواهید رسید که بهره‌وری مورد نظر نه با به برق زدن یک کامپیوتر بلکه به واسطه درک نیازهای مهارتی و تخصیص منابع قابل تحقق است. شما باید بتوانید فناوری را به‌عنوان مکملی برای مهارت‎ها و سطوح مختلف قدرت در داخل سازمان بنگرید.

با نگاهی به آینده، به‌نظر شما چه مقوله‌ای در حوزه فناوری اطلاعات چشم‌انداز مدیریت را دچار تغییر خواهد کرد؟

هرچه بیشتر بر این چالش‎ها تمرکز می‎کنم، بیشتر به این نتیجه می‎رسم که چالش‌های پیش‎روی رهبران سازمانی برجسته‌تر خواهند بود. وقتی فناوری توان بهبود بهره‎وری را نداشته باشد، توجه بیشتری به نیازهای مهارتی بخش میانی و عملیاتی می‎شود. آنچه من برداشت کرده ام این است که کاربرد کارآمد فناوری مستلزم جذب استعدادها و مهارت‎های متعدد در بخش عالی سازمان است.

بزرگ‌ترین چالش پیش روی هیات‌مدیره کسب اطمینان از این نکته است که تجارب چند ساله و نظرات و دیدگاه‎های شخصی آنان مکمل خوبی برای استفاده از فرآیندهای خودکار و بهره‎برداری هرچه بیشتر از داده‎ها است. برخی رهبران شاید در برابر اعمال این تغییرات مقاومت کنند: اگر همه چیز به یکباره داده محورتر از گذشته شود، پس تخصص منحصربه‌فرد آنان در چه بخشی از سازمان به درد خواهد خورد؟

به باور من مدیران عالی خواهند توانست به خوبی از پس چالش‎های مذکور بر بیایند، چنین حالتی در سایه استفاده از مدل‎های رهبری متفاوت و بهره مندی از نیروی انسانی آشنا به فناوری‎های اطلاعاتی قابل تحقق خواهد بود. شما باید به فردی تبدیل شوید که به جای تحمیل نظرات فردی خود به سازمان، به واسطه درک طیف گسترده‎ای از اطلاعات و تصمیم‎گیری براساس اطلاعات عینی و دیدگاه‎های متعدد، برای سازمان ایجاد ارزش می‎کند.