هفت‌خوان پیش‌روی مدیران تازه‌کار

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

منبع: کتاب New Manager Transition Guide

بخش اول

در دنیای دگرگون امروز بسیاری از افراد و کارکنان معمولی شرکت‌ها و سازمان‌ها پس از پیمودن نردبان ترقی به مناصب بالای کاری از جمله مقام مدیریت می‌رسند که در اغلب موارد آمادگی چندانی برای آن ندارند و به‌شدت نیازمند راهنمایی‌ها و پند‌هایی هستند که به آنها در پشت‌سر گذاشتن مشکلات و چالش‌های متداول در دنیای مدیریت کمک کند. تحقیقات نشان داده که سه ماه نخست تصدی یک پست مدیریتی، حساس‌ترین و حیاتی‌ترین دوره مدیریتی هر مدیری محسوب می‌شود و تاثیر بسزایی در موفقیت و بقای او در این پست و همچنین ارتقای او به پست‌های مدیریتی بالاتر دارد و ناکامی در این دوره به معنای برکناری و سقوط به درجات پایین‌تر یا حتی اخراج از شرکت یا سازمان خواهد بود. کتابچه تحول مدیران تازه‌کار به کسانی که به‌تازگی بر صندلی مدیریت تکیه زده‌اند کمک می‌کند تا برنامه جامع و هدفمندی را برای کسب موفقیت‌های حتمی و سریع در کار خود طراحی و اجرا کنند. این کتابچه بر مبنای هفت گام اساسی و کلیدی شکل گرفته است که مدیران تازه‌کار باید طی ۹۰ روز نخست فعالیت مدیریتی خود آنها را با دقت به مرحله اجرا درآورند. این هفت گام اساسی به شرح زیر هستند:

۱- سعی کنید رئیس‌تان را بشناسید

۲- سعی کنید کارمندانتان را بشناسید

۳- سعی کنید شغل‌تان را بشناسید

۴- سعی کنید همکاران و مشتریانتان را بشناسید

۵- دیدگاه و نگرش مدیریتی خود را تعریف کنید

۶- با توقعات و انتظارات کارمندان‌تان ارتباط برقرار کنید

۷- سیستم شبکه‌ای و حمایتی خود را ایجاد کنید

خوان اول: شناخت درست رئیس‌تان

یکی از وظایف و کارکرد‌های هر مدیری عبارت است از اینکه به‌گونه‌ای کار کند که رئیس و مافوق خود را در نظر دیگران خوب و کارآمد نشان دهد. بنابراین یک مدیر تازه‌کار حتما باید برنامه‌ای برای کمک به موفقیت بیشتر رئیس و مافوق خود در کارها و آسان‌تر کردن کارها برای او داشته باشد. برای این کار کافی است بدانید که چه چیزی رئیس‌تان را خوشحال می‌کند و چه چیزی او را ناخشنود می‌سازد. برای شروع می‌توانید ترتیب یک ملاقات دوستانه با رئیس‌تان در یک مکان خصوصی و خلوت را بدهید و طی آن سوالات زیر را از او بپرسید:

شما دوست دارید چگونه و در چه فواصل زمانی از وضعیت پیشرفت پروژه آگاه شوید؟ دوست دارید از طریق تلفن با شما تماس بگیرم یا با ارسال ایمیل؟ آیا موضوع یا نکته مهمی هست که من باید حتما از آن مطلع باشم؟ اولویت‌های اصلی شما کدامند؟ من چگونه می‌توانم به آسان‌تر شدن کارهایتان کمک کنم؟ چگونه می‌توانم از بازخورد‌ها و نظرات شما درباره کارم آگاه شوم؟ چگونه می‌توانم بفهمم که انتظاراتتان از من برآورده شده است؟

خوان دوم: شناخت درست کارکنان

دومین گام اساسی و مهمی که یک مدیر تازه کار باید در ۹۰ روز اول دوران مدیریتی خود بردارد، به شناخت درست و دقیق کارمندان و زیردستان او مربوط می‌شود. یک مدیر موفق کسی است که خیلی زود از توانایی‌ها و نیازهای کارکنانش مطلع شود و به روشنی بداند که چه چیزهایی برای آنها مهم است و چه چیزهایی آنها را نگران می‌کند. در این مرحله مدیران باید بیشتر شنونده و بیننده باشند و افرادشان را به مشارکت دعوت کنند. در این مرحله مدیر از یکسو باید نقش خود به عنوان یک مادر دلسوز و مهربان را ایفا کند که به درد دل فرزندان خود گوش می‌دهد و هم مثل یک پدر قدرتمند و محکم عمل کند که چارچوب‌ها و الگوهای عملکردی را به فرزندان خود گوشزد کند و وظایفشان را برای آنها مشخص کند. در جریان همین تعاملات و دیدارهای اولیه است که اقتدار مدیریتی و شخصیت کاریزماتیک مدیر برای کارکنانش به اثبات می‌رسد.برای نیل به این مقصود، در گام اول باید ترتیب یک مهمانی خودمانی و دوستانه را با کلیه اعضای تیم تحت رهبری‌تان بدهید و طی آن سوالات زیر را از آنها بپرسید:

* نظر شما درباره من به عنوان مدیر جدیدتان چیست؟

* شما دوست دارید چه چیزی راجع به من بدانید؟

* دوست دارید من چه چیزهایی درباره تیم کاری‌مان بدانم؟

* چه عاملی بیش از هر چیز دیگری به شما احساس غرور می‌دهد؟

* نظر شما راجع‌به پیوستن من به تیم‌تان چیست؟

* مشکلات و نکاتی که من باید از آنها آگاه شوم کدامند؟

* یک سوال که شما می‌ترسید آن را مطرح کنید کدام است؟

* فکر می‌کنید من برای موفق شدن در کار جدیدم باید از چه چیزهایی آگاهی یابم؟

* فکر می‌کنید دشواری‌ها و چالش‌های مدیریتی من در آینده چه خواهد بود؟

گام دوم: در مرحله بعد، ترتیب جلسات نفر به نفر با هر کدام از کارکنانتان را بدهید و در آنها سوالات زیر را از آنها بپرسید:

* کارها چطور پیش می‌رود؟

* چه چیزی بیش از هر چیز تو را خوشحال یا ناراحت می‌کند؟

* اولویت اصلی‌ات در کار چیست؟

* موانع اصلی بر سر راه عمل به وظایف تو کدامند؟

* نظرت راجع به من چیست؟

* من چگونه می‌توانم به تو در کارهایت کمک کنم؟

خوان سوم: شناخت درست شغل‌تان

یکی از اولویت‌های کاری هر مدیر تازه‌کاری آگاهی یافتن دقیق و سریع از شرح وظایف و نقش‌های مدیریتی جدید خود است. بنابراین شما باید در اولین فرصت از مسوولیت‌های کلیدی و اساسی خود مطلع شوید و مشکلات و موانع را شناسایی کنید. برای این کار لازم است ترتیب جلسه‌ای با مدیر قبلی که شما جانشین او شده‌اید بدهید و طی آن سوالات زیر را مطرح کنید: آیا امکان دارد فهرستی از مسوولیت‌ها و اختیاراتی که من خواهم داشت در اختیار من قرار دهید؟ اولویت‌های کاری من در ابتدای تصدی پست جدیدم کدامند؟ شما در زمان مدیریت‌تان با چه چالش‌هایی روبه‌رو بودید؟ فرآیند بودجه‌بندی در اینجا چگونه است؟ من باید در کارم با چه محدودیت‌هایی روبه‌رو شوم؟ شما چه توصیه‌ای برای من دارید؟

(ادامه دارد)