چرا چابکی سازمانی سودآوری را به دنبال دارد؟

طی دهه اخیر، ما به مطالعه اثرات طیف گسترده‌ای از الگوهای مدیریتی بر جنبه‌های مختلف سلامت سازمانی پرداخته‌ایم (تعریف ما از سلامت سازمانی، توانایی یک سازمان برای همسوسازی، اداره کردن و بازسازی خود با سرعتی بیش از رقبایش به منظور حفظ عملکرد بالاتر از حد معمول در طول زمان است). این تحلیل که براساس نظرات جمع‌آوری شده از بیش از دو میلیون تکمیل‌کننده پرسش‌نامه در بیش از هزار شرکت انجام شده است، به‌عنوان مبنایی ثابت برای درک نقش رو به افزایش مولفه‌های خاص سازمانی و رهبری در سلامت و حرکت رو به جلو یا رو به عقب سازمان‌های مورد مطالعه لحاظ شده است.

ما پیش از این، زمان زیادی را به بررسی فرآیندها و ساختارهایی که موجب تقویت ثبات سازمانی (Organizational Stability) می‌شوند، اختصاص داده بودیم. اما از نوامبر ۲۰۱۳ تا اکتبر ۲۰۱۴ برای اولین بار، سوالاتی را به پرسش‌نامه‌ها افزودیم که مربوط به سرعت (Speed) و انعطاف‌پذیری (Flexibility) می‌شد. هدف ما کشف این نکته بود که رهبران و مدیران سازمانی هنگام مواجهه با چالش‌ها تا چه اندازه سریع حرکت می‌کنند و سازمان‌ها با چه سرعتی می‌توانند خود را با شیوه‌های جدید مدیریتی وفق دهند. این مجموعه سوالات جدید که به سوالات قبلی اضافه شده بود، مبنای جدول ساده‌ای را تشکیل داد که در یک محور به بررسی سرعت و در محور دیگر به بررسی ثبات می‌پرداخت. مشخص شد که این جدول به‌طور شگفت‌انگیزی امکان پیش‌بینی دقیق شاخص سلامت سازمانی و همچنین عملکرد سازمانی را فراهم می‌آورد. طبق تعریف ما، شرکت‌هایی که می‌توانند دو مولفه سرعت و ثبات را به خوبی با یکدیگر ترکیب کنند، شرکت‌های چابک (Agile) نامیده می‌شوند.

امروزه هیچ‌کس انتظار ندارد که شرکت‌های کُند بتوانند در فضای رقابتی کسب‌وکار دوام بیاورند. همچنین منطقی است که بپذیریم موفقیتی که با سرعت تغییرات زیاد و بدون بهره‌گیری از فرآیندها و ساختارهای ثبات‌بخش به دست می‌آید، به سختی می‌تواند در بلندمدت تداوم داشته باشد. هنوز بسیاری از مدیران هستند که نه‌تنها معتقدند سرعت و ثبات در سازمان‌ها در دو جهت مخالف یکدیگر عمل می‌کنند، بلکه بر این باورند که این دو مولفه با یکدیگر همبستگی منفی نیز دارند. هر چند آخرین تحقیقات ما ثابت می‌کند که نه‌تنها این باور صحیح نیست، بلکه عکس آن صادق است. تمامی ۳۷ الگوی مدیریتی که ما آنها را زیر ذره‌بین برده‌ایم، وقتی با دو مولفه سرعت و ثبات به طور ترکیبی همراه شدند، علاوه بر شاخص‌های فرعی نمایه سلامت سازمانی (Organizational Health Index)، در مقدار کلی این نمایه نیز نتایج بهتری را ثبت کردند. در چهار الگو از ۳۷ الگوی مدیریتی که شامل مدیریت مالی، مشوق‌های مالی، بهره‌گیری از ایده‌های خارجی و وارد ساختن کارکنان در شکل‌دهی چشم‌انداز سازمانی بود، دو مولفه سرعت و ثبات، تاثیرات مثبت شگرفی را در نتایج ایجاد کردند.

شکل ۱

شرکت‌های کمی در هر دو نمایه سرعت یا انعطاف‌پذیری امتیاز خوبی کسب کردند. حدود ۵۸ درصد وضعیتی نزدیک به متوسط داشتند.

مطابق شکل ۱، وقتی ۱۶۱ شرکت‌ را در گروه‌های مختلف براساس امتیاز نسبی نمایه ثبات و سرعت تقسیم‌بندی کردیم، نتایج جالب زیر به دست آمد:

• به طور نسبی تعداد کمی از شرکت‌ها در دسته شرکت‌های چابک جای گرفتند. ۵۸درصد ‌آنها از نظر دو نمایه سرعت و ثبات وضعیت متوسطی داشتند.

• ۲۲ درصد از کل شرکت‌های بررسی وضعیت کُند یا ناپایدار داشتند. گروهی که ما ‌آنها را یا به‌عنوان به دام افتاده یعنی کُند و باثبات (۱۴ درصد از کل نمونه) یا دیوان‌سالار (بوروکراتیک) (۸ درصد باقیمانده) توصیف می‌کنیم. این شرکت‌های کُند عموما از نظر نمایه سلامت سازمانی (OHI) نیز امتیاز پایینی دارند. در واقع ‌آنها در یک چهارم بالایی جدول رده‌بندی شرکت‌ها از نظر مقدار کلی نمایه سلامت سازمانی، کمترین حضور را دارند. درصد حضور شرکت‌های به دام افتاده و دیوان‌سالار (بوروکراتیک) در این محدوده از جدول رده‌بندی، به ترتیب ۵ و ۱۷ درصد است.

• ۲۰ درصد از شرکت‌هایی که مورد مطالعه قرار گرفتند از نوع شرکت‌های سریع بودند. از این بین، هشت درصد از شرکت‌ها از نوع سریع، خالص و ساده بودند، گروهی که ما ‌آنها را کسب‌وکار نوپا (start-up) می‌نامیم (این شرکت‌ها در واقع از نوع کسب‌وکار نوپا نیستند، ولی ویژگی‌های یک کسب‌وکار نوپا را دارند). ۱۲ درصد باقیمانده را چابک می‌نامیم که شرکت‌هایی هستند که سرعت را با ثبات به خوبی ترکیب کرده‌اند. شرکت‌هایی که در این دسته‌بندی قرار می‌گیرند، همگی از نظر امتیاز کلی نمایه سلامت سازمانی وضعیت بهتری نسبت به سایر شرکت‌های مورد مطالعه دارند. ضمن اینکه شرکت‌های چابک فاصله بیشتری با سایر شرکت‌ها دارند و حدود ۷۰ درصد ‌آنها در میان یک‌چهارم بالایی جدول رده‌بندی شرکت‌ها از نظر نمایه سلامت سازمانی قرار می‌گیرند.

با مشاهده عملکرد خیره‌کننده شرکت‌های چابک، تصمیم گرفتیم برای درک بهتر مشخصه‌ها و مزایای چابکی سازمانی، تحلیل‌های بیشتری انجام دهیم. برای مثال، ۱۰ الگوی مدیریتی را مورد شناسایی قرار دادیم که چابک‌ترین شرکت‌ها را از کُندترین شرکت‌ها متمایز می‌کرد (شکل ۲). این تحلیل نتایج زیر را در برداشت:

• در میان شرکت‌های چابک دو الگوی مدیریتی شفافیت نقش سازمانی و انضباط عملیاتی جایگاه ویژه‌ای داشت، در حالی که این دو الگو در شرکت‌های کُند به چشم نمی‌خورد. این دلیل محکمی است که نشان می‌دهد آن چیزی که شرکت‌های چابک را متمایز می‌سازد، توانایی ‌آنها برای برقراری تعادل بین اقدام فوری و تغییر سریع از یکسو و شفافیت، ثبات و ساختار سازمانی از سوی دیگر است.

• سازمان‌های چابک ماشین‌های قدرتمندی برای نوآوری و یادگیری هستند. عملکرد ‌آنها در سه الگو از چهار الگوی مرتبط با نوآوری و یادگیری، متمایز و سطح بالا است. این سه الگو عبارتند از نوآوری از بالا به پایین، بهره‌گیری از ایده‌های بیرونی و به اشتراک‌گذاری دانش.

• شرکت‌های چابک در انگیزش‌دهی به کارکنان نیز توانمند عمل می‌کنند. پنج الگوی مدیریتی هستند که در این زمینه تاثیرگذارند و از این بین، شرکت‌های چابک در دو الگوی مدیریتی ایجاد ارزش‌های سازمانی معنادار و رهبری الهام‌بخش عملکرد بسیار قدرتمندی دارند.

شکل ۲

موفقیت‌های یکی از چابک‌ترین شرکت‌های مورد مطالعه که یک شرکت برون‌سپاری فرآیندهای کسب‌وکار بود، اهمیت تعادل‌بخشی بین دو مؤلفه سرعت و ثبات را بیش از پیش روشن ساخت. این شرکت که در حال رشد و از نظر مالی موفق است، با ورود به محدوده‌های جغرافیایی جدید به سرعت توانست سهم بازار قابل‌توجهی را به دست آورد، ضمن اینکه همزمان توانست از بازارهایی که رو به نابودی بودند به سرعت خارج شود. در سال ۲۰۱۴، این شرکت با چنان کارآیی توانست خود را از بازارهای زیان‌ده خلاصی ببخشد که از طریق بالا بردن اثربخشی عملیاتی در بازارهای سودده، به سرعت فرآیند کاهش سود خود را متوقف کرد. در نتیجه این شرکت موفق شد کماکان به روند افزایش درآمد خالص خود ادامه دهد.

حال بیایید به یک شرکت دیوان‌سالار (بوروکراتیک) و یک کسب‌وکار نوپا که مورد مطالعه قرار گرفته‌اند نگاهی بیندازیم. اولی یک شرکت پیشرو در زمینه خدمات حرفه‌ای حسابرسی، مالیات و مشاوره‌های مالی است. فرآیندها و ساختارهای این شرکت به میزان زیادی دارای ثبات هستند. البته که فعالیت‌های این صنعت تا حد زیادی توسط نهادهای دولتی و قانونی کنترل و تنظیم می‌شود. اما به‌رغم آن که رقبای این شرکت راه‌هایی برای حرکت سریع‌تر یافته‌اند، این شرکت کماکان به پیروی از الگوهای قبلی برای به حداقل رساندن ریسک اقامه دعوی قضایی علیه خود ادامه می‌دهد.

برای مثال این شرکت عامدانه از ذخیره کردن نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان خود اجتناب می‌کند که در مقایسه با بسیاری از شرکت‌هایی که پایگاه داده دقیقی از عملکرد و توانمندی‌های کارکنان خود دارند، انتخابی غیرمعمول است. ضمن اینکه هیات‌مدیره شرکت به طور کامل از اشخاص مسنی تشکیل شده است که بسیاری از ‌آنها جویای به دست آوردن پُست مدیرعاملی هستند و همین دشواری‌های تصمیم‌گیری در شرکت را افزایش می‌دهد. جای شگفتی نیست که این شرکت در اکثر حوزه‌های عملکردی صرفا دنباله‌رو رقبای خود است.

توضیحات شکل:

۱- امتیازهای نمایه سلامت سازمانی بر اساس دو نمایه سرعت و ثبات نرمال‌سازی شده است تا نقش این دو نمایه پررنگ‌تر نشان داده شود.

۲- اینها شرکت‌هایی هستند که از نظر عملکردی بسیار شبیه کسب‌وکارهای نوپای کوچک (Small start-ups) هستند (هر چند واقعا کسب‌وکار نوپا نیستند).

۳- مقدار متوسط با لحاظ کردن ± نیم درصد انحراف معیار درج شده است.

کسب‌وکار نوپای مورد بررسی یک شرکت مشارکتی بین دو واحد از دو شرکت فناوری عظیم است که یکی از ‌آنها در آمریکای شمالی و دیگری در اروپا فعالیت می‌کند. خط تولید محصول اصلی این شرکت یک ابزار ارتباطی است. این شرکت موفق شد محصولی را تولید کند که ضمن بُردن جایزه‌های مختلف، تقاضای زیادی را نیز در بازار ایجاد کند. این محصول صرفا توسط یک نفر طراحی شد، اما مهارت‌های این فرد برای گام بعدی توسعه محصول شرکت کفایت نمی‌کرد. به دلیل عدم توجه به امکان تکرار فرآیندهای نوآوری، شرکت نتوانست محصول موفق دیگری تولید و روانه بازار کند. در نتیجه سرعتی که در ابتدای کار جزو مشخصه‌های اصلی این شرکت بود به سرعت محو شد و جای خود را به رقابت‌های درون‌سازمانی بین دو بخش تشکیل‌دهنده مشارکت داد. ‌آنها آنقدر به رقابت‌های درون‌سازمانی ناسالم خود ادامه دادند که از تهدیدات بیرونی غافل شدند. امروزه از آن شرکت به‌عنوان ستاره‌ای که یک بار درخشید و پس از آن خاموش شد، یاد می‌شود.

تحقیقات اخیر ما همچنین نشان‌دهنده ارتباط قوی بین سلامت سازمانی و ارزش‌آفرینی است. شرکت‌هایی که از نمایه سلامت سازمانی بالاتری برخوردار بودند در مقایسه با سایر شرکت‌ها، در بلندمدت بازگشت سرمایه به مراتب چشمگیرتری را برای سهامداران خود به ارمغان ‌آوردند. ما بر پایه تحقیقات خود به این واقعیت دست یافته‌ایم که سرعت و ثبات (که ترکیب ‌آنها چابکی را ایجاد می‌کند) دو شتاب‌دهنده مهم برای بهبود سلامت و عملکرد سازمانی محسوب می‌شوند.