بهبود شرایط سازمان با معنادارکردن فر آیند‌ها

مترجم: فریبا ولیزاده

منبع: switchandshift

بنا بریافته‌های یکی از نظر سنجی‌های اخیر Gallup ۷۰ درصد از ما تعهد و تعلق خاطری نسبت به شغل خود و سازمانی که در آن مشغول کار هستیم، نداریم. به این معنی است که هر هفت نفر از ۱۰ نفر از ما هم‌اکنون در سرکار یا این مقاله را می‌خوانند یا سرگرم بازی Candy Crush در گوشی تلفن همراه خود هستند. در میان این ۷۰ درصد، ۲۰ درصد تقریبا هیچ تعلق خاطری به سازمانشان ندارند و به بیان دیگر، در روند تخریب رفتارهای محل کار خود فعالانه مشارکت دارند.

تمامی این آمار و ارقام حاکی از معضلی واقعی برای شرکت‌ها و کسب وکارهایی است که در تلاش هستند با کمترین منابع بهترین عملکردها را داشته باشند. مسلما گزینه‌های مالی و پرداخت‌های بیشتر بهترین واکنش در قبال نیروی کاری با ویژگی‌های مذکور (و حفظ کارکنان متعهد) نیست. راهبرد مناسب چیزی جز معنا بخشیدن نیست که اغلب در قالب اهمیت دادن به نیروی انسانی و تعیین‌کننده‌ترکردن نقش آنان تعریف می‌شود. معنادار کردن فرآیندی است که به واسطه آن مشارکت، اجرا و پیاده سازی و بهبود عملکرد در دراز مدت تحقق پیدا می‌کند.

معنادار کردن نوعی مزیت رقابتی تلقی می‌شود. کسب‌وکارها و سازمان‌های قدرتمند و ماهر همواره در پی معنا بخشیدن به محیط سازمان هستند و اغلب در سایه تعهدی قابل ملاحظه، ۲۷ درصد سودآوری بیشتر، ۵۰ درصد فروش بیشتر و ۵۰ درصد وفاداری بیشتر در میان مشتریان را تجربه می‌کنند و این معنای واقعی یک مزیت رقابتی است. در این میان رهبران سازمانی نیز در تلاش هستند محیط کاری تمام عیار برای اعضای سازمان خود فراهم کنند، تا مزیتی عاطفی نیز در سازمان ایجاد شود.

با این اوصاف، به نظر شما رهبران سازمانی چگونه شرایط سازمان را برای معنادار کردن فرآیندها بهبود می‌بخشند؟ در ادامه هفت راز آنان را بازگو می‌کنیم:

۱. کارهایی را انجام دهید که اهمیت دارند

کارهایی که برای شما، برای دیگران و برای سازمان مهم هستند، را انجام دهید. می‌توان از دو منظر متفاوت به ماجرا نگاه کرد. دیدگاهی که به شما امکان می‌دهد تا چارچوب‌های شغلی خود را بازتعریف کنید و دیدگاهی که شما را در بررسی نحوه اختصاص زمانتان کمک می‌کند. وقتی می‌دانید که در سمت و سوی اهداف و اصول خود قدم بر می‌دارید می‌توانید اطمینان داشته باشید که کاری مهم‌تر از آنچه انجام می‌دهید، ندارید. وقتی از اهدافمان به‌خوبی اطلاع داریم، در این صورت می‌دانیم که چه کارهایی اولویت و اهمیت دارند. اختصاص زمانی برای ارزیابی اهداف شخصی یکی از مهم‌ترین اقدامات است. بهتر است همواره اهداف و اصول مورد نظرتان را مرور کنید تا به این ترتیب امکان بازبینی اقدامات خود را داشته باشید. به این ترتیب، انگیزش و عملکرد بهبود یافته و حتی در بدترین شرایط هم قابل تحقق خواهند بود.

۲. تعهد نسبت به ایجاد محیطی یادگیرنده

این اصل یکی از مبانی مورد نیاز بهبود سطح انرژی و ارتقای رشد شخصی است. محققان سال‌ها بر این باور بوده‌اند که وقتی ما خود را در فرآیند یادگیری و رشد می‌یابیم، نوعی حس رقابت درونمان شکل می‌گیرد که به نوبه خود تاثیر بسزایی در معناردار کردن فعالیت‌ها در محل کار دارد. پیشگامان سازمان‌های یادگیرنده معتقد هستند که افزایش میزان یادگیری در سازمان‌ها بیشترین تاثیر را در ایجاد مزیت رقابتی دارد. مسلما تبدیل حلقه‌های اجرا به حلقه‌های یادگیری امری دشوار است اما متعهد ماندن نسبت به فرآیندهای اجرا نیز به نوبه خود محرک تاثیرگذاری در ارتقای میزان انگیزش و افزایش حس تعلق به سازمان است.

۳. تقویت عزت نفس

این اصلی بسیار ارزشمند است. امروز بیش از هر زمان دیگری به عزت نفس نیاز داریم. مطالعه اخیر نشان می‌دهد که سلامت عاطفی افراد در محیط‌های دانشگاهی در سطوح بسیار پایینی قرار دارد که یکی از عواقب جانبی، اما مستقیم عزت نفس پایین است. در این میان، در محل کار نیز تلاش‌ها برای افزایش میزان عزت نفس افراد ادامه دارد. دو روانشناس اجتماعی به نام‌های Roy Baumeister و Edward Jones پس از بررسی‌های فراوان به این نتیجه رسیدند که کارکنان پس از دریافت بازخورد منفی درخصوص جوانب خاص شخصیتی خود، در مقایسه با گروهی که چنین بازخوردی دریافت نکرده‌اند، به سایر ویژگی‌های نامرتبط شخصیت خود دیدی مثبت پیدا می‌کنند. چنین رویکردی طبیعی است، عزت نفس مورد حمله قرار گرفته است و ناخودآگاه برای محافظت از آن به مبارزه بر می‌خیزد.

۴. مشارکت و خودمختاری آزادانه

همان‌طور که یافته‌های مطالعات مختلف نشان می‌دهد، فراهم کردن فضای مشارکت در فرآیند تصمیم‌گیری برای کارکنان نکته‌ای بسیار مهم است. در شرایطی که افراد احساس کنند نقشی تاثیرگذار در تحقق اهداف دارند، فعالیت‌های شغلی شکلی معنادار به خود خواهند گرفت، زیرا چنین تاثیرگذاری اثباتی بر قدرتمندی آنان است و دال بر برخورداری از توان ایجاد تفاوت‌های واقعی در سازمان. متاسفانه، تمایل به مشارکت امروزه در محیط‌های کاری چندان قابل تحقق نیست. شرکت Towers Watson در بررسی ویژگی‌های محیط کار جهانی نشان داد که ۳۹ درصد پاسخ‌دهندگان به نظرسنجی معتقد هستند مدیریت سازمان آنان را به صورت کارآمدی در اتخاذ تصمیمات مرتبط دخالت می‌دهند. نسبتی تقریبا به همان اندازه کم، معتقد هستند که سازمانشان براساس پیشنهادها و درخواست‌های کارکنان عمل می‌کند. در مقایسه، ۶۶ درصد کارکنانی که بسیار متهعد شناسایی شده بودند، اظهار کردند که سازمان از نظرات آنان در فرآیندهای سازمانی بهره می‌گیرد. نکته کلیدی در این میان این است که باید تصمیم‌گیری را به عنوان فرآیند و فلسفه‌ای تلقی کرد که کارکنان را در بهبود تاثیرگذار ی نقش شان یاری می‌رساند. اگر مشارکت در فرآیندهای تصمیم‌گیری برای کارکنان از اهمیت برخوردار است بنابراین باید فضایی مساعد برای تصمیم‌گیری‌های قدرتمندانه و تاثیرگذار برای آنان فراهم کرد. براساس گزارش مجله شخصیت و روان شناسی، مهم‌ترین عوامل تاثیرگذار در افزایش سطح شادی و رضایتمندی در زندگی شخصی افراد زیبایی ظاهری یا توان مالی و حتی شهرت نیست. این مولفه کلیدی چیزی جز آزادی نیست. تحقیقات نشان می‌دهد هرچه کارکنان از آزادی مناسبی بر خوردار باشند به همان اندازه از ویژگی‌های شخصیتی خود در بهبود عملکرد شغلی شان بهره خواهند گرفت.

۵. ایجاد فرهنگ حمایت

کسب اطمینان از اینکه کارکنان با تمام وجود و با بیشترین میزان تمرکز در محل کار حاضر می‌شوند، نکته‌ای بسیار مهم است. سازمان‌هایی که توجه کافی به کارکنان خود معطوف می‌دارند، فضایی برای ایجاد سطح جدیدی از ارتباطات به وجود می‌آورند که باعث ایجاد حس تعلق خاصی نسبت به چیزی ارزشمند در آنها می‌شود. چنین ارتباطاتی منجر به ایجاد احساس عمیق تعلق می‌شود که منبعی سرشار از انگیزش برای انسان است. ایجاد فرهنگ حمایت باعث افزایش روحیه افراد و ارتقای سطح بهره‌وری سازمان می‌شود. جیم گودیر، مدیرعامل شرکت SAS، معتقد است «با کارکنان چنان رفتار کنید که گویی بنیانگذار تحولی شگرف هستند یا دست کم در آینده به چنین موفقیتی دست پیدا خواهند کرد».

۶. به دیگران کمک کنید تا جایگاه خود را دربیایند

به عنوان یک رهبر سازمانی، وظیفه دارید معنا‌ها را در سازمان پرورش دهید و این یک وظیفه انکارناپذیر است. به واسطه ارتباطات با دیگران (و البته خود) کمک کنید فعالیت‌های شغلی را معنا بخشند. در فرآیند ارتباطات، وقتی احساسی خاص را در افراد ایجاد می‌کنید یا الهام بخش حس اعتماد به نفس در آنان هستید، اطمینان خاطر روزافزونی را به ارمغان آورده‌اید و این معرف تفاوت‌های کوچک اما مهم موجود میان تعهد و عدم تعلق یا فعالیت معنادار یا بی‌معنی است.

۷. پاکسازی فضای سازمان از رفتارهای نامناسب

اگر اجازه دهید رفتارهای بی معنا به پشت در‌های سازمان شما برسند، تمامی تلاش‌های شما در نقش رهبری که به دنبال ارتقای انگیزش پیروان خود است بی فایده خواهد بود. چنین رفتارهایی به ۴ طریق شکل می‌گیرند: زمانی‌که فضای لازم برای تخریب حس اطمینان، حس اعتماد و حس امیدواری در سازمان فراهم باشد. احساس اطمینان زمانی از میان می‌رود که کارکنان به رفتارهایی نظیر عدم هماهنگی، عدم انسجام و فعالیت‌های انفرادی گرایش پیدا می‌کنند. حس امیدواری زمانی به خطر می‌افتد که به سرعت به نقد افراد روی می‌آورید و دیگر خبری از ستایش کارکنان نیست. احساس انسجام در سازمان به واسطه رفتارهایی به شدت رقابتی تخریب می‌شود. مهم‌ترین رویکرد ایجاد آگاهی از وجود چنین رفتارهای مسموم و مخرب محیط شغلی سالم است. سپس سعی کنید تمامی این رفتارها را هر کجای سازمان و در هر شخصی با هر نقش و سمتی ریشه کن کنید. شگفت‌آورترین شکل انگیزش در سازمان‌های امروزی چیزی نیست جز معنا بخشیدن به امور. همواره سعی کنید روش‌هایی را برای پرورش محیط و الزامات معناسازی فراهم آورید، در این صورت پرده از رازی برخواهید داشت که ارزش دشواری‌های کاوش را خواهد داشت.