کلید موفقیت، شناسایی وظایف مناسب و افراد مناسب است
چرا مدیران از واگذاری وظایف اجتناب می‌کنند؟
اگر شما همه کارها را به تنهایی بر عهده بگیرید، هر چقدر هم که تلاش کنید، میزان محدودی از کارها را انجام خواهید داد. به هر حال، شما انسان هستید و در طول روز، مدت زمان معینی را می‌توانید کار کنید. به‌علاوه، وقتی به تنهایی کار می‌کنید، تعداد مشخصی از وظایف را می‌توانید انجام دهید و به تعداد محدودی از افراد می‌توانید کمک کنید و از آنجا که تعداد افرادی که به آنها کمک می‌کنید، ثابت است، موفقیت شما محدود به این متغیرها خواهد بود.
وقتی در کار خود مهارت دارید، دیگران از شما انتظار دارند که بیشتر با آنها همکاری کنید و این باعث می‌شود فشار کار و مشغله شما بیشتر شود و ناتوانی در انجام کوهی از درخواست‌ها، موجب احساس اضطراب و نارضایتی در شما می‌شود و در نتیجه، دیگران از شما مایوس خواهند شد.اما اگر یک فرصت کاری فوق‌العاده به شما پیشنهاد شد (مثل یک پروژه)، می‌توانید با شکستن این محدودیت‌ها، موفقیت خود را تضمین کنید. یکی از بهترین راه‌ها برای شکستن محدودیت‌ها این است که انجام بخشی از کارها را به دیگران واگذار کنید. اگر در واگذاری وظایف مهارت داشته باشید، می‌توانید در کمترین زمان، یک تیم موفق و قدرتمند تشکیل دهید. همچنین می‌توانید به درخواست‌های تک تک افراد رسیدگی کنید. از این رو، واگذاری وظایف یک مهارت حیاتی است و کسب آن، بر همگان لازم و ضروری است.
چرا مردم از واگذاری وظایف اجتناب می‌کنند؟
برای آنکه واگذاری را یاد بگیریم، ابتدا باید به این سوال پاسخ دهیم که «چرا مردم از واگذاری وظایف فراری‌اند؟» بگذارید ساده بگویم. مردم از واگذاری وظایف دوری می‌کنند چون این کار زحمت دارد. فرض کنید که می‌خواهید برای تبلیغ خدماتی که ایده‌اش را خودتان داده بودید، بروشوری طراحی کنید و محتوایش را آماده کنید. از آنجا که این ایده برای شماست و از کم و کیف آن خبر دارید، احتمالا ترجیح می‌دهید همه کارها را خودتان به تنهایی انجام دهید و می‌گویید: «این طور راحت‌ترم.» اما بلافاصله این سوال پیش می‌آید که «آیا این بهترین راه برای استفاده بهینه از زمان است؟»
شاید انجام کارها به تنهایی، در ظاهر آسان به نظر برسد چون مجبور نیستید استراتژی خود را برای دیگران توضیح دهید. اما به این دو دلیل، بهتر است وظایف را تقسیم کنید:
۱. اولا، از آنجا که شما مسوولیت هدایت پروژه را بر عهده دارید، اگر وظایف را تقسیم کنید، می‌توانید مهارت‌های خود را در جهت توسعه استراتژی به کار ببرید. در این میان ممکن است ایده‌های جدید به ذهنتان برسد. اما اگر تمام مسوولیت را خودتان به تنهایی به دوش بکشید، نمی‌توانید از زمان خود به‌طور بهینه استفاده کنید.
۲. ثانیا، وقتی دیگران را در انجام پروژه مشارکت می‌دهید، در واقع به رشد و تقویت مهارت‌ها و توانمندی‌هایشان کمک کرده‌اید. در نتیجه، اگر بعدها پروژه مشابهی پیش بیاید، می‌توانید با اطمینان خاطر، آن را به اعضای تیمتان محول کنید و مطمئن باشید که همه چیز به خوبی پیش خواهد رفت، بدون اینکه مجبور باشید دائما در کارها دخالت کنید.
با واگذاری وظایف، می‌توانید زمان و مهارت‌هایتان را گسترش دهید. از سوی دیگر، تقسیم وظایف به رشد و پیشرفت کارکنان کمک می‌کند تا از همه پتانسیل‌های خود در سازمان استفاده کنند.
کدام وظایف را بهتر است واگذار کنیم؟
واگذاری اگر بجا و به موقع باشد، به نفع همه است. البته این به آن معنا نیست که هر وظیفه‌ای را می‌توان واگذار کرد. برای تعیین اینکه کدام وظایف بهتر است واگذار شوند و مناسب‌ترین زمان برای واگذاری چه زمانی است، باید ابتدا این سوالات را از خود بپرسید:
- آیا در تیم شما کسی هست که اطلاعات یا مهارت‌های لازم برای انجام یک وظیفه را داشته باشد؟ یا کسی هست که بتوانید این اطلاعات را در اختیارش قرار دهید؟ باید تصمیم بگیرید. آیا این پروژه آنقدر مهم است که باید خودتان شخصا انجامش دهید یا می‌توانید آن را به دیگران واگذار کنید؟
- آیا امکان رشد و تقویت مهارت‌های فرد از طریق اجرای این وظیفه وجود دارد؟
- آیا این احتمال وجود دارد که در آینده پروژه یا وظیفه مشابهی پیش بیاید؟
- آیا برای واگذاری موثر این مسوولیت، به اندازه کافی زمان دارید؟ باید آنقدر زمان داشته باشید که فرد را آموزش دهید، روند پیشرفتش را بررسی کنید، به سوالات پاسخ دهید و در صورت لزوم، کار را به فرد دیگری بسپارید.
- آیا این وظیفه‌ای است که قابل واگذار کردن باشد؟ بعضی از کارها در موفقیت بلندمدت سازمان نقش تعیین‌کننده دارند و نیازمند توجه شما هستند. به‌عنوان مثال، استخدام یک نیروی مناسب برای تیم از جمله وظایفی است که بهتر است به جای واگذار کردن آن به کارکنان، خودتان شخصا انجامش دهید، به دلیل حساسیت و اهمیتی که دارد.
اگر پاسخ بیشتر سوالات یا دست کم بعضی از آنها مثبت بود، این یعنی بهتر است آن مسوولیت را به فرد دیگری بسپارید. با وجود این، حتی اگر شرایط لازم برای واگذاری یک وظیفه وجود داشته باشد، ضمانتی وجود ندارد که آن وظیفه با موفقیت انجام شود. دراین فرآیند فردی که وظیفه به او محول می‌شود و برنامه‌ریزی شما برای انجام آن وظیفه نیز در موفقیت آن تاثیرگذارند.
نکاتی که باید رعایت کنید:
سایر عواملی که در (موفقیت یا عدم موفقیت) واگذاری یک مسوولیت نقش دارند، از این قرارند:
۱. خط زمانی یا مهلت انجام پروژه. باید این سوالات را در نظر داشته باشید:
- آیا برای انجام این کار به اندازه کافی وقت داریم؟
- در صورت عدم پیشرفت پروژه به شکل مطلوب، آیا زمان اضافی برای واگذاری آن به شخصی دیگر در نظر گرفته ایم؟
- اگر پروژه در موعد مقرر به پایان نرسد، چه پیامدهایی خواهد داشت؟
۲. انتظارات شما پیرامون اجرای پروژه یا یک وظیفه. این انتظارات عبارتند از:
- آیا این پروژه آنقدر حائز اهمیت است که باید به بهترین نتایج دست یابد؟
- آیا در مورد این پروژه، رسیدن به بخشی از نتایج کفایت می‌کند؟
- پیامدهای شکست پروژه چیست؟
- شکست پروژه تا چه حد بر سایر حوزه‌ها تاثیر می‌گذارد؟
وظایف را چگونه واگذار کنیم و به چه کسی؟
هنگام واگذاری یک وظیفه خاص، چند عامل را باید در نظر داشته باشید. برخی از این عوامل عبارتند از:
- وظیفه قرار است به چه کسی واگذار شود؟
- آیا این شخص مهارت ها، دانش و تجربه لازم برای انجام این وظیفه را دارد؟
- فردی که در نظر گرفته اید، چه مهارت ها، دانش و تجربیاتی دارد؟
- آیا زمان و منابع کافی برای آموزش او وجود دارد؟
- سبک کار کردن او را در نظر بگیرید
- او تا چه حد مستقل است؟
- از وظیفه یاپروژه مربوطه چه انتظاراتی دارد؟
- منافع و اهداف بلندمدت او چیستند و آیا این وظیفه در جهت اهداف و منافعش هست یا خیر؟ اگر هست، چگونه؟
- این شخص در حال حاضر تا چه حد مشغله دارد؟
- آیا به اندازه کافی وقت دارد که کار اضافه به او سپرده شود؟
- اگر این وظیفه به او واگذار شود، آیا لازم است که سایر وظایفش دوباره سازماندهی شود؟
نکته: وقتی برای اولین بار وظیفه‌ای را به شخصی واگذار می‌کنید، ممکن است به این نتیجه برسید که اگر خودتان انجامش می‌دادید، زودتر تمام می‌شد. این طبیعی است چون شما در آن زمینه کاملا مهارت دارید اما آن شخص هنوز در مرحله یادگیری است. پس باید صبر داشته باشید. اگر شخص مناسبی را برای انجام آن کار انتخاب کرده و فرآیند واگذاری را به درستی انجام داده باشید، به زودی او به یک فرد ماهر و قابل اعتماد تبدیل خواهد شد.
راز واگذاری موفقیت‌آمیز
برای آنکه واگذاری یک وظیفه موفقیت آمیز باشد، بهتر است این اصول را رعایت کنید:
- نتیجه دلخواه را به‌طور واضح و مو به مو شرح دهید. مثلا محدوده اختیارات، مسوولیت‌ها و پاسخگویی فرد را مشخص کنید.
- اجازه دهید افراد در فرآیند واگذاری مشارکت کنند. باید به آنها اختیار بدهید تا تصمیم بگیرند که چه وظایفی را می‌توانند بپذیرند و در چه زمانی.
- باید میان مسوولیت و حوزه اختیارات فرد، توازن وجود داشته باشد. نمی‌توانید بخشی از مسوولیت را به شخص واگذار کنید اما در عوض، از او انتظار داشته باشید که پاسخگوی همه چیز باشد.
- واگذاری را از پایین ترین سطوح سازمان آغاز کنید. کسانی که در دل کار هستند، بهتر از هر کسی از عهده انجام کارها برمی آیند. آنها از چند و چون فعالیت‌های روزانه سازمان باخبرند. واگذاری وظایف به افراد سطوح پایین، باعث افزایش بازدهی و پیشرفت آنها می‌شود.
- از افرادی که مسوولیت‌ها را پذیرفته‌اند حمایت کنید و برای پاسخگویی به سوالات آنها همواره در دسترس باشید. شما می‌توانید از طریق ارتباطات مداوم، نظارت و تامین اعتبار و منابع لازم، موفقیت پروژه خود را تضمین کنید.
- روی نتایج تمرکز کنید. مهم نیست که کارها چگونه انجام می‌شوند. مهم این است که کارها انجام شوند. روش شما برای انجام یک کار، لزوما بهترین روش نیست. به کارکنان اجازه دهید که کارها را به روش خودشان انجام دهند. با این کار، اعتماد میان شما حاکم می‌شود و امکان موفقیت بیشتر است.
- از هر گونه واگذاری پایین به بالا (upward) بپرهیزید (یعنی هیچ مسوولیتی را به افرادی که در سطوح بالاتر از شما کار می‌کنند، واگذار نکنید). در صورت بروز مشکل، اجازه ندهید که مسوول اجرای پروژه، مسوولیت را گردن شما بیندازد. به دنبال راه حل‌های احتمالی باشید اما جواب را حاضر و آماده در اختیارش قرار ندهید.
- انگیزه و تعهد ایجاد کنید. به افرادی که مسوولیتی را پذیرفته‌اند بگویید که اگر کار را با موفقیت به انجام برسانند، به‌صورت مالی یا غیرمالی از آنها قدردانی خواهد شد. این قدردانی می‌تواند به شکل جوایز نقدی یا فرصت‌های شغلی جدید باشد.- نظارت و کنترل. درباره مهلت انجام کارها گفت‌وگو کنید. زمان‌هایی را برای ارزیابی روند پیشرفت پروژه در نظر بگیرید و بر سر زمان‌بندی‌ها به توافق برسید. تغییرات لازم را اعمال کنید و برای بررسی کارهایی که تحویل داده شده‌اند، وقت بگذارید.
چگونه کنترل اوضاع را از دست ندهیم؟
پس از طی کردن مراحل ذکر شده، اطلاعات لازم را در اختیار کارمندتان قرار دهید. برای او توضیح دهید که چرا او را انتخاب کرده اید، چه انتظاراتی از او دارید، پروژه چه اهدافی را دنبال می‌کند و از چه منابع معتبری می‌تواند استفاده کند. زمان‌هایی را به بررسی روند پیشرفت پروژه و دریافت اطلاعات جدید اختصاص دهید و با کارمندتان به توافق برسید. بگویید که در صورت بروز هر گونه مشکلی باید شما را در جریان قرار دهند. به او اطمینان بدهید که برای پاسخگویی به سوالاتش یا ارائه راهنمایی‌های لازم، همواره در دسترس خواهید بود.هر مدیری باید از «مدیریت ذره‌بینی» (کنترل بیش از حد کارکنان) بپرهیزد. اما این به آن معنا نیست که کنترل اوضاع را از دست بدهید. باید به افراد آزادی عمل بدهید تا توانایی‌هایشان را به کار ببرند اما در عین حال، برای حصول اطمینان از اینکه پروژه به خوبی پیش می‌رود، باید آنها را کنترل و حمایت کنید.
کاری را بپذیرید که قابل قبول باشد
وقتی کاری را که واگذار کرده بودید، تحویل گرفتید، زمان بگذارید و آن را به‌طور کامل بررسی کنید. کار را تنها زمانی بپذیرید که کامل و با کیفیت باشد. اگر کاری را بپذیرید که از آن راضی نیستید، اعضای تیم هرگز یاد نخواهند گرفت که چگونه کارها را به درستی انجام دهند. کاری را تحویل نگیرید که مجبور باشید خودتان از اول انجامش دهید. اگر چنین کنید، برای کارهای خودتان وقت کم می‌آورید.از طرف دیگر، اگر کاری که تحویل گرفتید قابل قبول بود، از کارمندتان قدردانی کنید. قدردانی از کارکنان در افزایش اعتماد به‌نفس و بازدهی آنها تاثیر بسزایی دارد و دفعه بعد که کاری را به آنها سپردید، شاهد بهبود عملکرد آنها خواهید بود. ابتدا ممکن است احساس کنید که واگذاری، اسباب زحمت و دردسر است. اما اگر واگذاری موثر را یاد بگیرید، می‌توانید بخش اعظمی از کارها را به کارکنان بسپارید. وقتی وظایف را اولویت‌بندی می‌کنید، کارکنان به انجام کارهای معنادار و چالش‌برانگیز مشغول خواهند شد و کلید موفقیت در دستان شما خواهد بود.برای آنکه واگذاری موثر باشد، باید وظایفی را که قابل واگذاری هستند شناسایی کنید، آنها را به افراد مناسب محول کنید و فرآیند واگذاری را به درستی انجام دهید. این کار به هیچ وجه آسان نیست اما اگر آن را یاد بگیرید، دستاوردهایتان دوچندان خواهد شد.
ارسال نظر