سیدمحمد اعظمی‌نژاد عضو هیات‌‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران منبع: mindtools شاید شما نیز با این عقیده موافق باشید که با دریافت اطلاعات غلط، خروجی‌های فعالیت‌های شما نیز نادرست خواهد بود. وقتی مدیری گزارش‌هایی نادرست و مبهم از همکاران خود دریافت می‌کند، تصمیمات او نیز بر پایه همین اطلاعات شکل می‌گیرد و می‌تواند به یک نتیجه بحرانی در سازمان تبدیل شود. این اصل در ارتباطات ما با دیگران نیز صادق است چرا که اگر سوالات بی‌ربط و نادرست از دیگران بپرسیم، احتمالا پاسخ‌هایی اشتباه و بی‌ارزش دریافت می‌کنیم.

معرفی ابزار

پرسیدن سوالات درست، کلید اصلی ارتباطات موثر و تبادل اطلاعات محسوب می‌شود. با استفاده از طرح پرسش‌های درست در موقعیت‌های مناسب شما می‌توانید به دستاوردهای مهمی چون جمع‌آوری و کسب اطلاعات بیشتر، ایجاد روابط قوی‌تر با افراد، مدیریت موثر بر دیگران و یادگیری برسید. در این نوشتار ابزار تکنیک‌های پرسش درست به شما معرفی می‌شود.

تکنیک ۱- سوالات باز و بسته: سوالات بسته معمولا به مواردی اطلاق می‌شود که پاسخی در حد یک کلمه یا بسیار کوتاه دارند. برای مثال پاسخ سوالی چون«آیا تشنه هستید؟» به‌طور مشخص «بله» یا «خیر» است. یا پاسخ سوال «در کدام شهر زندگی می‌کنید؟» معمولا در حد نام یک شهر است.

البته سوالات بسته نابجا می‌تواند منجر به آسیب به یک مذاکره و سکوت طولانی شود، بنابراین بهتر است در جریان مذاکرات با دقت نظر کامل از آن استفاده شود.

اما سوالات باز، به گونه‌ای است که پاسخ‌دهنده ناگزیر از بیان دانش، افکار و احساسات درونی خود است. در این‌گونه سوالات معمولا از واژه‌هایی چون «به من بگو...» یا «برای من توضیح بده...» استفاده می‌شود. نمونه‌هایی از سوالات باز می‌تواند این موارد باشد:«در جلسه چه اتفاقی افتاد؟»، «چرا او این‌گونه واکنش نشان داد؟»، «به من بگو چه اتفاقی افتاده؟».

سوالات باز برای موارد زیر مناسب است:

• وقتی قصد دارید سر صحبت را با کسی باز کنید: «تعطیلات چطور بود؟»

• زمانی که می‌خواهید به جزئیات بیشتری برسید: «ما به چه چیزهای دیگری برای رسیدن به موفقیت نیاز داریم؟»

• وقتی که می‌خواهیم نظر شخصی افراد را در مورد موضوعی بدانیم:«در مورد این تغییرات چه نظری دارید؟»

تکنیک ۲- قیف سوالات: این تکنیک با سوالات عمومی آغاز می‌شود و سپس به‌صورت هدفمند و با استفاده از پاسخ‌های مخاطب به کسب اطلاعات جزئی بیشتر با طرح سوالات جزئی‌تر منجر می‌شود. معمولا این روش توسط کارآگاهان برای کسب اطلاعات از یک فرد مطلع استفاده می‌شود. برای مثال نحوه استفاده از این تکنیک برای دریافت اطلاعات از یک شاهد عینی می‌تواند این‌گونه باشد:

سوال: «چند نفر در این درگیری حضور داشتند؟»، پاسخ:«حدود ۱۰ نفر.»

سوال: «نوجوان بودند یا بزرگسال؟»، پاسخ: «اغلب نوجوان بودند.»

سوال: «چه سن و سالی داشتند؟»، پاسخ: «حدود ۱۴ تا ۱۵ سال.»

سوال: «آیا ویژگی، علامت یا مشخصه‌ای داشتند؟»، پاسخ: «بله. کلاه قرمز بیس‌بال با علامت N پوشیده بودند.»

به این ترتیب فرد سوال‌کننده می‌تواند به کشف یک حقیقت از یک ماجرا پی ببرد. این روش می‌تواند در کشف تعارضات سازمانی به‌کار برده شود.

تکنیک ۳- سوالات کاوشی: روشی دیگر برای کسب جزئیات بیشتر، تکنیک سوالات کاوشی است. در این روش سوال‌کننده به دنبال دلایل می‌گردد. یکی از بهترین راه‌حل‌ها در این روش استفاده از واژه «چرا» برای کسب اطلاعات است. استفاده از این تکنیک تا رسیدن به پاسخی کافی برای پرسشگر ادامه می‌یابد. یکی از ویژگی‌های خوب این روش حصول اطمینان از جزئیات است ضمن اینکه در مسیر استفاده از این روش می‌توانید متوجه شوید چه کسانی در رسیدن به پاسخ نهایی مانع‌تراشی می‌کنند.

تکنیک ۴- سوالات راهبردی: در این روش، شما فرد مخاطب خود را به تفکر و تعمق بیشتر وا می‌دارید و البته او را مجبور به انتخاب یک گزینه می‌کنید. فرض کنید به عنوان مدیر ارشد، از مدیر پروژه سازمان خود بپرسید: «فکر می‌کنید این پروژه چقدر تاخیر خواهد داشت؟» با طرح این سوال، این فرض را به وی منتقل می‌کنید که این پروژه سر موعد مقرر تحویل نخواهد شد!

یا اگر بخواهید ذهنیت خود را به مخاطب القا کنید، می‌توانید از این روش استفاده کنید. مثلا بپرسید: «فلانی، فرد بسیار موثری در شرکت است، این‌طور نیست؟!»

تکنیک ۵- سوالات خبری: این نوع سوال در حقیقت، گزاره‌ای است که از زبان شما در قالب یک سوال مطرح می‌شود و معمولا انتظاری برای پاسخی از شنونده برای آن ندارید. برای مثال ممکن است در حین یک پروژه خیلی خوب بپرسید: «این پروژه خیلی بی‌نظیر است، این‌طور نیست؟» در حقیقت با این روش تنها شما شنونده را با خود همراه می‌کنید.

مزایای استفاده از ابزار

شاید طرح پرسش بخشی از مکالمات روزمره همه ما باشد، اما استفاده آگاهانه از سوالات می‌تواند منافع و مزایای قابل توجهی برای هر یک از ما داشته باشد، برخی از این موارد به شرح زیر است: یادگیری، ایجاد ارتباطات سازنده، مدیریت و مربیگری، اجتناب از سوءتفاهم، ایجاد فضای کاری دوستانه و مناسب و متقاعدسازی افراد. به خاطر داشته باشید همیشه ساده‌ترین پرسش‌ها بااهمیت‌ترین پرسش‌ها به شمار می‌رود و پاسخی برای آنها وجود ندارد و پرسشی که نتوان به آن پاسخ داد، مانعی است که فراتر از آن نمی‌توان رفت.

www.hrjournalist.com