همچنین تیم‌‌هایی که پلتفرم‌‌های دیجیتال را وارد جلساتی کرده‌‌اند که برخی اعضای آن کنار هم نشسته و برخی اعضای آن مجازی هستند، شرایط مناسبی برای دورکاری دارند. به عنوان مثال، یک شرکت چندملیتی که دفتر مرکزی آن در آمریکا بود، مدت‌ها برای اتاق‌‌های کنفرانس خاص در ساختمان خود برنامه‌‌ریزی می‌کرد. با اینکه شرکت به ظاهر کاملا حضوری کار می‌کرد، حدود ۳۰ درصد اعضای تیم از راه دور مشارکت می‌کردند، چون دفاتر کاری آنها در یک ایالت دیگر یا در یک کشور دیگر بود یا نیاز داشتند آن روز خاص را در خانه بمانند تا لوله‌‌کش بیاید و لوله‌های منزلشان را تعمیر کند. گاهی به خاطر محدودیت‌‌های برنامه‌‌ریزی برای اتاق‌‌های کنفرانس، برای اعضای دورکار مشکلات فنی پیش می‌‌آمد. مثلا در لحظات آخر فضای اتاق عوض می‌شد و آنها نمی‌توانستند وصل شوند. به هر حال، مدت کوتاهی قبل از قرنطینه‌های پاندمی، تیم چابک استفاده از یک پلتفرم رسانه اجتماعی داخلی را شروع کرد که ایمیل و شماره تلفن افراد را تلفیق می‌کند. این پلتفرم به همه امکان می‌‌داد از راه دور یک شماره مشخص را بگیرند و به این ترتیب، نقص‌‌های فنی گذشته رفع شد. به محض اینکه تیم وارد دورکاری تمام وقت شد، قوانینی برای برنامه‌‌ریزی جلسات ایجاد شد و این تحول را آسان‌‌تر کرد. اعضای تیم از قبل، از نظر ذهنی تحول را پذیرفته بودند.

 بهترین تمرین‌‌ها برای تیم‌‌های چابک دورکار

با بررسی تیم‌‌های چابک دورکار - چه تیم‌‌های قدیمی و چه آنهایی که به تازگی تشکیل شده‌‌اند - به پنج تمرین مشترک رسیدم که به افراد امکان می‌دهد در یک فرمت دورکار، انرژی مشارکتی و مولد ایجاد و آن را حفظ کنند. در هر یک از این تمرین‌‌ها، دارایی‌‌های ذاتی دورکاری - مثل بازدهی و سرعت بالا - صرفا با متد چابک سازگار نیستند، بلکه مستقیما در یک راستا قرار دارند. تیم‌‌های چابک دورکار بعد از تیم‌‌های چابک حضوری در درجه دوم قرار نمی‌گیرند، بلکه با یکسری تنظیمات و در برخی موارد، اصول چابک می‌توانند توسط تیم‌‌هایی که در یک دفتر فیزیکی مشترک و رو در رو با هم کار نمی‌کنند، بهتر اجرا شوند. دو تمرین از این پنج تمرین را در این بخش و سه تمرین را در بخش بعدی توضیح خواهیم داد.

تمرین ۱: به تنهایی آماده شوید، هماهنگ با دیگران تمام کنید

تطابق دادن متدهای چابک در یک فضای دورکار، به یک تحول از مشارکت مداوم به سوی فعالیت‌‌هایی که باید وظایف فردی را با تلاش‌‌های مشارکتی با همکاران به صورت همزمان ترکیب کند، نیاز دارد. یعنی دورکاری مستلزم این است که اعضای تیم به صورت غیرهمزمان کار کنند تا فرآیند چابک خود به خودی که در مشارکت رودررو وجود دارد، تسهیل شود. ارسال یک دستور جلسه ساده قبل از جلسات الکترونیک یا درخواست از اعضای تیم برای واکنش نشان دادن نسبت به مسائل کلیدی قبل از شروع جلسه، کمک می‌کند فرآیندهای کوتاه و پربازده بودن جلسه که رویکردهای چابک به آن نیاز دارند، حفظ شود.

پلتفرم‌‌های جلسه مجازی نمی‌توانند شرایط طبیعی برای توفان فکری همزمان را فراهم کنند. در نتیجه، می‌شود از اعضا درخواست کرد قبل از شروع توفان فکری گروهی، تفکرات خود را در یک پلتفرم مشترک یادداشت کنند و این تحول مهمی در همکاری چابک دورکاری است. به عنوان یک اقدام ابتدایی برای مطرح کردن ایده‌ها، تیم می‌تواند از هر شکلی از ارتباطات غیرهمزمان استفاده کند. به عنوان مثال، اعضای تیم قبل از یک جلسه مجازی همزمان، می‌توانند ایده‌های خود را در ایمیل، رسانه‌‌ اجتماعی داخلی یا اسنادی که قابلیت اشتراک‌‌گذاری دارند و بقیه تیم می‌توانند آنها را ببینند و نظر دهند، مطرح کنند. وقتی تیم دور هم جمع می‌شود، اعضا به جای صرف زمان برای مطرح کردن تک به تک ایده‌ها، می‌توانند خیلی سریع ارزیابی‌‌ ایده‌های خاص را شروع کنند و آنها را به چالش بکشند.

 تمرین ۲: توفان فکری در اسناد مشترک

در گفت‌وگو با تیم‌‌های چابک که از کار حضوری به دورکاری رفته‌‌اند، اعضا بیان می‌کنند که تنظیمات مجازی، نسبت به فضای حضوری، تیم را به ایده‌‌آل چابکی مدنظرشان نزدیک‌‌تر کرده است. استفاده از ابزارهای مشارکت غیرهمزمان مثل ‌Google Docs، به تیم امکان می‌دهد بدون محدودیت‌‌های یک روز کاری معمولی حضوری، کاری را تکرار کنند. اعضای تیم می‌توانند هر زمان که بخواهند در یک بستر مشترک اظهارنظر کنند یا پیشنهاد بدهند و آن را ثبت کنند و نیازی نیست منتظر بمانند جلسه مشترکی تشکیل شود و همه جمع شوند.

برای مدیران، این روش به‌طور خاص برای به‌‌ اشتراک‌‌گذاری یک ایده و سوق دادن تیم به سوی تصمیم‌گیری سریع، مفید است. اگر ایده‌‌ای دارید که می‌خواهید حمایت شود، بهتر است در یک سند غیررسمی کوتاه آن را بنویسید، سند را با تیم به اشتراک بگذارید و بگذارید افراد به صورت غیرهمزمان درباره آن نظر بدهند. بعد از اینکه همه این شانس را داشتند که نظر بدهند، مدیران می‌توانند تیم را به یک جلسه مجازی همزمان دعوت کنند تا نگرانی‌‌ها و نظرات نهایی مطرح شود. از آنجا که همه فرصت داشته‌‌اند ایده‌های خود را به صورت مکتوب مطرح کنند تا ذخیره شود و در آینده به آنها رجوع شود، تصمیم‌گیری نسبت به زمانی که افراد درگیر مذاکرات طولانی در جلسه‌های حضوری می‌شوند، آسان‌‌تر است.

اخبار مرتبط