نوشته: ویلیام یوری

ترجمه: نادر پیروز

بخش چهارم

یکبار من از لرد کارادون، دیپلمات انگلیسی پرسیدم که مهم‌ترین درسی که در طول خدمت طولانی اش در دولت فرا گرفته است چیست؟ او پاسخ داد: «مهم ترین درسی که من یاد گرفتم برمی‌گردد به آغاز خدمتم به عنوان دستیار یک کارمند اداری در خاورمیانه.» مافوق من هر روز از یک روستا بازدید می‌کرد که در آنجا اختلافات زیادی بود و مشکلات مهمی ‌گریبانگیرشان شده بود. به محض‌اینکه او می‌رسید مردم گرد او جمع می‌شدند، معرکه‌ای بالا می‌گرفت و هرکس خواسته‌ای را مطرح می‌کرد و با قهوه از او پذیرایی می‌کردند.‌ این جریان تا غروب آفتاب ادامه داشت. در بین ‌این آشوب و غوغا او به راحتی می‌توانست اهداف اولیه خود را فراموش کند، اما ‌این اتفاق هرگز نمی‌افتاد. دلیلش یک عادت ساده بود.

هر روز صبح پیش از وارد شدن به روستا او ماشین جیپ خود را در کناری نگه می‌داشت و از من می‌پرسید: «امشب با چه هدفی می‌خواهیم از‌این روستا خارج شویم؟» من و او به‌این پرسش پاسخ می‌دادیم و سپس وارد آن ده می‌شدیم. شب هم که برمی‌گشتیم، او جیپ را در کنار جاده نگه می‌داشت و می‌پرسید: «خوب آیا ما به آن رسیدیم؟ آیا ما توانستیم به اهداف خود دست یابیم؟»‌این عادت ساده ارزشمندترین درسی بود که کارادون یاد گرفته بود: قبل ازهر جلسه‌ای، آماده باش.

بعد از هر جلسه‌ای پیشرفت خود را ارزیابی کنید، استراتژی خود را تطبیق دهید و دوباره آماده شوید. راز یک مذاکره موفق به‌این سادگی است: آماده باش،آماده باش، آماده باش.

برنده و بازنده خیلی از مذاکرات، پیش از آغاز گفت‌وگوها بر حسب میزان آمادگی قبلی طرفین قابل پیش بینی است. آنهایی که فکر می‌کنند هنگام شروع مذاکرات می‌توانند «یک جوری» قضیه را به نفع خودشان تمام کنند و بدون آمادگی قبلی وارد مذاکره می‌شوند سخت در اشتباهند. حتی اگر به توافقی هم برسند امکان دارد فرصت‌های گوناگونی را که برای طرفین مذاکره وجود داشت را از دست داده باشند.

هیچ‌چیزی جای یک آمادگی موثر را نمی‌گیرد. هر چه مذاکره سخت‌تر باشد نیاز به آمادگی بیشتری دارد. هنگامی‌که صحبت از آماده شدن پیش می‌آید اغلب افراد امتناع می‌کنند و بهانه‌شان ‌این است که «ما که‌ اینقدر وقت نداریم که خود را آماده کنیم.» وقتی که برای آماده شدن لازم است، همیشه در انتهای لیست کارهای ضروری بیشتر افراد قرار می‌گیرد.

حقیقت این است که شما نمی‌توانید هزینه آماده نشدن را بپردازید. باید حتما برای آماده شدن وقت بگذارید حتی اگر‌ این وقت به معنای کوتاه‌تر کردن زمان خود مذاکره باشد. زمانی که افراد به جای تلف کردن وقت خود در جلسات وقت خود را برای آماده شدن سپری می‌کنند، مذاکرات هم خیلی کارآمدتر پیش می‌رود. ‌اینکه اکثر ما دارای محدودیت شدید زمانی هستیم کاملا درست است. لذا برای سهولت بیشتر یک چارت آمادگی برای شما طراحی شده است. تمام‌این مرحله را می‌توان در پانزده دقیقه پشت سر گذاشت. به عنوان یک قانون کلی شما باید برای دقیقه به دقیقه مذاکره با طرف مقابل آماده شوید.

چگونه باید آماده شوید؟ زمانی که شما برای یک مذاکره آماده می‌شوید، انگار که به یک سفر می‌روید. پیش از سفر باید نقشه راه را تهیه کرد و مسیر درست را انتخاب نمود.

تعیین مسیر رسیدن به توافق

در راه رسیدن به یک توافق رضایت بخش برای طرفین مذاکره پنج‌ایستگاه مهم قرار دارد: تبیین منافع، ارائه گزینه‌های مختلف برای تامین آن منافع، تعیین استانداردهایی برای حل منصفانه اختلافات، تعیین جایگزین‌های مذاکره و ارائه پیشنهادهایی برای توافق نهایی.

۱) منافع: منافع شما شامل تمام انگیزه‌های مادی و غیرمادی می‌شود که شمارا به اتخاذ موضع‌تان هدایت می‌کند-خواسته‌های شما، ترس‌ها و وحشت‌های شما و همین طور امید و آرزوهای شما. پیش از رسیدن به توافقی که رضایت هر دو طرف را تامین کنید، باید از منافع هر دو طرف سر در بیاورید.

* از منافع خود سر دربیاورید. اگر شما ندانید به کجا می‌روید خیلی بعید است که به آنجا برسید.

در مذاکره با یک مشتری اولویت‌بندی منافع نیز بسیار مهم است. چرا که در غیر ‌این صورت مانند بسیاری از موارد ممکن است خواسته‌ای بسیار مهم را با یک خواسته کم اهمیت تر عوض کنید.

* از منافع طرف مقابل سر درآورید. مذاکره یک خیابان دوطرفه است. شما معمولا نمی‌توانید بدون تامین منافع طرف مقابل منافع خود را تامین کنید. لذا درک منافع طرف مقابل به اندازه شناسایی منافع خودی اهمیت دارد.

به یاد دارم زمانی که عمویم مل برای شرکت در مراسم بیست و پنجمین سال فارغ‌التحصیلی‌اش به دانشگاه‌هاروارد آمده بود، به دفتر من هم در دانشکده حقوق‌هاروارد سری زد تا مرا ببیند. حین صحبت مرا کنار کشید و گفت: می‌دانی بیل، بیست و پنج سال طول کشید تا آن چیزی را که در دانشکده حقوق ‌هاروارد یاد گرفته بودم از یاد ببرم. آنچه در دانشکده حقوق ‌هاروارد یاد گرفته بودم‌ این بود که آنچه در زندگی اهمیت دارد واقعیت‌ها هستند ‌اینکه حق با چه کسی است و چه کسی اشتباه می‌گوید.

بیست‌وپنج سال طول کشید تا بفهمم آنچه به اندازه واقعیت‌ها اهمیت دارد و شاید هم اهمیتش بیشتر هم باشد، تلقی مردم از واقعیت‌ها است. اگر متوجه دیدگاه آنها نباشی، هیچ وقت نمی‌توانی در رسیدن به توافق یا حل مناقشات با آنها کارساز باشی.

مهم‌ترین مهارت در مذاکره، توانایی خود را در جای طرف مقابل قرار دادن است. اگر می‌خواهید طرز تفکر آنها را تغییر دهید، باید ابتدا با بنیان تفکر آنها آشنا شوید. تصور کنید که اگر جای آنها بودید چه چیزهایی برای شما اهمیت داشت. اگر وقت دارید با افرادی که آنها را می‌شناسند صحبت کنید مانند دوستانشان، آشنایانشان، مشتری‌های آنها و همین طور کارمندانشان. هر چه در مورد طرف مقابل بیشتر بدانید، شانس شما در نفوذ موفق در طرف مقابل بالاتر می‌رود. در بخش بعد، ۴‌ ایستگاه دیگر را در راه رسیدن به توافقی دو جانبه توصیف خواهیم کرد.