اولین مزیت بیان صریح و شفاف مسائل در درون سازمان این است که موجب افزایش کارآمدی کل تیم می‌شود چراکه تیم‌های کاری زمانی می‌توانند بالاترین کارآیی و بهره‌وری را از خود بروز دهند که میزان به هم پیوند خوردن و پیوستگی درونی آنها بالا باشد و اعتماد و همبستگی بین اعضای تیم یا سازمان موج بزند. گفت‌وگوهای مستقیم و صریح بین اعضای تیم باعث ارتقای چشمگیر اعتماد و همبستگی درونی می‌شود و مسیر را برای مقابله با چالش‌ها هموارتر می‌سازد. در صورت عدم شکل‌گیری گفت‌وگوهای مستقیم در درون سازمان، اعضای آن نمی‌توانند در قالب یک تیم منسجم عمل کرده و دست به کارهای بزرگ بزنند.

دومین مزیت گفت‌وگوهای مستقیم و صریح بین اعضای تیم‌های کاری و کارکنان سازمان این است که می‌توان از طریق این گفت‌وگوها به بطن و ریشه مسائل پی برد و آنها را راحت‌تر حل کرد.  

سومین مزیتی که می‌توان برای گفت‌وگوهای صریح و مستقیم در درون سازمان‌ها برشمرد این است که چنین گفت‌وگوهایی سرمنشأ و عامل محرک خلاقیت و نوآوری در درون سازمان محسوب می‌شوند. هنگامی که در یک سازمان همه افرد به شدت محافظه‌کار هستند و کسی جرات گفتن واقعیت‌ها را ندارد یا اینکه به‌خاطر ملاحظات شخصی از بیان واقعیت‌ها طفره می‌روند، نمی‌توان به تحول و دگرگونی‌های سازنده و در سازمان امیدوار بود.  

یکی از بهترین شیوه‌ها برای بیان کردن و طرح واقعیت‌های ناخوشایند در درون سازمان‌ها، برگزاری منظم جلسات توفان مغزی و دورهمی‌های کاری است. در این جلسه‌ها به افراد گفته می‌شود که هیچ پاسخ نادرست و بدی به سوالات مطرح شده در جلسات وجود ندارد و همه پاسخ‌ها و ایده‌ها درست و ارزشمند هستند و کسی حق ندارد سایر حاضرین در جلسه را به‌خاطر طرح یک ایده یا ارائه نظر شخصی سرزنش کند. علاوه بر این، در چنین جلساتی، سلسله مراتب سازمانی، مقام و منصب افراد نادیده گرفته شده و همه حاضرین در جلسه، یکسان و همسان در نظر گرفته می‌شوند.

با این همه، باید دانست که برگزاری جلسات بحث آزاد و توفان مغزی مستقیم باید به یکی از فعالیت‌های مستمر ودائمی سازمان‌ها و تیم‌های کاری تبدیل شود و صرف برگزاری یک یا چند جلسه گفت‌وگوی مستقیم در مناسبت‌های خاص و موارد محدود نمی‌تواند درد زیادی از سازمان‌ها دوا کند.

 سه واژه جادویی

یکی از مدیران ارشد حوزه تبلیغات و بازاریابی معتقد است که ارزشمندترین دارایی‌های نهفته در ارتباطات سازمانی در سه واژه جادویی پنهان است که عبارتند از: اطلاعات، اعتماد و نیت. هر مدیر و کارمندی باید به‌طور پیوسته سوالات زیر را از خود بپرسد:

آیا اطلاعات و داده‌های خوبی که از نظر و عقیده حمایت کنند، وجود دارد؟ آیا ترکیبی متوازن از تجربه و نوآوری در پس ایده‌ها نهفته است؟  آیا مورد اعتماد دیگران هستید و می‌توان روی شما حساب کرد؟ آیا کسی هستید که دیگران شما را به‌عنوان فردی صادق و رو راست می‌شناسند؟ نیت شما چیست و چرا و با چه هدفی نظرات خود را بیان می‌کنید؟ آیا مطمئن هستید که ایده‌های شما به درد سازمان و سایر کارمندان خواهد خورد؟

به‌طور کلی، افرادی که سه عنصر جادویی اطلاعات، اعتماد و نیت مثبت را در خود دارند، افرادی تاثیرگذار در سازمان‌ها و تیم‌های کاری خواهند بود و همین افراد هم هستند که معمولا به خود جرات می‌دهند درباره ناگفتنی‌ها سخن بگویند و مطمئن هستند بیان موضوعات سخت و ناخوشایند توسط آنها پیامدهای مثبتی برای سازمان و تیم‌های کاری‌شان خواهد داشت، چرا که آنها به ترکیبی از اطلاعات و اعتماد سازمانی و نیت پاک مجهز هستند و نظرات آنها به‌طور حتم از سوی سازمان جدی گرفته خواهد شد.

سازمان‌ها باید قدر این نوع افراد را بدانند و آنها را تشویق به اظهارنظر بیشتر و دقیق‌تر کنند و توجهی به مقام و منصب افرادی با چنین امتیازاتی نکنند. علاوه بر این، سازمان‌ها و تیم‌های کاری باید حتی در مورد اشتباهات و اظهارنظرهای نادرست این افراد نیز شکیبا باشند و چنانچه یک‌بار اظهارنظرهای این افراد نادرست از آب درآمد، آنها را از ادامه این مسیر درست یعنی بیان واقعیت‌های تلخ باز ندارند. در اینجا به چهار تکنیک اشاره خواهد شد که سازمان‌ها با استفاده از آنها می‌توانند افراد پاک‌نیت، آگاه و مورد اعتماد خود را تشویق و حمایت کنند:

- پرسیدن سوال از افراد: اگر برعکس آن چیزی که می‌گویند درست باشد، چه باید کرد؟ هر کس که ایده‌ای را مطرح می‌کند یا برای یک مشکل راه‌حلی پیشنهاد می‌دهد، باید حتما به این موضوع هم بیندیشد که اگر واقعیت امر کاملا برعکس آن چیزی که گفته شده، باشد، چه جوابی خواهد داشت؟ در واقع افرادی که پیشنهاد‌دهنده هستند یا بر نادرست بودن یک چیز اصرار دارند باید علاوه بر ارائه پیشنهاد، یکسری استدلال‌های قوی برای نادرست بودن نقطه مقابل نظر خود نیز در چنته داشته باشند و در غیر این صورت، بهتر است ایده موردنظر خود را مطرح نکنند.

- الگوی کارکنان در زمینه رک‌گویی و صداقت: هنگامی که رهبران و مدیران ارشد در یک سازمان در بیانات و رفتارهای خود صادق و روراست و در جریان ارتباطات سازمانی خود با کارکنان انتقادپذیر باشند و نادرست بودن نظرات و ایده‌های خود را بپذیرند، آن‌گاه تمام کارکنان نیز از آنها پیروی خواهند کرد و رفتار و گفتار و کردار مستقیم و صادقانه به بخشی از فرهنگ سازمانی تبدیل خواهد شد.

- تشویق رفتارهای افشاگرانه: همیشه تلاش بر این است به کسانی که واقعیت‌های تلخ و ناخوشایند سازمان را افشا می‌کنند و وجود مشکلات و چالش‌ها را هویدا می‌سازند، پاداش داده شود. کسانی که به خود جرات می‌دهند تا دست به افشاگری بزنند یا روسای خود را به‌خاطر تصمیمات اشتباهی که داشتند به چالش بکشند برای این اقدام جسورانه خود، استدلال‌ها و مستندات زیادی دارند. پس بهتر است هیچ‌گاه در برابر افشاگری بحق و مستند، موضع منفی و بازدارنده نداشته و فرد افشاگر توبیخ یا تهدید نشود.

- استفاده از فیلترهای سه‌گانه اطلاعات، اعتماد و نیت: لازم است هرگونه اظهارنظر و بیان عقیده‌ای از طرف کارکنان از سه فیلتر اطلاعات، اعتماد و نیت عبور داده شده و در صورت سربلند بیرون آمدن آن اظهارنظر یا عقیده این سه آزمون، با گوش دل به موارد مطرح شده توجه شود و در پذیرش واقعیت‌ها هر چقدر هم تلخ و گزنده و حتی اگر علیه سازمان باشد، تردیدی نداشته باشند.

این مطلب برایم مفید است
12 نفر این پست را پسندیده اند