به یاد داشته باشید بازخوردها و انتقادهایی که مطرح نشوند روزی مثل بمب خواهند ترکید: همان طور که در زندگی شخصی افراد نیز اتفاق می‌افتد سکوت کردن بیش از حد و فروخوردن انتقادها و مطرح نکردن آنها و عدم مدیریت عواملی که موجب خشم و درماندگی افراد می‌شود، پس از مدتی به بحرانی تبدیل خواهد شد که مثل بمب خواهد ترکید و همه چیز را ویران خواهد کرد. بنابراین، چه مدیران و چه کارکنان، نباید انتقادها و بازخوردهای کاری را در دل نگه داشته و آنها را مطرح نکنند. نکته دیگری که در این جا باید به آن اشاره کرد این است که یک مدیر باید برای کارکنان خود روشن کند که چه نظری در مورد عملکرد آنها دارد و نباید آنها را در خلأ و بی‌خبری قرار دهد و بازخورد نشان دادن چه به‌صورت تشویق و چه به‌صورت انتقاد نسبت به عملکرد کارمندان خود را جزو اولویت‌های اصلی خود قرار دهد.

 تا حد امکان به‌صورت خصوصی بازخورد نشان دهید: مدیران همیشه باید به یاد داشته باشند که قضاوت درباره بازخوردهایی که آنها نسبت به کارکنان نشان می‌دهند در گوش کسانی که این بازخوردها را می‌شنوند شکل می‌گیرد، بنابراین هر چه تعداد این گوش‌ها کمتر باشد، احتمال سوءبرداشت در مورد آنها کاهش می‌یابد به همین دلیل توصیه می‌شود بازخوردها و به ویژه انتقادها به‌صورت خصوصی و تنها با حضور مدیر و افرادی که سوژه و هدف بازخورد هستند، ارائه شوند. در واقع، بازخوردهایی که به‌صورت علنی و عمومی نشان داده می‌شود به دنبال خود برداشت‌ها و تعبیرهای متفاوت و گاه متناقضی خواهند داشت. بنابراین، بازخورد نشان دادن به‌صورت خصوصی، بهترین روش بازخورد نشان دادن به ویژه بازخوردهای منفی و انتقادآمیز است.  

از سویی دیگر یک مدیر می‌تواند بر اساس، متغیرهایی چون زبان بدن افراد، وضعیت روحی و رفتاری آنها، چگونگی بازخورد نشان دادن به او را تنظیم کند. چیزی که در قالب بازخورد نشان دادن عمومی امکان پذیر نیست.  یکی از دلایلی که بسیاری از مدیران از بازخورد نشان دادن خصوصی به افراد اجتناب می‌کنند این است که دوست ندارند احساسات و عواطف طرف مقابل بر آنچه قرار است بگویند تاثیر بگذارد. البته این مدیران به این موضوع توجه ندارند که اتفاقا توجه ویژه و دقیق به احساسات و عواطف کارکنان در زمان شنیدن بازخورد می‌تواند به مدیران کمک کند تا بازخوردهای موردنظرشان را به مناسب‌ترین شکل ممکن و با کمترین پیامد منفی ارائه دهند و همین مساله تا حد زیادی بر اثربخشی و اصلاح رفتار و بهبود عملکرد کارکنان خواهد افزود.

بهترین کانال‌های بازخورد نشان دادن : بازخورد نشان دادن نسبت به فردی که در محل کار شما حضور دارد، پیچیدگی کمتری نسبت به کسی که در شهر یا کشور دیگری برای شما کار می‌کند دارد. برای بازخورد نشان دادن به فردی که در محلی دور از محل کار شما مشغول کار است می‌توانید از تکنولوژی‌های دیجیتالی از جمله ویدئوکال و تماس تلفنی، بهره ببرید. در این میان استفاده از ایمیل یا ارسال نامه باید در اولویت‌های بعدی قرار گیرند چرا که استفاده از چنین کانال‌هایی، مدیران را از مزایای بازخورد نشان دادن مطابق با احساسات، عواطف و زبان بدن افراد محروم می‌سازد.

تشویق در برابر دیگران، انتقاد در خلوت: این یک قانون جهانی است که کارکنان را به‌صورت عمومی و در برابر دیگران تشویق کنیم و انتقاد از آنها را، به‌صورت خصوصی و به دور از چشم همکاران انجام دهیم. به‌طور کلی انتقاد از افراد در برابر دیگران موجب می‌شود آنها علاوه بر سرخوردگی و احساس حقارت، موضع دفاعی بگیرند و به سختی بپذیرند که مرتکب اشتباه شده‌اند. حال آنکه اگر این انتقاد به‌صورت خصوصی و در خلوت انجام شود بر احتمال پذیرش اشتباه و قبول مسوولیت پیامدهای منفی عملکرد ضعیف افراد افزوده خواهد شد.  در نقطه مقابل، ستایش از افراد در برابر دیگران بر تاثیرگذاری و اشتیاق آنها خواهد افزود و فرد مورد ستایش و سایر کارکنان را به کار بیشتر و بهتر ترغیب خواهد کرد. ستایش به‌صورت عمومی از بسیاری جهات یک کلاس آموزشی اثربخش نیز هست، چرا که همه افراد درمی‌یابند که کدام روش‌ها و عملکردها مطلوب است و مورد توجه مدیران قرار دارد و همین «یادگیری گروهی» است که عملکردهای درخشان آینده تعداد قابل‌توجهی ازکارکنان، چه آنهایی که تشویق شده‌اند و چه آنهایی که مورد تشویق قرار نگرفته‌اند را تضمین خواهد کرد.

بازخورد نشان دادن را شخصی نکنید: یکی از مواردی که تمام مدیران باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشند این است که تفاوت فاحشی بین توجه به افراد به‌عنوان شخص و شخصی‌سازی بازخوردها وجود دارد. توجه به فردیت و انسانیت کارکنان، امری خوب و توصیه شده است حال آنکه شخصی‌سازی رابطه بین مدیر و کارکنان و دخالت آنها در فرآیند بازخورد نشان دادن، پدیده‌ای نکوهش شده و مردود است. در ادامه به چند توصیه درباره خودداری از شخصی‌سازی فرآیند بازخورد (تشویق و انتقاد) اشاره خواهد شد.

هیچ گاه به کارکنان خود توهین نکنید و به آنها برچسب نزنید: همان طور که در زندگی شخصی نباید همسر، فرزندان، دوستان و خویشاوندان را مورد توهین و تمسخر قرار داد، در مورد کارکنان و زیردستان نیز نباید مرتکب چنین اشتباه جبران‌ناپذیر و هولناکی شد. یک مدیر به هیچ عنوان و تحت هیچ شرایطی نباید چنین جملاتی را خطاب به کارکنان به زبان آورد: «تو بی‌عرضه‌ای»، «تو خیلی تنبلی»، «تو به درد هیچی نمی‌خوری» و... بیان چنین توهین‌هایی نسبت به ضعیف ترین و ناکارآمدترین افراد نیز خطایی نابخشودنی و غیر قابل جبران است و هیچ دردی نیز دوا نخواهد کرد.

همیشه بگویید «این کار اشتباه است»، نگویید «تو اشتباه کردی». مدیر موفق و تاثیرگذار کسی است که هیچ گاه حتی در صورت بروز بدترین مشکلات و ارائه بدترین عملکردها و اشتباهات از سوی کارکنان به آنها نمی‌گوید: «تو اشتباه کردی» بلکه به شکلی قاطعانه می‌گوید: «من فکر می‌کنم این کار اشتباه بوده است.» در این جمله نکات متعددی نهفته است اول اینکه با عبارت «من فکر می‌کنم» از مطلق کردن قضیه جلوگیری می‌کند و دوم اینکه می‌گوید «این کار اشتباه بوده است» و توجه همگان را به کاری که اشتباه انجام شده جلب می‌کند نه فردی که مرتکب اشتباه شده است و این یعنی شخصی نکردن قضیه.