چگونه از رئیس یا واحد منابع انسانی خود درخواست مرخصی بدون حقوق می‌کنید؟ چگونه متوجه شوید که آیا دیگران در شرکت شما قبلا این کار را کرده‌اند یا خیر؟ آیا هدف از مرخصی باید مربوط به کار باشد؟ چه اقداماتی می‌تواند خواسته شما را نزد مدیرتان توجیه‌پذیر کند؟

 افراد خبره چه می‌گویند

در اغلب شرکت‌ها اگر درخواست مرخصی بیشتری داشته باشید، باید این کار را با ظرافت انجام داد. جف وایس نویسنده «راهنمای HBR برای مذاکره» و رئیس دانشگاه لزلی می‌گوید: «این یک مذاکره پیچیده است، در بعضی موارد حتی پیچیده‌تر از مذاکره برای حقوق.» شما باید در این موارد بسیار اندیشمند باشید و راه‌حل‌های «خلاقانه» داشته باشید، چرا که درخواست شما ممکن است خارج از منافع و سیاست‌های اعلام شده  شرکت باشد. اما اینکه این امر چندان عادی نیست دلیل نمی‌شود که غیرممکن هم باشد. دنیز روسو به‌عنوان پروفسور دانشگاه بازرگانی کارنگی ملون و نویسنده مجموعه «معاملات من: کارکنان برای خودشان چانه‌زنی می‌کنند» می‌گوید: «افراد زیاد درباره مرخصی بدون حقوق مذاکره می‌کنند و سرانجام موفق می‌شوند آن را دریافت کنند.» در اینجا به ذکر چند توصیه برای موفق شدن در دریافت مرخصی بدون حقوق می‌پردازیم.

 نسبت به ارزش و ریسک‌های خودتان آگاه باشید

قبل از مطرح کردن درخواست خود، درک درستی از میزان ارزشی که برای سازمان می‌آورید داشته باشید. اگر آنها علاقه‌مند به نگه داشتن شما باشند، محول کردن موقت کار شما به دیگران آسان است. در عین حال، اگر وجود شما ضروری باشد، شاید اجازه ندهند پست خود را ترک کنید. بستگی به این دارد که اهداف بلندمدت سازمان برای شما چه باشد و نبود شما چه تاثیری (مثبت یا منفی) بر اهداف سازمان خواهد داشت. در ضمن، ریسک‌های شخصی را نیز در نظر بگیرید. ممکن است زمانی که دور از محیط کار هستید فرصت‌هایی را از دست بدهید و مرخصی طولانی‌مدت ممکن است روی نتایج ارزیابی شما برای دریافت ارتقا تاثیر منفی بگذارد. اگر به این نتیجه رسیدید که در موقعیت مناسبی برای درخواست مرخصی بیشتر هستید، وقت آن است که این کار را انجام دهید.

 اهداف خود را تعریف کنید

مهم است که درباره جزئیات صریح باشید. وایس می‌گوید:‌ «تک‌تک آنچه را که امید دارید به دست آورید مدنظر قرار دهید.» آیا امیدوارید که مهارت‌های خاصی کسب کنید؟

 آیا به منظور جلوگیری از فروپاشی ذهنی در نتیجه کار زیاد نیاز به آن دارید؟ روسو می‌گوید: «من متوجه شده‌ام که تعداد بیشتری از افراد زمانی که از مرخصی بدون حقوق برای توسعه خودشان بهره می‌برند موفق‌تر خواهند بود. چراکه از نظر کارفرما این شخص می‌تواند در واقع برای شرکت مجددا ارزش به همراه بیاورد. اینکه دقیقا بدانید قصد دارید از وقت خود چه استفاده‌ای ببرید احتمال اینکه دیگران هم از اهداف شما حمایت کنند را افزایش می‌دهد.

 به دنبال سابقه دیگران از این موضوع بگردید

بررسی کنید که آیا شخصی در شرکت یا صنعت شما کار مشابهی را انجام داده است یا خیر؟ روسو می‌گوید: یکی از کارهایی که برای آماده شدن باید انجام دهید این است که به خودتان بگویید آیا این کار قبلا انجام شده است؟ چه عواملی باعث موفقیت آن شد؟ چه عواملی باعث شکست آن شد؟ به همکاران در صنعت خودتان مراجعه کنید تا بتوانید جزئیات ترتیباتی که شنیده‌اید را درک کنید. بالاخص از این جهت که مزایا و زمان مرخصی مورد درخواست شما بیش از حد بالاتر از دیگران نباشد. در عین حال می‌توانید با احتیاط از واحد منابع انسانی بپرسید که آیا شرکت سیاست‌های خاصی را در این زمینه دارد که اجازه مرخصی بدون حقوق را به کارمندان بدهد. اینکه بدانید در شرکت خودتان و شرکت‌های دیگر با این مساله چگونه برخورد می‌شود، طبق نظر وایس به شما کمک می‌کند این موضوع را مطرح کنید که «مشروعیتی در خواسته شما وجود دارد که آن را از سایر موقعیت‌ها متمایز می‌کند.» اگر سابقه‌ای از این مساله پیدا نکردید ناامید نشوید. تنها به این علت که هیچ کس در شرکت شما قبلا مرخصی بدون حقوق نگرفته است به آن معنا نیست که شما هم نمی‌توانید بگیرید.

 موانع بالقوه را مدنظر قرار دهید

دلایل زیادی برای نه گفتن از طرف تصمیم‌گیرندگان وجود دارد، پس طبق نظر وایس «باید آن را تا حد امکان به «بلی» نزدیک‌تر کنید. درباره اهداف و نگرانی‌های شخصی که با او مذاکره می‌کنید با دقت فکر کنید.» چه موانعی ممکن است وجود داشته باشد؟ آیا ممکن است رئیستان نگران شود که این مساله سابقه بدی ایجاد کند؟ آیا مقام‌های بالاتر ممکن است فکر کنند که شما دیگر هرگز به‌کار برنمی‌گردید؟ سپس فکر کنید که اگر این موارد مطرح شوند به آنها چگونه پاسخ خواهید داد. روسو می‌گوید: «باید این مساله را به عنوان یک فرصت مثبت مطرح کنید، هم برای خودتان و هم برای شرکت.»

 مساله را به کسب و کار ربط دهید

با رئیس خود بنشینید و به او توضیح دهید این کار چه سودی برای آنها دارد. از قبل آمادگی برای جلسه داشته باشید و اینکه قصد دارید چه چیزی به دست آورید و چرا این کار ضرورت دارد و چه منافعی برای سازمان خواهد داشت. مثلا می‌توانید روی مهارت‌ها و ایده‌های جدیدی که با خود به همراه خواهید آورد تاکید کنید یا ارتباط‌های حرفه‌ای که ممکن است در این مدت به دست آورید. اگر احتیاج به استراحت دارید، توضیح دهید که چرا معتقد هستید این استراحت کارآیی شما را بعد از بازگشت افزایش خواهد داد. به نظر روسو برخی مدیران درک می‌کنند که چنین مناسباتی می‌توانند به «نگهداشت کارمندان» کمک کنند. از این موضوع استفاده کنید. درباره نحوه عملی شدن درخواست‌تان چندین گزینه روی میز بیاورید. آیا این زمان مرخصی باید یکباره باشد؟ آیا می‌تواند در چند فاز انجام شود؟

 زمان مناسب را انتخاب کنید اما انعطاف‌پذیر باشید

در صورت امکان، این گفت‌وگو را به زمانی محول کنید که مدیرتان احساس مثبتی نسبت به شما و کارآیی‌تان دارد. مثلا بعد از یک مرور عملکرد درخشان یا بعد از موفقیت در یک پروژه بزرگ. زمان مرخصی خود را طوری انتخاب کنید که تاثیر حداقلی روی جریان کار داشته باشد. اگر مدیرتان فکر می‌کند زمان دیگری را برای این کار ترجیح می‌دهد، انعطاف‌پذیر باشید و او را درک کنید. وایس می‌گوید: «شاید یک سفارش بزرگ، یک پروژه جدید، تغییری در پرسنل یا موارد دیگری که شما از آن بی‌اطلاع هستید در جریان باشد.» آمادگی لازم را برای گوش کردن داشته باشید.

 هم برای «نه» آماده باشید و هم برای «بله»

همه مذاکرات به نفع شما پیش نمی‌رود، برای هر پاسخی که ممکن است دریافت کنید آماده باشید. اگر «بله» کاملا امکان‌پذیر باشد بسیار عالی است.

 اما شاید از مدیر یا سایر تصمیم‌گیرندگان جواب رد دریافت کنید. وایس می‌گوید: «راه فرار خود را بشناسید. آیا در موقعیتی هستید که به خودتان بگویید، من باید این کار را انجام دهم و اگر نتوانم آیا آماده جست‌وجو برای شغل دیگری هستم؟ در نهایت، ذهن باز داشته باشید و از درخواست کردن واهمه‌ای نداشته باشید. »

 اصولی که باید به خاطر داشت

- یادتان باشد تنها به این خاطر که هیچ‌کس در شرکت شما مرخصی بدون حقوق نگرفته است، به آن معنا نیست که شما هم نتوانید.

- با دقت درباره آنچه می‌خواهید طی زمان مرخصی‌تان به دست آورید فکر کنید و درخواست خود را طوری مطرح کنید که این اهداف چه سودی برای سازمان خواهند داشت.

- مرخصی خود را طوری برنامه‌ریزی کنید که تاثیر حداقلی بر همکاران و مشتریان داشته باشد.

- بدون برنامه پا پیش نگذارید. قبل از گفت‌وگو آماده باشید و بدانید چه می‌خواهید، از نظر مدیرتان چه موانعی ممکن است وجود داشته باشد و اینکه آیا سابقه‌ای از این موضوع وجود دارد یا خیر.

- فکر نکنید فقط یک راه‌حل وجود دارد. انعطاف‌پذیر بودن احتمال اینکه حداقل کمی مرخصی بگیرید را افزایش می‌دهد.

 موردکاوی شماره ۱: بر علاقه خود متمرکز شوید و انعطاف‌پذیر باشید

پاول زمتو، مدیر بازرگانی سایت Run Repeat.com در زمینه فروش کفش است و به قایقرانی علاقه زیادی دارد. چند سال پیش یک سفر سه، چهار هفته‌ای به رودخانه گراند کانیون کلرادو داشت. او در آن زمان برای یک شرکت غیرانتفاعی متمرکز بر کمک به کهنه‌سربازها یا جوانان معلول کار می‌کرد. با وجود بسته تعطیلات سخاوتمندانه شرکتشان، به اندازه کافی زمان برای مرخصی با حقوق نداشت.

او قبلا یک سفر دیگر را به دلیل قوانین کاری کنسل کرده بود، اما این بار واقعا می‌خواست به سفر برود. بنابراین بعد از تجزیه و تحلیل ریسک‌ها و ارزش خود در شرکت، تصمیم گرفت این کار را بکند. او توضیح می‌دهد: «این سفر برای من این قدر مهم بود که فکر کردم اگر قبول نکنند استعفا دهم، اما بعد فکر کردم مدت زمانی که طول خواهد کشید تا من همین شغل فعلی را به دست آورم ارزش یک سفر سه تا چهار هفته‌ای را ندارد.»

«دیدگاه من درباره این مساله آن بود که بدترین اتفاقی که ممکن است بیفتد این است که بگویند نه، سپس فکر خواهم کرد که چه تصمیمی بگیرم.»

او در گفت‌وگو با مدیر خود، مدیر اجرایی و مسوول منابع انسانی بر هیجان خود روی این مساله تاکید کرد. او می‌گوید: «ما یک شرکت مبتنی بر اشتیاق و علاقه هستیم، به همین خاطر من این موضوع را با شور و اشتیاق زیادی بیان کردم.»

اما او یک برنامه خوب هم داشت، اضافه کاری داوطلبانه قبل از سفرش طی تعطیلات دو هفته‌ای کریسمس، یعنی زمانی که اوج زمان کاری کارمندان برای انجام آخرین تماس‌های تلفنی سال، جمع کردن ایمیل‌ها و رسیدگی به چک‌ها بود. او توضیح می‌دهد: «می‌خواستم بیشتر مرخصی خود را پوشش دهم تا در زمان نبودنم کارمندان دیگر احساس کمبود وجود من را نداشته باشند.» او پیشنهاد کرد که با مدیر منابع انسانی همکاری خواهد کرد که چند روز از آن را مرخصی بدون حقوق بگیرد.

روسای پاول با طرح او موافقت کردند. او می‌گوید: «آنها متوجه شدند که این سفر واقعا مورد اشتیاق و علاقه من است و این به نفع آنها هم بود که به من مرخصی بدهند، چراکه با انگیزه باز خواهم گشت.» و همین طور هم شد. «در نهایت، این سفر بسیار جذاب بود و زندگی من را تغییر داد.» شرکت فعلی پاول زمان تعطیلات نامحدود دارد و او در فروردین ماه دوباره به رودخانه گراند کانیون خواهد رفت. او می‌گوید: «این بار حتی نیاز به درخواست هم نبود، مدیرعامل شرکت من را تشویق به رفتن کرد.»

 موردکاوی شماره ۲: بر ارزش خود تکیه کنید

متیو راس یکی از صاحبان و مدیر تولید RIZKNOWS و The Slumber Yard است که در زمینه ویژگی‌های مختلف اینترنت فعالیت می‌کند. وقتی سال گذشته یکی از کارمندانش با یک درخواست مرخصی هشت هفته‌ای نزد او آمد، او در ابتدا مخالفت کرد.

او می‌گوید: «من به طور معمول به کارمند اجازه چنین غیبت طولانی را نمی‌دهم، اما این کارمند با یک استراتژی تعریف‌شده نزد من آمد و برنامه خوبی را برای مرخصی‌اش پیش روی من گذاشت.»

او به این موضوع اشاره کرد که طی دو سال گذشته یکی از بهترین کارمندان شرکت از لحاظ کارآیی بوده است که باعث شد متیو کمی انعطاف‌پذیرتر شود، سپس آن کارمند به انگیزه‌هایش برای این سفر اشاره کرد. او از طرف سازمان بشردوستانه سفر می‌کرد و قرار بود در چندین روستا در آفریقا کار کند. به همین خاطر متیو و شریک کاری‌اش تصمیم گرفتند وی را حمایت کنند. حتی آنها تصمیم گرفتند به آن موسسه غیرانتفاعی کمک مالی بدهند.

در نهایت، از همه مهم‌تر برای متیو این بود که آن کارمند «داوطلبانه کارمندان دیگر را آموزش می‌داد تا در نبود او مسوولیت‌هایش را برعهده بگیرند.» دانستن اینکه کارهای مهم انجام خواهند شد، هرگونه نگرانی را که برای متیو باقی مانده بود برطرف می‌کرد.

متیو و شریک کاری‌اش تصمیم گرفتند این مرخصی را به او بدهند اما یک شرط هم داشتند. متیو می‌گوید: «ما به او گفتیم به محض بازگشت از سفر باید کارهایی که باقی مانده بود را انجام می‌داد.» کارمند قبول کرد.

او به متیو اطمینان داد زمانی که بازگردد بالاتر و فراتر از انتظارات عمل خواهد کرد و واقعا زمانی که بازگشت به قول خود عمل کرد.