افراد مختلف معمولا در مدیریت ایمیل‌های خود به یکی از ۲ دام زیر دچار می‌شوند: گروهی خود را موظف می‌دانند که همواره تعداد پیام‌های صندوق ورودی خود را صفر کنند و گروه دیگری هستند که به دلیل پیام‌های فراوان، خسته شده و دیگر هیچ پیامی را نمی‌خوانند. پیام‌ها وارد صندوق ورودی آنها می‌شود و بدون هیچ تغییری همان جا می‌ماند. اما افرادی هم هستند که بین این دو دسته قرار گرفته و از رویکرد معتدل‌تری پیروی می‌کنند: کافی است که دفعات کمتری به ایمیل خود سر بزنید.

تیم ما در زاروانا (شرکتی که در زمینه مدیریت زمان فعالیت می‌کند) به بررسی این موضوع پرداخت که آیا می‌شود زمان ۶/ ۲ ساعته بررسی ایمیل‌ها را بدون فدا کردن اثربخشی، کاهش داد. نتیجه این پژوهش حتی ما را هم شگفت‌زده کرد: می‌توان زمان مدیریت ایمیل‌ها را به نصف کاهش داد و به عبارت دیگر در هر روز یک ساعت و ۲۱ دقیقه زمان بیشتری به دست آورد.

در زیر، ۵ عادت غیرضروری در خواندن ایمیل‌ها و پاسخ دادن به آنها نام برده و روش‌های جایگزینشان توضیح داده شده است:

روزانه در حین چک کردن ایمیل‌ها، ۲۱ دقیقه زمان از دست می‌رود. به‌طور متوسط، شاغلان ۱۵ بار در روز ایمیل‌های خود را چک می‌کنند؛ یعنی هر ۳۷ دقیقه یک‌بار. آیا مردم از ما انتظار دارند که حداکثر ظرف ۳۷ دقیقه به ایمیل‌های خود جواب دهیم؟ معمولا نه. تنها ۱۱ درصد از مشتریان/ موکلان و ۸ درصد از همکارآن انتظار دارند که در کمتر از یک ساعت به ایمیل‌های آنها پاسخ دهیم. اما ۴۰ درصد از مردم انتظار دارند که ظرف یک ساعت به ایمیل آنها جواب دهیم. اگر افراد به جای آنکه هر ۳۷ دقیقه یک‌بار ایمیل‌های خود را چک کنند، هر یک ساعت یک بار به ایمیل‌های خود سر بزنند، ۶ بار از بررسی‌های روزانه ایمیل‌شان کاسته می‌شود.

چنین اقدامی چه نتیجه‌ای خواهد داشت؟ برخی از مطالعات از این حکایت دارند که پس از هر وقفه در کار، ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه زمان نیاز است تا فرد دوباره به تمرکز قبلی خود برسد. البته مطالعاتی هم وجود دارند که زمان بازگشت به تمرکز قبلی را ۶۴ ثانیه اعلام می‌کنند. در هر صورت، مساله آن است که ۶ بار چک کردن کمتر ایمیل‌ها، مقدار قابل‌توجهی در زمان و مقدار بیشتری در تمرکز فرد، صرفه‌جویی می‌شود.

اما چک کردن ایمیل، تنها دلیل اتلاف زمان افراد نیست. بسیاری از افراد، برای ایمیل‌های خود گزینه اعلان را هم فعال کرده‌اند و هر بار که ایمیل جدیدی می‌رسد، چند ثانیه از زمان خود را صرف خواندن اعلان آن می‌کنند. چنین وقفه‌هایی تمرکز افراد را به هم می‌ریزد. هیچ‌گاه نمی‌توان به خوبی یک کار را انجام داد؛ در حالی که ذهن درگیر یک مساله دیگر است.

۶ بار چک کردن اضافی ایمیل‌ها به همراه اجازه دادن به اعلان‌های ایمیل برای پرت کردن حواس ما به اضافه زمانی که صرف بازگشت تمرکز ما می‌شود، مجموعا به ۲۱ دقیقه در روز می‌رسد.

راه‌حل ساده است. اعلان‌های ایمیل را خاموش کنید و ۵ تا ۸ دقیقه در هر ساعت را صرف پاسخگویی به ایمیل‌های خود کنید. برای بسیاری از مشاغل این کار امکان‌پذیر نیست. همچنین برای افرادی که عادت کرده‌اند همواره تعداد ایمیل‌هایشان را صفر نگه دارند، تاخیر در پاسخگویی ممکن است دشوار باشد. اما کسانی که از این روش استفاده کرده باشند، متوجه می‌شوند که پاسخگویی آنی آنها به ایمیل‌ها بی‌مورد بوده است.

صندوق‌های ورودی پُر، در هر روز ۲۷ دقیقه از زمان را تلف می‌کنند. بسیاری دلیل می‌آورند که گزینه‌های جست‌وجوی ایمیل به قدری قدرتمند است که می‌توان به سرعت ایمیل مدنظر را بین صدها و حتی هزاران ایمیل دیگر پیدا کرد. دلیل آنها درست است؛ اما تنها تا حدی. جست‌وجو، سریع‌ترین راه برای یافتن ایمیل‌های قدیمی‌است اما صندوق‌های ورودی پر به دلیل دیگری زمان ما را تلف می‌کنند.

زمانی که ما با یک صندوق ورودی پر مواجه می‌شویم، در نهایت خودمان را در وضعیتی مشاهده می‌کنیم که در حال خواندن چندباره پیام‌های قبلی هستیم. کاری نمی‌توان انجام داد. اگر ایمیل‌ها آنجا باشند، اقدام به خواندنشان خواهیم کرد. به‌طور متوسط، شاغلان ۲۰۰ ایمیل در صندوق ورودی خود دارند و هر روز، ۱۲۰ ایمیل جدید هم دریافت می‌کنند اما تنها به ۲۵درصد آنها پاسخ می‌دهند. بدون یک برنامه منظم، این انبوه ایمیل‌ها در حال بزرگ‌تر شدن است. اگر افراد ۱۵ بار در روز به ایمیل خود مراجعه کنند و تنها ۴ ثانیه (مدت زمانی که برای خواندن متن پیش‌نمایش ایمیل لازم است) زمان صرف خواندن ۱۰ ایمیلی کنند که در صفحه نمایش کامپیوتر جا می‌شود، ۲۷ دقیقه در روز را از دست خواهند داد. آرشیو کردن ایمیل‌ها باعث می‌شود تا ۲۲ دقیقه در روز زمان کمتری تلف شود (۵ دقیقه زمان صرف آرشیو کردن می‌شود).

برای مدیریت ایمیل‌های دریافتی می‌توان از قانون «یک بار لمس» استفاده کرد. به این معنی که تنها یک بار با هر ایمیل مواجه شوید و پس از خواندن آن، یا اقدام به حذفش کنید یا آرشیوش کنید. این رویکرد می‌تواند عجیب به نظر برسد و برخی پیام‌ها نیاز به آن دارند تا با تاخیر به آنها جواب داده شوند. در هر صورت، ایمیلی که نیاز به پاسخ در آینده دارد، دیگر ایمیلی نیست که نیاز به خواندن آن داشته باشیم؛ بلکه وظیفه‌ای است که اقدام عملی می‌طلبد. به همین دلیل باید آن را از صندوق ورودی خارج کرد و به فهرست کارهای در دست انجام، افزود.

استفاده از پوشه‌ها (فولدر) برای سازماندهی و پیدا کردن ایمیل‌ها باعث می‌شود تا در هر روز، ۱۴ دقیقه زمان تلف شود. بسیاری از افراد، پوشه‌های مختلفی براساس موضوع یا افراد یا نوع ایمیل‌ها ایجاد می‌کنند و ایمیل‌های خود را در آن پوشه‌ها قرار می‌دهند. در آمریکا، به‌طور متوسط شاغلان هر ۵ روز یک پوشه جدید می‌سازند و با ۳۷ پوشه مختلف سر و کار دارند. اما کلیک کردن روی پوشه‌ها برای پیدا کردن ایمیل بسیار کندتر از جست‌وجو کردن کلیدواژه‌ها است.

اما واقعا به چه تعداد پوشه نیاز است. برای آنکه صندوق ورودی ایمیل شما خالی باشد، دست‌کم به یک پوشه نیاز خواهید داشت. اما داشتن دو پوشه اثر بهتری دارد. یک پوشه برای آرشیو کردن و نگه داشتن ایمیل‌های خوانده شده (که امکان حذف نداشته‌اند) و یک پوشه برای ایمیل‌هایی که در آینده هم باید آنها را خواند. استفاده از این روش به شدت در صرفه‌جویی زمان شما اثر خواهد داشت؛ چرا که پوشه‌بندی نیاز به تفکر و تصمیم‌گیری در مورد ماهیت پیام‌ها دارد و هر قدر که تعداد پوشه‌ها بیشتر شود، تصمیم‌گیری و اتلاف زمان هم بیشتر خواهد شد. اگر تعداد پوشه‌های شما به ۳۷ برسد، ۱۰ درصد از کل زمانی که صرف ایمیل‌هایتان می‌کنید، برای تصمیم‌گیری و پوشه کردن ایمیل‌ها مصرف خواهد شد. به همین دلیل است که براساس بررسی‌ها، استفاده از سیستم دوپوشه‌ای باعث می‌شود تا سرعت آرشیو کردن ایمیل‌های شما ۵برابر شود.

یکی دیگر از عادت‌هایی که باعث اتلاف زمان در مدیریت ایمیل‌ها می‌شود، استفاده از موس است. هر کدام از محیط‌های دریافت و ارسال ایمیل، میانبرهای خاصی برای کیبورد در نظر گرفته‌اند که می‌توان به جای موس از آنها استفاده کرد. به این صورت، علاوه بر افزایش سرعت، احتمال رخ دادن اشتباه در فرآیندهای آرشیو هم کاهش می‌یابد.

خواندن و تحلیل ایمیل‌های نامرتبط هم روزانه ۸ دقیقه زمان ما را تلف می‌کند. براساس مطالعات انجام شده، ۶۲ درصد از ایمیل‌های دریافتی بی‌اهمیت هستند و می‌توان به ابزارهای مدیریت ایمیل اجازه داد تا آنها را به‌صورت دسته‌ای به فهرست ایمیل‌های کم‌اهمیت شما اضافه کنند. با این حال، آمار نشان می‌دهد که هنوز هم ۲۰ درصد افراد، ایمیل‌های تبلیغاتی و خبرنامه‌های خود را هم می‌خوانند. حتی اگر برای هر ایمیل هم ۱۵ تا ۲۰ ثانیه زمان صرف شود، در طول روز ۴ دقیقه اتلاف زمان خواهیم داشت. بررسی و حذف کردن هر ایمیل هم ۲/ ۳ ثانیه زمان لازم دارد و مجموع آن به چند دقیقه در روز می‌رسد. به همین دلیل، بهترین کار لغو اشتراک در ایمیل‌های غیرضروری است.

ایمیل و ابزارهای اطلاع‌رسانی به قدری گسترش یافته‌اند که مانند بلای محیط کاری قرن ۲۱ به نظر می‌رسد. اما از طریق اجرای راه‌حل‌های ارائه شده می‌توان به کارآیی و اثربخشی زمان مصرفی خود افزود:

• اعلان ایمیل‌ها را خاموش کرده و ایمیل خود را هر یک ساعت چک کنید.

• تمام ایمیل‌ها را پس از خواندن از ایمیل خود خارج کنید.

• از گزینه‌های جست‌وجو و حتی ابزارهای جست‌وجوی اضافی ارائه شده در بازار برای پیدا کردن دوباره ایمیل‌های خود استفاده کنید.

• تنها دو پوشه برای ایمیل‌هایتان داشته باشید و از میانبرها برای آرشیو کردن آنها استفاده کنید.

• از زمان گذاشتن روی ایمیل‌های نامرتبط و کم‌اهمیت اجتناب کرده و آن را به هوش ماشینی بسپرید.