ویژگی‌های سازمان‌های چابک و سنتی

پیش از پرداختن به موضوع، نگاهی گسترده‌تر به چابکی و به ویژه آنچه سازمان‌های چابک را از سازمان‌های سنتی جدا می‌سازد سودمند است.

به بیانی ساده، مدل سازمانی سنتی معمولا برای وضعیتی ثابت در یک محیط شناخته‌شده تکامل یافته است. این مدل برپایه ایده «سازمان به‌عنوان یک ماشین» بنا نهاده شده است. در این ایده، سازمان با ساختار سلسله مراتبی ثابت و تفکیک شده(سیلویی) از طریق یک برنامه‌ریزی مستقیم به انجام عملیات می‌پردازد و تنها یک یا شمار محدودی از مدل‌های کسب و کار آن کنترل می‌شوند.

سازمان‌های چابک که به‌عنوان نظام‌های زنده در نظر گرفته می‌شوند، برای رشد در یک محیط غیرقابل پیش‌بینی و به سرعت در حال تغییر، تکامل یافته‌اند. این سازمان‌ها هم ثابت هستند و هم پویا. آنها بر مشتریان متمرکزند، به شکلی انعطاف‌پذیر با تغییرات محیطی سازگار می‌شوند، شفاف و فراگیر هستند و سلسله مراتب در آنها جایی ندارد. آنها به‌طور پیوسته تکامل می‌یابند و عدم قطعیت و ابهام را به همراه دارند. به دیدگاه نگارندگان، این سازمان‌ها بهتر از سازمان‌های سنتی برای آینده تجهیز شده‌اند.

اگرچه چابکی سازمانی به شکل‌های گوناگون است، ولی همه آنها اشتراکاتی دارند.

 رهبری سازمان‌های چابک

این‌گونه جدید سازمان‌های چابک به نوع کاملا متفاوتی از رهبری سازمانی نیاز دارند. پژوهش‌های اخیر تایید می‌کنند که رهبری و چگونگی تاثیر رهبری سازمانی بر شکل‌گیری فرهنگ، بزرگ‌ترین موانع (و همچنین بزرگ‌ترین توانمندسازهای) تحولات موفق سازمانی در راستای چابک‌سازی هستند.

بنابراین سازمان‌ها نخست باید به توسعه و تحول شایستگی‌هایی بپردازند که در گذشته سبب موفقیت رهبرانشان شده است. رهبران برای تحولات دیجیتال به سه مجموعه جدید از توانمندی‌ها نیاز دارند. نخست، آنها باید در راستای تکامل رفتارها و ساختار فکری‌شان، خود را متحول کنند. دوم، آنها باید تیم‌هایشان را متحول کنند تا بتوانند به شیوه‌های جدید کار کنند. سوم، ایجاد توانمندی‌هایی برای تحول سازمان از طریق چابک‌سازی طراحی‌ها و فرهنگ در سراسر سازمان ضروری است.

 تحول فردی

برای تحول فردی به چندین تغییر نیاز است و رهبران سازمانی باید این تغییرات را به شکلی منظم به انجام برسانند.

• تغییر از ساختار فکری واکنش‌گرا به ساختار فکری خلاق

تغییر ساختار فکری یا سازگار ساختن آن با شرایط جدید کار ساده‌ای نیست. ولی برای تقویت توانمندی‌های مورد نیاز برای رهبری یک تحول چابک، به توسعه این گونه از چابکی درون فردی نیاز است.

ساختار فکری واکنش‌گرا یا جامعه‌زده، شیوه‌ای از تجربه کردن جهان بر مبنای واکنش به شرایط و دیگران است که از محیط بیرونی به درون می‌رسد.

 ساختار فکری خلاق شیوه‌ای است که از درون فرد به محیط بیرون می‌رسد و برپایه تکامل واقعی فرد از طریق مدیریت موثر خود، احساسات و اهداف اصلی، به تجربه کردن جهان می‌پردازد.

پژوهش نشان می‌دهد که بیشتر افراد بالغ، به ویژه هنگامی که به چالش کشیده می‌شوند، از خود واکنش نشان می‌دهند. در نتیجه، سازمان‌های سنتی برای حرکت در مسیر واکنش طراحی شده‌اند.

ولی برای ایجاد و رهبری سازمان‌های چابک، رهبران باید خود را به سوی حرکت بر مبنای خلاقیت تغییر دهند.

برای تقویت فرهنگ نوآوری، مشارکت و ایجاد ارزش در قلب سازمان‌های چابک، سه تغییر بنیادی برای ساختار فکری شناسایی شده‌اند:

• از قطعیت‌پذیری به اکتشاف‌پذیری: تقویت نوآوری. یک ساختار فکری واکنش‌گرای قطعیت‌پذیر، به بازی بدون باخت، در کنترل بودن و تکرار گذشته گرایش دارد. امروزه، ساختار فکری رهبران سازمانی باید به یک ساختار نوآور اکتشاف‌پذیر تغییر کند. این ساختار جدید به بازی همراه با برد، جست‌وجو برای گوناگونی اندیشه‌ها، تقویت تضادهایی که سبب خلاقیت می‌شوند و همراهی با ریسک و تجربه‌پذیری گرایش دارد.

• از اقتدارگرایی به مشارکت: تقویت مشارکت. طراحی سنتی سازمان برپایه یک ساختار فکری واکنشی و اقتدارگرا به سلسله مراتب تفکیک شده و سیلویی گرایش دارد. ارتباط بین رهبران و تیم‌ها ارجح‌ از ارتباط بین رهبران و پیروان است. با توجه به طراحی سازمان‌های چابک برای ایجاد مشارکت، شبکه‌هایی از تیم‌های خودگردان در این سازمان‌ها به کار گرفته می‌شوند که نیازمند یک ساختار فکری خلاق برای مشارکت، مدیریت براساس توافق برپایه اختیار، اعتماد و مسوولیت‌پذیری است.

• از اندک به فراوانی: تقویت ایجاد ارزش. در بازارهای ثابت، شرکت‌ها سهم خود را به هزینه دیگران افزایش می‌دهند. این رویکرد برنده-بازنده، بازتابی از یک ساختار فکری برپایه پیش‌فرض فرصت‌ها و منابع محدود است. ولی بازارهای امروزی، پیوسته و به سرعت تکامل می‌یابند. رهبران برای ایجاد نتایج، باید با یک ساختار فکری مبتنی بر فراوانی به بازار بنگرند که منابع نامحدود و پتانسیل‌های در دسترس سازمان را شناسایی می‌کند و مشتری‌محوری، کارآفرینی، کلی‌گرایی و همکاری در ایجاد ارزش را امکان‌پذیر می‌سازد.

 یک رویکرد منظم

اگرچه این تغییر در ساختار فکری ممکن است جدید و مستلزم رهایی جدی از باورها و پارادایم‌های قدیمی باشد ولی در مجموع، رویکردی بسیار منظم را در مورد رهبری شکل می‌دهد. رهبری در سازمان‌های چابک به دلیل ماهیت جدایی‌ناپذیر استقلال و آزادی اختیار آن، از یک رویکرد خودمنضبط سرچشمه می‌گیرد. که نه تنها ترس از تنبیه و مجازات را در پی ندارد، بلکه به خدمت هدفمند و همراه با اشتیاق می‌انجامد.

 تیمتان را متحول کنید

سپس، مهم است که یاد بگیرید چگونه به تیم‌هایتان کمک کنید که به شیوه‌های جدید و اثربخش‌تری کار کنند.

به تیم‌ها کمک کنید که چابک کار کنند.

رهبران چگونه می‌توانند به تیم‌ها کمک کنند که به شکلی جدید و چابک‌تر کارکنند؟ و نیاز به رهبری در این شیوه جدید چیست؟در تمامی شیوه‌های چابک کار کردن سه الزام ضروری در مورد رهبری وجود دارد.

نخست، رهبران باید بیاموزند که تیم‌هایی بسازند که کوچک، ناهمگن و دارای اختیار بوده و اعضای آن بایکدیگر در ارتباط باشند. دوم، رهبران باید به تیم‌های چابک اجازه دهند و آنها را تشویق کنند که سریع کار کنند. این اجازه تیم‌ها را قادر می‌سازد که به شکلی اثربخش‌تر و سریع‌تر، ارزش بیشتری بیافرینند. سوم، رهبران سازمانی باید با درک و توجه به نیازهای برآورده نشده و حتی شناسایی نشده مشتریان برون و درون‌سازمانی، تیم‌های چابک را بر آنها و بر ایجاد ارزش برای آنها متمرکز سازند.

 برخورداری از تفکر طراحی و نوآوری در مدل کسب‌و‌کار

نگارندگان دریافته‌اند که در این شیوه جدید و چابک انجام کار، مهم است که رهبران علاوه بر توانایی رهبری، از تفکر طراحی و توان نوآوری در مدل کسب و کار برخوردار باشند.

تفکر طراحی که در طراحی صنعتی و دیگر گونه‌های طراحی ریشه دارد، رویکردی قدرتمند برای توسعه راهکارهای نوآورانه برای مشتریان، مدل‌های کسب و کار و دیگر گونه‌های سیستم‌ها به شمار می‌رود. این تفکر با درک کل تجربه مشتری در هر یک از مراحل مسیر سفر مشتری آغاز می‌شود.

در سازمان‌های چابک، هر یک از تیم‌ها به‌عنوان یک واحد خلق‌کننده ارزش یا به‌عنوان یک واحد کسب و کار در نظر گرفته می‌شوند. این تیم‌ها در هر فرصتی در پی نوآوری در مدل کسب و کار هستند و برای پاسخگویی به نیازهای مشتریان درون و برون سازمانی و ارائه ارزش بیشتر به کارکنان، سرمایه گذاران، شرکا و دیگر ذی‌نفعان شیوه‌های جدیدی را می‌جویند.

 سازمانتان را متحول کنید

رهبران سازمانی باید بیاموزند که چگونه فرهنگ، طرح و هدف یک سازمان چابک را پدید آورند.

هدف: ستاره قطبی رابیابید.

نخستین مهارت سازمانی مورد نیاز رهبران، توانایی ایجاد یک هدف شفاف، مشترک و الزام‌آور، مانند یک ستاره قطبی برای سازمان است. در سازمان‌های چابک، رهبران به جای بهره‌گیری از شیوه‌های تیم‌های اجرایی، باید بیاموزند که هدف سازمان را در گفت‌وگو با افراد سراسر سازمان استخراج کنند.

طراحی: اصول و شیوه‌های طراحی سازمان چابک را به کار‌گیرید.

دومین مهارت سازمانی مورد نیاز رهبران، توانایی طراحی استراتژی و مدل عملیاتی سازمان برپایه اصول و شیوه‌های سازمان‌های چابک است. بیشتر مدیران ارشد شرکت‌های سنتی از مجموعه مهارت‌هایی برخوردارند که به خوبی در این زمینه پرورش یافته‌اند. این مهارت‌ها طراحی سازمان‌های سنتی را به‌عنوان بازتابی از یک سیستم نسبتا متمرکز و ایستا منعکس می‌کنند. این سیستم‌ها معمولا از یک یا شمار محدودی از کسب و کارهای اصلی تشکیل شده‌اند که مدتی طولانی بر اساس یک مدل کسب و کار استقرار یافته‌اند و معمولا با مجموعه‌ای از وظایف سازمان هماهنگی ندارند.

برای طراحی و ایجاد یک سازمان چابک، رهبران برپایه درکی متفاوت از سازمان، به مجموعه دیگری از مهارت‌ها نیازمندند. آنها باید بیاموزند که سازمان‌های خود را به‌عنوان یک سیستم غیر متمرکز که پیوسته در حال تکامل است طراحی کنند. چنین سازمانی از شبکه‌ای از واحدهای کوچک دارای اختیار تشکیل شده است که در مقایسه با مدل‌های سنتی از سطوح سازمانی کمتر، شفافیت بیشتر و حاکمیت محدود‌تری برخوردارند.

به خصوص، رهبران باید بیاموزند که چگونه کسب‌و‌کارهای بزرگ کنونی را به مجموعه‌های کوچک‌تر تفکیک کنند، وظایف شرکت را در یک ساختار توانمند و محدود بگنجانند و دامنه گسترده‌ای از شرکا را در یک اکوسیستم قدرتمند جذب کنند.

فرهنگ: فرهنگ سازمان چابک را شکل دهید.

سومین مهارت سازمانی مورد نیاز رهبران، توانایی شکل دهی یک فرهنگ در سراسر سازمان است. این فرهنگ برپایه ساختارهای فکری خلاق، مشارکت، و فراوانی و رفتارهای وابسته به این حوزه‌ها شکل می‌گیرد.

با توجه به شفافیت و آزادی که کارکنان در یک سازمان چابک تجربه می‌کنند، بدون شک فرهنگ در این سازمان‌ها در مقایسه با سازمان‌های سنتی نقشی بسیار مهم‌تر دارد. رهبران برای شکل‌دهی این فرهنگ، باید بیاموزند که چگونه کوششی چند‌وجهی در زمینه تحول فرهنگی را به انجام رسانند که بر توانایی‌ها و رفتار خود آنها متمرکز است. این کوشش گام‌های زیر را در بر می‌گیرد:

• به شکلی درست، نقش الگو در رفتارها و ساختارهای فکری جدید را بر عهده گیرند.

• از طریق به اشتراک گذاردن داستان‌ها و باالهام از انرژی و ایده‌های تیم‌هایی که به‌صورت مستقیم با مشتریان در تماس هستند، درک و اعتقاد به شیوه‌های بسیار تعاملی را تقویت کنند.

• ساختارهای فکری و توانایی‌هایی را در سراسر سازمان پدید آورند. به ویژه در بین کسانی که به شکل رسمی دیگران را مدیریت نمی‌کنند و کسانی که یادگیری را به ساختار فعالیت‌های روزانه پیوند می‌دهند تا سازمان را به یک سازمان یادگیرنده واقعی تبدیل کنند.

• سازوکارهای تقویت را در طراحی سازمان چابک به اجرا در آورند.

 رویکرد چابک در توسعه مدیران

بسیاری از سازمان‌ها، اقدامات مربوط به هدایت چابک‌سازی خود را در بخش‌های گسسته انجام می‌دهند. دست کم بااین روش آنها می‌توانند نخست توانایی‌های رهبری چابک را پدید آورند. ولی برای توسعه موفقیت‌آمیز چابکی در سازمان، رهبران ارشد باید قواعد و مقررات آن را بپذیرند و به شکلی مهم توانایی‌هایشان را افزایش دهند. سرانجام برای یک تحول چابک کامل به ایجاد توانایی‌ها و ساختارهای فکری تمام رهبران ارشد سازمان نیاز است. برای انجام این منظور به شکلی چابک، پنج اصل ضروری مورد نیازند:

۱- گروهی از مربیان چابک‌سازی سازمان را تشکیل دهید.

۲- تیم ارشد را در توسعه توانایی هایشان درگیر کنید.

۳- تجربه رهبری را به شکلی کامل ایجاد کنید.

۴- رهبران را به سوی به کارگیری آموخته‌هایشان فراخوانید.

۵- ایجاد توانایی رهبری سازمانی را با سرعتی چابک گسترش دهید.

تحول چابک اولویت مهمی برای شمار فزاینده‌ای از سازمان‌ها است. بیش از هر عامل دیگر، کمک به رهبران به ویژه رهبران ارشد برای توسعه توانایی‌ها و ساختارهای فکری‌شان، یک توانمندساز کلیدی در چابک‌سازی به شمار می‌رود. انجام این کار به شیوه‌ای چابک سازمان را قادر خواهد ساخت تا سریع‌تر حرکت کند، نوآوری‌ها را هدایت کند و ضمن سازگاری با محیط در حال تغییر خود، آن را شکل دهد.