این برای آینده محیط کار چه معنایی خواهد داشت؟ اولا، ما شاهد شرکت‌هایی هستیم که کارکنانی از چهار تا پنج نسل مختلف در آنها کار می‌کنند اما در طراحی‌شان، ۶۵ درصد این افراد و خواسته‌هایشان عملا نادیده گرفته می‌شوند. پس تکلیف آن ۵۳ میلیون نفر چه می‌شود؟ همان افراد میانسالی که ۵۱ درصد سمت‌های ارشد مدیریتی در سراسر دنیا را بر عهده دارند. تکلیف بیبی بومر‌ها چه می‌شود؟ همان افراد سالخورده‌ای که تعدادشان ۲۵ میلیون نفر است و بخش اعظمی از قدرت شرکت‌ها در دست آنهاست؟ همان‌هایی که در ۶۰ یا ۷۰ سالگی، هنوز فعال و موفقند. چه کسی موقع طراحی محیط کار، آنها را در نظر می‌گیرد؟ و حالا هم که یک نسل جدید پا به بازار کار گذاشته: جوانان نسل Z که به مرور از مدرسه فارغ‌التحصیل می‌شوند. آنها از فوت‌و‌فن همه چیز سر در می‌آورند. تعدادشان در بازار کار، فعلا ۵ میلیون نفر است اما این رقم رو به افزایش است. در حال حاضر بسیاری از مقالات مرتبط با طراحی محیط کار، برای جوانان نسل هزاره و مطابق با نیازهای آنها نوشته می‌شوند و از بقیه نسل‌ها غفلت می‌شود. اما باید محیط کار را طوری طراحی کنیم که پاسخگوی نیاز همه سنین باشد.

یکی از عوامل مهمی که نسل‌ها را از هم تفکیک می‌کند، تکنولوژی است. این به یک باور عمومی تبدیل شده که جوانان نسل هزاره به‌طور ذاتی از تکنولوژی سر در می‌آورند اما میانسال‌ها، همیشه عقبند و هر کاری کنند، به جوانان نمی‌رسند. اما در بعضی موارد، میانسالان (نسل X) بهتر از جوانان می‌توانند اپلیکیشن‌ها و سایر ابزارهای تکنولوژی را در زندگی حرفه‌ای خود بگنجانند. شاید دلیلش این است که میانسال‌ها از ترس آنکه از قافله عقب بمانند، همواره در تلاشند تا با تکنولوژی‌های روز آشنا شوند. اما جوانان نسل هزاره با شبکه‌های اجتماعی و اپلیکیشن‌ها بزرگ شده‌اند. آنها تکنولوژی را مثل زبان مادری‌شان بلدند و در تعاملات اجتماعی از آن استفاده می‌کنند اما هرگز به دنبال این نبوده‌اند که از تکنولوژی در محیط کار استفاده کنند. درباره تفاوت‌های میان نسل‌ها باورهای عامه‌ای وجود دارد که تعمیم دادن این باورها باعث می‌شود از نیازها و خواسته‌های نسل‌های مختلف، درک درستی نداشته باشیم.

محیط کار نباید تنها نیازهای یک نسل، جنس، گروه سنی یا نژاد خاص را تامین کند. برای ایجاد یک محیط کار موفق، طراحان باید از کلی‌گویی‌ها و تعمیم دادن‌ها فراتر روند و تمام نیازهای کارکنان را برآورده کنند تا کارها، نه تنها انجام شوند، بلکه به بهترین نحو انجام شوند. یک طراحی خوب باید هم متناسب با رفتارهای فعلی کارکنان باشد و هم رفتارهایی را که مد نظر دارید در آنان تقویت کند، مثل مشارکت، تعاملات، نوآوری و تولید. یک محیط کار موفق و متنوع، مطلقا سن و سال نمی‌شناسد.

  طراحی بر اساس وظایف و رفتارها

اینکه چطور کارتان را با موفقیت انجام دهید، یک معادله است. وقتی عامل سن را از معادله حذف می‌کنید، دو چیز باقی می‌ماند: وظایف و رفتارها. چه وظایفی را باید انجام دهم و می‌خواهم چطور انجامشان دهم؟ اینها سوالاتی است که باید بپرسیم تا برای طراحی یک محیط کار پربازده، اطلاعات داشته باشیم. وقتی درباره وظایف سوال می‌کنیم، می‌خواهیم بدانیم که روزانه و در طول هفته چه کارهایی را انجام می‌دهید. آیا یکسری کارهای روزمره دارید یا وظایفتان مکررا تغییر می‌کنند؟ آیا محیط کارتان قابل پیش‌بینی است یا متغیر؟ یا هر دو؟ با کمک این اطلاعات، خواهیم فهمید شما به‌عنوان یک فرد یا در مقیاس گسترده‌تر، یک سازمان، چطور در محل کار رفتار می‌کنید. به‌علاوه، این پرسش و پاسخ‌ها به ما این جسارت را می‌دهد که از رفتارهای امروز شما فراتر رویم و به این سوال پاسخ دهیم که «می‌خواهید در آینده چگونه رفتار کنید؟» آیا سرتان به کار خودتان است و فقط روی انجام کارها تمرکز دارید (متمرکز) یا دائما به دنبال فرصت‌های جدید و مشارکت با دیگران هستید (مشارکتی)؟ البته دو گزینه متمرکز و مشارکتی، دو سر یک طیف وسیع هستند. بسیاری از شرکت‌ها جایی میان این دو قرار دارند و تقریبا هیچ شرکتی مطلقا متمرکز یا مشارکتی نیست. این دو ناقض یکدیگر نیستند اما به ما کمک می‌کنند که نوع سازمان شما و لازمه‌های موفقیتتان را شناسایی کنیم.

تجربه به ما نشان داده که شرکت‌ها برای افزایش بازدهی فردی و نوآوری جمعی، دو سبک مشارکتی و متمرکز را با یکدیگر تلفیق می‌کنند. ما به این نتیجه رسیده‌ایم که میزان زمانی که یک فرد برای انجام یک کار صرف می‌کند، لزوما ربطی به سن او ندارد، بلکه بیشتر به نقش و مسوولیت او و ترجیحات و مهارت‌هایش بستگی دارد. شما ممکن است در یک محیط باز و نزدیک به اعضای تیم، بتوانید کاری را به بهترین نحو انجام دهید در حالی که همکارتان، کار کردن در یک گوشه دنج و رو‌به‌روی پنجره و تعامل تلفنی را ترجیح دهد. این البته به عوامل دیگری نیز بستگی دارد، مثل روز و زمان انجام کار (مثلا سه‌شنبه صبح یا پنج‌شنبه عصر) و اینکه آیا کار، مهلت‌دار است و باید فورا انجام شود یا می‌تواند به آرامی انجام شود. این متغیرها و سناریوها گواهی بر این ادعا هستند که یکی از لازمه‌های موفقیت و بازدهی افراد و تیم‌ها، این است که انواع و اقسام فضاها در دسترسشان قرار بگیرد.

  همکاری چگونه اتفاق می‌افتد؟

اینکه بدانید کارکنان از چه راه‌هایی با هم مشارکت می‌کنند، چه به‌صورت حضوری و چه از راه دور، کمک می‌کند تا فضایی با ابعاد مناسب و متناسب با نیازهایشان را برایشان فراهم کنید. بعضی از کارکنان بیشتر دور میزها جمع می‌شوند و با هم تعامل می‌کنند. برخی دیگر، کنار دیوار یا بورد و برخی پشت درهای بسته و اتاق‌های کنفرانس. یکی از ایرادهای ادارات سنتی این است که وقتی مدیران اجرایی به سفر می‌روند، فضاها بلااستفاده می‌مانند، در حالی که کارکنان تقلا می‌کنند جایی برای تعامل با یکدیگر پیدا کنند. طراحی محیط کار باید به گونه‌ای باشد که نه تنها هنجارها و ضوابط فعلی را تقویت کند، بلکه الهام‌بخش کارکنان باشد و آنها را به رفتارهای جدید تشویق کند.

  سبک‌های سه گانه

یک شرکت بین‌المللی تکنولوژی از ما برای طراحی دفتر کارش کمک خواست. آنها می‌خواستند ترکیبی از فضاهای باز و بسته را برایشان طراحی کنیم، هم برای انجام کارهای مشارکتی و هم کارهایی که نیاز به تمرکز داشتند. برای آنکه نیازهایشان را بشناسیم و میان آنها توازن برقرار کنیم، مستقیما به سراغ منبع نیازها رفتیم: کارکنان. از تمام کارکنان نظرسنجی کردیم و معیارها و داده‌هایشان را بررسی کردیم تا یک تصویر کلی از سازمان داشته باشیم. بررسی‌ها نشان داد که سبک‌های کاری کاملا متفاوتی در این شرکت وجود دارد. ما سه سبک کار کردن را شناسایی کردیم:

انفرادی: کسانی که دست کم ۶۰ درصد از زمان خود را در دفتر کار و پشت میزشان می‌گذراندند. این افراد، یک محیط کاملا مجهز و ارگونومیک (متناسب با نیازها و فعالیت‌هایشان) نیاز داشتند، با دو مانیتور (برای گفت‌وگوی اینترنتی) و یک کیبورد. فضا باید طوری می‌بود که حتی‌المقدور، هیچ صدا و تصویری حواس کارمند را پرت نکند. اما در عین حال به فضاهایی در نزدیکی خود نیاز داشتند، برای تبادل‌نظر و جلسات حل مساله.

ترکیبی: این افراد نیز دست‌کم ۶۰ درصد از زمان خود را در دفتر کار می‌گذراندند، منتها بیشتر روز را دور از میزشان بودند. بیشتر مشارکت می‌کردند و دائما با افراد و تیم‌ها در تعامل بودند. این افراد به یک دفتر کاملا مجهز نیاز نداشتند اما به یک فضا نیاز داشتند تا هر از گاهی برای انجام بعضی از کارها به آنجا بروند و پس از اتمام کار، دوباره بیرون بیایند. در این فضا باید جایی برای نشستن در نظر گرفته می‌شد تا مهمانان بتوانند با کارمند مربوطه، گفت‌وگوی حضوری داشته باشند.

ترکیبی متحرک: گروهی که کمتر از ۴۰ درصد از زمان خود را در محل کار می‌گذراندند و بخش اعظمی از هفته، در رفت و آمد میان شعبه‌های مختلف بودند. این افراد اصلا به محل کار شخصی نیاز نداشتند بلکه به فضاهای موقتی‌ای نیاز داشتند که وقتی به محل کار آمدند، بتوانند کارهای متمرکز یا مشارکتی‌شان را انجام دهند.

  سبک کاری به چه عاملی بستگی دارد؟

یکی از جالب‌ترین یافته‌های تحقیقات ما این بود که این سبک‌ها، ربطی به «سن، سابقه کار و سمت» افراد نداشتند. «نقش، وظایف و مسوولیت‌های» افراد و واحدها بود که سبک کاری آنها را تعیین می‌کرد. به‌عنوان مثال، محققان، تحلیلگران و توسعه‌دهندگان، از جمله افرادی بودند که در گروه اول، یعنی انفرادی قرار می‌گرفتند و سرشان به کار خودشان بود. این در حالی است که مدیران، کارکنان پشتیبانی و عملیاتی، در گروه ترکیبی‌ها قرار داشتند. این افراد عموما به یک شکل کار می‌کردند، صرف نظر از سن، سابقه و سطحشان.

البته بعضی از ویژگی‌هایی که به نسل‌های مختلف نسبت داده می‌شود، حقیقت دارند که اگر این‌طور نبود، باورهای عامه و کلیشه‌ها شکل نمی‌گرفتند. اما وظیفه ما طراحان، طراحی محیطی است که عملیات‌های کسب وکار را بهبود بخشد که لازمه آن، شناخت نیازهای کارکنان بر اساس رفتارشان است، نه بر اساس برچسب‌هایی که جامعه به آنها می‌زند. فضا باید جایی برای جذب و حفظ استعدادها باشد و مجموعه‌ای از سبک‌های کاری مختلف را انعکاس دهد. با طراحی محیطی که پاسخگوی نیاز همه نسل‌هاست، می‌توانید مشارکت داوطلبانه کارکنان را جلب کنید و ده‌ها حق انتخاب به آنها بدهید تا بتوانند کار خود را به شیوه خودشان و در جایی که دوست دارند انجام دهند. وقت آن رسیده که از توجه ویژه به جوانان فراتر روید و محیطی طراحی کنید که مناسب همه انسان‌ها باشد.

p28-01