در محیط کار امروزی، شرکت‌ها تقریبا پیوسته درحال تغییرند. بر اساس پژوهش‌های موسسه مکنزی، این تغییرات سازمانی، دگرگونی‌هایی در مقیاس بزرگ یا دگرگونی‌هایی در بخش‌ها یا مناطق جغرافیایی را در بر می‌گیرند و اگر تغییرات پیوسته نباشند، بازطراحی‌هایی در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر پدیدار می‌شوند.

چرایی این تغییرات پرشتاب روشن است و مواردی همچون همگام ماندن با فناوری و نیازهای همواره در حال تکامل، کوشش پیوسته در راستای کارآیی و بهره وری برای برآورده‌سازی خواسته‌های سرمایه گذاران و رقابت با رقبای زیرک رادر بر می‌گیرد.

بااین وجود، اگرچه هدف آن است که بازطراحی سازمان به شیوه‌ای هموار و در زمانی کوتاه انجام شود و به عملیاتی با کارآیی و اثربخشی بیشتر بینجامد، ولی اغلب سبب ناامیدی و شکست بوده است.

موارد بازطراحی سازمان پی در پی سبب اختلال در کسب و کار و ایجاد تنش برای کارکنان ذی‌ربط می‌شوند. اثرات مثبت مورد انتظار از آنها به ندرت رخ می‌دهند و اغلب فقط نتایجی ناچیز با هزینه‌هایی قابل توجه را در پی دارند.

  دستورالعمل دستیابی به موفقیت چیست؟

پاسخ در شیوه طراحی سازمانی برمبنای صفر

( Zero-based org design) که به روش ZBO معروف است نهفته است. در این رویکرد برگه سفید، برای شروع کار و حرکت اثر بخش از تاثیرات ناچیز به سوی دگرگونی‌های بنیانی در درون سازمان، تنها به یک تخته وایت بورد پاک نیاز است. تمام سازماندهی کنونی و ساختارها، فرآیندها و ذی‌نفعان آن را از ذهن خود پاک کنید و این پرسش را از خود بپرسید:

اگر قرار باشد سازمان را از نو بسازیم، سازمان آینده به چه شکل خواهد بود؟

  از کجا شروع کنیم؟

نخست، با رفع تمام محدودیت‌های ناشی از تعصب‌ها و سوگیری‌های کنونی، یعنی ناتوانی ذی‌نفعان در تجسم و باور داشتن سازمانی که به کلی تغییر کرده است، سازمانی را تعریف کنید که از نظر تئوری مطلوب باشد. این حرکت در راستای ایجاد فرصت‌ها و اولویت‌های استراتژیک و نیز، رویارویی با چالش‌های بازار است. برای دستیابی به آن، رهبران باید از فرآیندی بسیار ساختاریافته و به دقت تسهیل شده بهره گیرند. تنها هنگامی که آرمان‌ها مشخص شده باشند، سازمان می‌تواند به آنها واقعیت ببخشد و تمامی محدودیت‌های موجود را مورد توجه قرار دهد. و اگرچه ممکن است هنوز اقدامی فوری انجام نگرفته باشد، ولی شرکت‌ها می‌توانند آنچه نیاز دارند را با شناسایی سازمان بهینه تعیین کنند.

  سودمندی‌های این روش چیست؟

• در افزایش دستاوردهای ناشی از تحولات سازمانی به جای آنکه تنها بخش‌هایی از سازمان به حرکت درآیند، گروه‌های چابک و مراکز شایستگی و مدل‌های عملیاتی نوین پدیدار می‌شوند.

• صرفه‌جویی قابل توجه در هزینه ها: صرفه‌جویی‌ها تنها با توجه به آنچه قابل حذف است رخ نمی‌دهند، بلکه با در نظر گرفتن آنچه واقعا مورد نیاز است، به انجام می‌رسند. با این فرآیند سازنده، بسیاری از بوروکراسی‌ها و فعالیت‌های غیر ضروری خود به خود ناپدید می‌شوند. چراکه هیچ کس آنها را پیشنهاد نخواهد داد.

• تجربه‌ها، به جای هدر رفتن تقویت می‌شوند: توانایی برپایی یک سازمان آینده، به گونه‌ای که همگان احساس کنند که برای دستیابی به موفقیت در جایگاه کاری خود قرار گرفته‌‌اند، چیزی است که به همه انرژی و نیرو می‌دهد. این توانایی، چشم‌اندازی جذاب‌تر برای سازمان فراهم می‌سازد که همه می‌توانند از آن پشتیبانی کنند.

بنابراین چگونه می‌توان شیوه ZBO را به سرانجام رساند؟ این کار به سادگی گردآوری شماری از افراد در برابر وایت‌بورد نبوده و نیازمند اقداماتی ویژه در این شیوه است.

  چگونه می‌توان به موفقیت دست یافت؟

نگرش: تیم کاری باید از تعصب‌ها و سوگیری‌های موجود چشم‌پوشی کند. این کار با برپایی جلساتی برای پیش بینی سازمان‌های آینده و به‌عنوان نقطه شروع انجام می‌شود.

شفافیت استراتژیک: پیش از تصمیم‌گیری در مورد آنکه یک سازمان بهینه در آینده چگونه باید باشد، آنچه که در آن سازمان مورد نیاز است باید تعیین شود. اغلب، نخست به شفاف‌سازی استراتژی اصلی نیاز است، چون اگرچه روش ZBO تغییراتی بی شمار را نوید می‌دهد، ولی سازمان باید از یک استراتژی پیروی کند.

ورودی قابل توجه و نوآورانه: در برگه سفید اولیه، نمونه‌هایی الهام بخش از سازمان‌های موفق ارائه می‌شود. این مثال‌ها درس آموخته‌های ارزشمندی را درباره بهترین‌ها فراهم می‌سازند.

روش بازطراحی ZBO، توانایی شناسایی ستون اصلی ایمن و استوار سازمان را ایجاد کرده و عناصر مورد نیاز برای تغییرات پویا را آماده می‌کند. با توجه به چشم‌اندازی انباشته از طرح‌های سازمانی ناموفق، دلیلی ندارد که این رویکرد آزموده نشود.