در این میان بسیاری از بزرگان و صاحب نظران دنیای مدیریت توصیه‌ها و رهنمون‌هایی در ارتباط با راه‌های افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها ارائه داده‌اند که می‌توان با جرات ادعا کرد جزو محکم‌ترین و کاربردی‌ترین روش‌های افزایش بهره‌وری در کار محسوب می‌شوند و حاصل سال‌ها تجربه‌اندوزی و مطالعه آنهاست.آنچه در این هفته و هفته آینده در ستون «برای صد ساله شدن نخست باید متولد شد» خواهد آمد مجموعه‌ای است از توصیه‌های مرتبط با بهره‌وری که اغلب بزرگان مدیریت دنیا روی مفید و کاربردی بودن آنها اتفاق‌نظر دارند.

۱)خودتان وقت‌تان را مدیریت کنید

نقطه اوج بهره‌وری هر کسی زمانی است که او در حال انجام دادن پروژه دلخواه خود است و در بهترین زمان و حالت ممکن به سراغ آن رفته باشد. این نقطه اوج زمانی تحقق پیدا می‌کند که اختیار و زمام وقت هر فردی در دستان خود او باشد و او قادر باشد طبق برنامه زمان‌بندی خود در حال انجام آن کار باشد. بنابراین در این میان نمی‌توان هیچ شانسی را برای افزایش بهره‌وری کسی قائل شد که بیشتر وقت خود را صرف واکنش نشان دادن به خواسته‌ها و مداخلات دیگران می‌کند و به عبارت بهتر دارای حالتی تدافعی و منفعل از نظر زمانی است. تام رث از چهره‌های شاخص عرصه مدیریت بهره‌وری و نویسنده کتاب پرفروش «آیا شما سرشار از انرژی هستید؟» در این مورد می‌گوید: «اگر می‌خواهید با اوج انرژی و توان‌تان کار کنید حتما باید در هر روز کاری ساعاتی را به‌طور کامل برای انجام پروژه‌هایی اختصاص داد که نیازمند تمرکز بالا بوده و هر گونه اخلال و مزاحمتی می‌تواند به کاهش کیفیت اجرای آن منتهی شود. برای تحقق این هدف باید عوامل مزاحمی چون ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی، رسانه‌های اجتماعی و مراجعه‌کنندگان را به‌طور کامل از خود دور کرد و پس از انجام حداقل یک کار مهم برای مدتی مشخص و محدود به آنها پاسخ داد.»

۲)فراموش نکنید که پرمشغله بودن باعث کاهش تمرکز می‌شود

بعضی‌ها فکر می‌کنند اگر سرشان را حسابی شلوغ کنند و چندین پروژه و کار را به‌طور همزمان انجام دهند به گونه‌ای عمل کرده‌اند که بازدهی و بهره‌وری بالایی را به نمایش گذاشته‌اند و موفق جلوه خواهند کرد در حالی‌که واقعیت امر کاملا عکس این است و پرداختن به فعالیت‌های متعدد در یک زمان به‌طور حتم ما را از انجام درست و با تمرکز کار اصلی‌مان باز می‌دارد. کریستین کارتر، جامعه‌شناس و استاد دانشگاه برکلی در این مورد می‌گوید: «پرمشغله بودن به هیچ عنوان نشانه هوش و توانمندی و موفق بودن افراد نیست بلکه علامت ضعف و ناتوانی و گاه ترس افراد از به پایان رساندن یک پروژه خاص تلقی می‌شود که نتیجه‌ای جز اتلاف انرژی به بار نمی‌آورد.»

۳)چیزی به نام کارمند ایده‌آل وجود ندارد

برخی از مدیران بر این باورند که کارمند ایده‌آل کسی است که تمام فکر و ذکرش کار برای شرکت یا سازمان خود است و فردی است که حاضر است زندگی شخصی‌اش را فدای کار خود کند. این در حالی است که چنین چیزی افسانه‌ای بیش نیست، زیرا کسی که در زندگی شخصی‌اش آرامش ندارد و آشفته و بی‌سر‌و‌سامان است به‌طور قطع در محل کارش هم از تمرکز کافی برخوردار نبوده و عملکرد ضعیفی را ارائه خواهد داد. تجربه نشان داده که حتی لایق‌ترین و قوی‌ترین کارمندان نیز نمی‌توانند برای ساعات و روزهای متمادی و طولانی کار کنند و دیر یا زود خستگی و دلزدگی از کار سراغ آنها خواهد آمد. بریجیل شولتز، روزنامه‌نگار و نویسنده کتاب پرفروش «بیش از حد کار نکنید» در این مورد می‌نویسد: «مدیر یا کارمندی که فکر می‌کند با کار خیلی بیشتر و سخت‌تر و طولانی‌تر می‌توان به دستاورد‌های بیشتری دست یافت به‌طور حتم به هیچ جا نخواهد رسید و هیچ چیزی به دست نخواهد آورد. موفق‌ترین افراد کسانی هستند که به محدودیت‌های ذهنی و جسمی خود آگاه هستند و با خوابیدن و ورزش کردن کافی به جسم و ذهن خود احترام می‌گذارند و در حین کار به اندازه معقول استراحت می‌کنند. به‌طور حتم این افراد عملکرد بهتری از خود بروز خواهند داد.»

۴)برای به پایان رساندن پروژه‌های بزرگ و مهم عجله نکنید

خیلی از ما برای به پایان رساندن پروژه‌های حساس و خیلی مهم خود ثانیه‌شماری می‌کنیم و گاهی اوقات ترجیح می‌دهیم تا با عجله آن کار‌ها را تمام کنیم و به اصطلاح از شر آن کار خلاص شویم. این در حالی است که تجربه نشان داده در مراحل رو به پایان بسیاری از کار‌ها تمرکز ما به شدت کاهش می‌یابد و اصرار ما به تمام کردن سریع‌تر کارها باعث کاهش بهره‌وری ما در مراحل پایانی می‌شود و حتی ممکن است کل فرآیند را به فنا دهد. آدام گرانت، روانشناس مشهور معتقد است اگر مدیران یا کارمندان در حال انجام دادن یک پروژه حساس و مهم هستند بهتر است بیش از حد به خود فشار نیاورند که آن کار را هر چه سریع‌تر به پایان برسانند بلکه شایسته است عمدا چند گام آخر را به روز یا روز‌های بعد موکول کنند تا مراحل آخر پروژه مورد نظر را که بسیار کلیدی و تعیین‌کننده نیز هستند با تمرکز و بهره‌وری بالاتری انجام دهند.

(ادامه دارد)