هر روزه همه ما تعداد قابل‌توجهی تماس تلفنی با دیگران داریم و ایمیل‌ها و پیام‌های صوتی و متنی مختلفی را در محل کارمان دریافت می‌کنیم که تا حد زیادی آرامش و تمرکز کاری‌مان را به هم می‌زنند و در نهایت باعث کاهش بهره‌وری‌مان می‌شوند. درحالی‌که با اعمال مدیریت دقیق و قوی بر این تماس‌ها و ارتباط‌ها قادر خواهیم بود تا ضمن صرفه‌جویی در زمان و جلوگیری از به هم خوردن تمرکز کاری‌مان، به اهداف و خواسته‌های خود نیز دست یابیم. آنچه در مورد توصیه‌هایی که در ادامه خواهند آمد حائز اهمیت است این است که اغلب آنها به‌رغم ساده و پیش پا افتاده بودن، دارای تاثیر شگرفی بر مدیریت هر چه بهتر زمان از سوی مدیران و کارمندان بوده و بهره‌وری کاری آنها را تا حد بسیار زیادی ارتقا می‌بخشد.

  چگونه تماس‌های تلفنی‌تان را مدیریت کنید؟

مدیریت مکالمات تلفنی را خودتان در دست بگیرید: اگر کسی با شما تماس تلفنی گرفت و خواست با شما صحبت کند در ابتدای مکالمه خود با آن فرد به‌طور شفاف مشخص کنید که چقدر از وقتتان را می‌توانید صرف صحبت کردن با او کنید. در این حالت او نیز سعی خواهد کرد صحبت‌هایش را خلاصه و مفید بیان کند. پس از آنکه اصل مطلب گفته شد نیز خیلی مودبانه و محترمانه پایان مکالمه تلفنی را به آن فرد اعلام کنید تا صحبت‌هایتان به حاشیه و طرح مطالب بی‌ارزش کشیده نشود. در حین گفت‌وگوهای تلفنی همیشه به یاد داشته باشید که وقت طلاست و نباید آن را بیش از حد برای مکالمات کم ارزش و حاشیه‌ای صرف کرد.

به تماس‌های برنامه‌ریزی‌نشده و ناشناس پاسخ ندهید: اگر شما در حال اجرای یک پروژه حساس و پیچیده هستید و به تمرکز بالایی نیاز دارید به هیچ عنوان نباید جواب تلفن‌های ناشناس یا برنامه‌ریزی‌نشده را بدهید، چرا که این کار به شدت به میزان بهره‌وری‌تان لطمه خواهد زد. در این حالت بهترین کار قرار دادن تلفنتان در حالت پیامگیر است تا در زمان مناسب به آنها رسیدگی کنید و به این وسیله شرایط را به گونه‌ای فراهم سازید که به جای اینکه تماس‌های دیگران برای شما تعیین‌کننده شوند این شما باشید که برای آنها تعیین تکلیف می‌کنید.

تماس‌های ناموفقی را که فاقد پیام هستند پیگیری نکنید: چنانچه کسی با شما تماس گرفت و به هر دلیلی به آن پاسخ ندادید و او هیچ پیامی برای شما نگذاشت از پیگیری آن تماس یا تماس گرفتن با آن فرد اجتناب کنید، چرا که اگر آن فرد کار ضروری و مهمی با شما داشت به‌طور حتم برایتان پیام می‌گذاشت.

از دیگران بخواهید به جای زنگ زدن به شما پیام بگذارند: تا آنجا که می‌توانید از دیگران بخواهید تا تماس‌های تلفنی‌شان با شما را به صورت پیام گذاشتن روی پیام‌گیر تلفنتان انجام دهند نه اینکه به‌طور مستقیم با شما سخن بگویند. شما با این کار به گونه‌ای عمل می‌کنید که اختیار وقتتان را در دست خودتان نگه می‌دارید نه دیگران.

فهرست تماس‌های سریع خود را به‌طور دوره‌ای به روز کنید: اگر می‌خواهید تماس‌های تلفنی‌تان با دیگران را در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام دهید لازم است یک فهرست آماده از شماره‌هایی که بیشتر با آنها تماس می‌گیرید و با یک اشاره در اختیارتان قرار می‌گیرند داشته باشید. بنابراین لازم است این فهرست را به‌طور دوره‌ای به‌روزرسانی کنید.

  چگونه ایمیل‌هایتان را مدیریت کنید

ایمیل‌هایتان را به شکل کنترل شده‌ای چک کنید: اگر مجبور نیستید به‌طور دائم به ایمیل‌هایتان جواب دهید و به اصطلاح همیشه آنلاین باشید بهتر است در طول ساعات کاری‌تان فقط دو تا سه بار ایمیل‌هایتان را چک کنید. چک کردن پی درپی و پرتعداد ایمیل‌ها نتیجه‌ای غیر از اتلاف وقت و از بین رفتن تمرکز کاریتان به دنبال نخواهد داشت. علاوه‌بر این توصیه می‌شود زمان‌هایی را برای این کار اختصاص دهید که جزو ساعات طلایی کاری نباشد؛ به عنوان مثال هیچ گاه ایمیل‌هایتان را در ساعات اولیه صبح چک نکنید، چرا که به شدت به برنامه کاری و تمرکزتان روی پروژه‌ای که در حال انجامش هستید لطمه می‌زند.

حتما از برنامه‌های مدیریت ایمیل استفاده کنید: امروزه برنامه‌های قدرتمند و پرطرفداری همچون مایکروسافت اوتلوک و موزیلا تاندربرد در بازار وجود دارند که کمک شایانی به افراد در مدیریت هدفمند ایمیل‌هایشان می‌کند. پس با نصب این نرم‌افزارها روی کامپیوتر و تلفن همراه خود زمام امور مربوط به ایمیل‌ها را در دست بگیرید و از شر پیام‌های مزاحم و بی‌موقع خلاص شوید.

فقط یک میل باکس فعال داشته باشید: خیلی از مدیران و کارمندان و حتی افراد عادی دارای آدرس‌های ایمیل متعددی هستند که به شکل‌های مختلفی از آنها استفاده می‌کنند و معمولا هر روز اغلب آنها را چک می‌کنند. اما این کار بخش زیادی از وقت افراد را می‌گیرد و بهره‌وری زمانشان را کاهش می‌دهد. بنابراین توصیه می‌شود تمام ایمیل‌های دریافتی خود را به یک آدرس ایمیل هدایت کنید و هر روز فقط همان میل باکس را چک کنید.

 هنگامی که در محل کارتان هستید از زدن دکمه refresh خودداری کنید: بارها برای همه ما پیش آمده که با زدن دکمه Refresh ایمیل خود با انبوهی از پیام‌ها مواجه شده‌ایم و وسوسه شده‌ایم که آنها را مرور کنیم که نتیجه این کار تلف شدن وقتمان در محل کار بوده است و بس. برای اجتناب از این مشکل در صورتی که منتظر ایمیل کاری فوری نیستید از زدن این دکمه خودداری کنید، چرا که زدن این دکمه همانا و مشغول شدن با تعداد زیادی از ایمیل‌های شخصی و غیرکاری که ذهن شما را به هر سو می‌برند همان.