درباره«چابک‌سازی» یافتن روش‌های خلاقانه، پاسخگویی به محیط پرتلاطم امروزی و نهایتا دستیابی به موفقیت نیازمند استفاده از روش‌های نوین و نگرشی نو به بنگاه یا سازمان است. ذکر این نکته ضروری است که مهم‌ترین مولفه درزمینه چابک سازی، قابلیت سازگاری سازمان یا بنگاه با تغییرات است تا این قابلیت بتواند فاصله میان بنگاه با بازار را به حداقل ممکن برساند. از مهم‌ترین ویژگی‌های بنگاه‌های «چابک»، کار تیمی و رقابت‌پذیری آنهاست. سازمان‌های «چابک» برخلاف سازمان‌های سنتی، به‌صورت عمودی و از بالا به پایین اداره نمی‌شوند. این سازمان‌ها یا بنگاه‌ها به‌صورت مسطح و مبتنی بر کار تیمی اداره می‌شوند و در هر زمان آماده پذیرش تغییر و برای رقابت قبراق و سرحال نگه‌داشته می‌شوند.

 چابکی‌سازمانی در تعادل میان پویایی و پایداری است

برای ایجاد مزیت چابکی، باید ترکیب متعادلی از مزیت‌های پویایی و پایداری در سازمان ایجاد شود، مزیت‌های پویایی کمک می‌کند سازمان واکنش سریعی به فرصت‌ها و چالش‌های محیط داشته باشد و مزیت‌های پایدار اثربخشی و کارآیی مولفه‌هایی از سازمان را افزایش می‌دهد که لازم نیست به‌صورت مستمر تغییر یابند. بدون وجود مزیت‌های پویایی، واکنش سریع به محیط محال خواهد بود و برخوردار نبودن از مزیت‌های پایداری هم موجب می‌شود کارآیی و اثربخشی رویکردهای مدیریتی پشتیبانی‌کننده از مزیت پویایی در اثر تغییرات مداوم سازمان افول کند.

 رویکردهای مدیریتی موثر بر چابکی سازمانی

 به اشتراک‌گذاری چشم‌انداز و اهداف: احساس پیگیری هدف مشترک در سازمان در بین کارکنان و وجود تعلق احساسی و رفتاری پیرامون این هدف مشترک.

وجود راهنماهای استراتژیک قابل اقدام: فرآیندهای روزمره سازمانی با خروجی‌های مدیریت استراتژیک سازمان کاملا همسو شده است، یعنی اهداف استراتژیک از طریق انجام فعالیت‌های روزمره، قابل‌دستیابی است.

قابلیت رصد فرصت‌ها: هریک از کارکنان سازمان به‌صورت فعالانه، فرصت‌های محیطی شامل تغییرات فناوری و نیازمندی‌های مشتریان را رصد و تحلیل می‌کنند. سازمان از توانایی به‌کارگیری بینش‌های (Insight) مشتریان برخوردار است.

انعطاف‌پذیری در تخصیص منابع: در سازمان مکانیزم موثر و همسو با استراتژی‌هایی وجود دارد که با استفاده از آن می‌توان به‌سرعت اولویت‌ها و پیشران‌های موفقیت سازمانی را تشخیص داد و منابع کمیاب واصلی سازمان مانند منابع مالی و وقت رهبری روی آن اولویت‌ها و میزان بازدهی و عملکرد آنها قرار می‌گیرد.

معماری تصمیم‌گیری مبتنی بر اقدام: در سازمان فرآیند تصمیم‌گیری کاملاً روشن است و بدنه مدیریتی سازمان از آن تبعیت کافی می‌کند. افرادی که کارشان نزدیک به موضوع تصمیم‌گیری است از اختیار انجام آن برخوردارند. درباره تصمیم‌گیری‌های مشترک سازمانی، جریان مناسب اطلاعات وجود دارد، تصمیمات استراتژیک سرنوشت‌ساز مانند ایجاد تغییرات در اندازه واحدهای سازمانی متناسب با دگرگونی در انتظارات مشتریان به‌سرعت اتخاذ می‌شود.

 واحدهای سازمانی پاسخگو و متناسب باهدف: کارکنان در گروه‌های کوچک و خودگردان کار می‌کنند؛ آنها درباره دستیابی به شاخص‌های هدف‌گذاری شده برای فرآیندهای خود پاسخگو هستند. گروه‌ها متناسب با تغییرات استراتژیک به‌راحتی ایجاد یا حذف می‌شوند.  

مشارکت فعال و اکوسیستم: کارکنان سازمان فرآیندهای مشترکی را در زنجیره اکوسیستم شامل مشتریان و تامین‌کنندگان و سایر ذی‌نفعان انجام می‌دهند که هدف از آنها هم‌افزایی برای خلق راه‌حل‌ها و محصولات را خدمات جدید و ارائه آنها در بازار است.  

فضای باز فیزیکی و مجازی: فضای کاری با این هدف طراحی‌شده است که کارکنان بتوانند به‌راحتی با یکدیگر اطلاعات کاری را تبادل کنند. این امکان نه‌فقط برای همکاران درون واحد بلکه برای اشتراک‌گذاری با کارکنان دیگر واحدها و کسانی که تعاملات روزمره با آنها وجود ندارد هم فراهم‌شده است.

 روش‌های کاری استانداردشده: روال‌های کاری بین واحدی تعریف‌شده است و کارکنان می‌دانند که چگونه باید با دیگر واحدها تعامل کنند. استاندارد کردن شیوه اجرای فعالیت‌ها با این هدف انجام‌ شده است که کارکنان از زمان کاری‌شان بهترین استفاده را ببرند. قالب‌های برگزاری جلسات استانداردشده است، فرآیندهای بین واحدی تعریف‌ شده‌اند تا فعالیت‌های مستمر روزانه با سرعت بیشتری انجام شود.

فرهنگ‌سازمانی یکپارچه: جو عمومی سازمان بیانگر اعتماد و همکاری میان افراد در دستیابی به اهداف مشترک، نیازمندی‌های مشتریان و دیگر ذی‌نفعان است.

بازدهی‌گرایی: عملکرد افراد، گروه‌ها و واحدهای کسب‌وکار با شاخص‌های بین واحدی اندازه‌گیری می‌شود و افراد تیم‌ها تجربیات و درس آموخته‌هایشان را به‌منظور افزایش این بازدهی به‌صورت موثر به اشتراک می‌گذارند.

چرخش و تجربه‌گری سریع: نوآوری در یک چرخه سریع بر مبنای تست کردن موضوعات و آزمودن از اشتباهات نهادینه‌شده است. نمونه‌های آزمایشی حداقلی از محصولات برای تست جلب نظر مشتریان با سرعت فراوان تولید می‌شود.

شفافیت اطلاعات: کارکنان در واحدهای سازمانی خود و مرتبط به آنها به اطلاعات کافی و فیلتر نشده مربوط به محصول، مشتری، فرآیندها و عملکرد دسترسی کامل دارند. کارکنان به‌راحتی می‌توانند نتایج انجام فعالیت‌هایشان را با دیگران به اشتراک گذاشته و از بینش آنها نسبت به آن برخوردار شوند.

یادگیری مستمر: کارکنان زمان‌های مشخصی را به تحلیل فرآیندها برای افزایش کارآیی‌شان اختصاص می‌دهند. سیستم‌هایی مانند مدیریت دانش و بازار دانش درونی ایجاد شده است تا کارکنان بتوانند از دانش ضمنی، شایستگی‌ها و تجارب موفقیت و شکست یکدیگر بهره گیرند.

رهبری به اشتراک گذاشته‌شده و حمایتی: رهبران سازمان الهام‌بخش کارکنان برای کارگروهی و تیمی هستند، آنها مشارکت کارکنان را در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک جلب می‌کنند، رهبران بر بدنه سازمان برای ایفای نقش مربی‌گری و توسعه فردی اثرگذارند.

محرک کارآفرینی: کارکنان سازمان به‌صورت پیش فعال و باانگیزه زیاد فرصت‌های محیطی را شناسایی می‌کنند و از آنها برای توسعه قابلیت‌ها، دانش و مهارت‌ها استفاده می‌کند. افراد سازمانی از اشتیاق ذاتی درباره کارشان برخوردارند و تمایل دارند ورای انتظارات عمل کنند.

تکنولوژی، سیستم و ابزارها: سیستم‌های بین واحدی پایه‌گذاری شده است که جریان اطلاعات میان افراد و واحدها را تسهیل می‌کند. فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی سازمان کاملا همسو و موثر بر پشتیبانی از فرآیندهای کلیدی آن تامین‌شده است و از انعطاف‌پذیری برای تغییر در اثر عوض شدن اولویت‌های سازمانی برخوردارند.

جابه‌جایی نقش‌ها: حسب نیاز و عطف به اولویت‌ها نقش‌های کارکنان می‌تواند به‌راحتی و سرعت تغییر کند. چرخش شغلی کارکنان می‌تواند معطوف به بهره‌گیری بیشتر از توانمندی‌های آنها باشد و سازمان از سیستم بازار استعدادها برخوردار است که در آن دانش و تجارب به اشتراک گذاشته می‌شود.

 

این مطلب برایم مفید است
34 نفر این پست را پسندیده اند