در ابتدای این نشست دکتر صالحی امیری ضمن خیر مقدم به روسای فدراسیونها ابراز داشت:از نظر مردم دو حوزه ورزش و هنر نقش بسزایی در نشاط و شادابی جامعه خواهد داشت و مسئولان ورزش باید به این موضوع توجه ویژه ای داشته باشند بعنوان مثال همین حضور تیم ملی فوتبال در رقابتهای جهانی و اثرات مثبت آن در میان مردم مشهود است.

وی ادامه داد:در بحث بودجه تمام تلاش کمیته شفاف سازی است و دیدیدکه برای نخستین بار بودجه فدراسیونها و مبالغ واریزی به حساب آنها بر روی خروجی سایت کمیته قرار گرفت و فدراسیونها می توانند دیگر اطلاعات مورد نیاز خود را از خزانه دار محترم دریافت نمایند.

صالحی امیری ضمن بیان برخی نکات اظهار داشت: هدف وزارت وزش و جوانان و کمیته ملی المپیک حضور قدرتمندانه در بازیهای آسیایی جاکارتا و المپیک جوانان است و این مهم محقق نمی شود مگر در آرامش و پرهیز از حواشی و هدف از برگزاری این نشست ها ارائه آخرین گزارشاتی است که از سوی کادر سرپرستی عنوان می شود تا اگر دغدغه خاطری دارید و نقصی وجود دارد مطرح و در جهت رفع آن اقدام شود .

سپس شاهرخ شهنازی دبیر کل کمیته ضمن اشاره به تلاشهای شبانه روزی کادر سرپرستی کاروان اعزامی به جاکارتا و المپیک جوانان اظهار داشت:به شخصه شاهد زحمات این عزیزان بوده و از تلاشهای کادر سرپرستی تقدیر و تشکر می کنم، از جناب آقای دکتر صالحی امیری که فضای خوبی را در ورزش ایجاد کرده و به جد پیگیر کارهای فدراسیونها هستند تشکر می کنم همچنین از آقای دکتر سجادی و آقای رحیمی و دیگر بزرگواران که خیلی زحمت می کشند.

در ادامه دکتر نصراله سجادی سرپرست کاروان اعزامی به جاکارتا ضمن تشکر از روسای فدراسیونها بابت تلاشهایشان جهت اعزام تیمی قدرتمند به اندونزی ابراز داشت: هدف از برگزاری این نشست ارائه جزییاتی از روند آماده سازی و نحوه اعزام تیمهای ورزشی به بازیهای آسیایی است که البته اواخر تیر ماه کارگاه تخصصی را با حضور سرپرستان تیم های اعزامی در دو روز برگزار می کنیم بخصوص که برگزاری این رقابتها در جاکارتا،پالم بانگ و حومه جاکارتا شرایط خاصی را برای اعزام کاروان ایجاد می کند و بالطبع قبل از اعزام هر چقدر این هماهنگی و همکاری بیشتر باشد ،هماهنگی و کار در جاکارتا بهتر خواهد بود.

سجادی تصریح کرد:برنامه های کادر سرپرستی کاروان برای اعزام تیمهای ورزشی به بازیهای آسیایی بخوبی پیش رفته بطوریکه اگر هفته آینده بگویند تیم اعزام کنید ما آمادگی کامل داریم که دلیل این امر هم همکاری خوب شما عزیزان بوده است.

سرپرست کاروان اعزامی به اندونزی تصریح کرد:در بخش البسه، بلیت، حمل و نقل ،تهیه ارز و....تمهیدات لازم اندیشیده شده است و مشکلی در حال حاضر نداریم.

همچنین دکتر نوروزی رئیس فدراسیون پزشکی ورزشی نیز به ارائه توضیحاتی در خصوص تشکیل پروند سلامت برای ورزشکاران اعزامی و معاینات صورت گرفته و همچنین تمهیدان اندیشیده شده برای تیم ورزشی حاضر در بازیهای آسیایی پرداخت.

دکتر سعیدی خزانه دار و ذیحساب کمیته ملی المپیک نیز مطالبی را در خصوص تامین ارز و شفافیت مالی کمیته ارائه کردند و عنوان داشتند با پیگیرهای رییس کمیته ملی المپیک مشکلی در این زمینه دیده نمی شود.

سپس دکتراصغر رحیمی معاون کاروان، سلامی مسئول امور تشریفات،عبدالهی مدیر روابط عمومی،خانم اسلامیان مدیر بین الملل و مدیر حراست کمیته به ارائه گزارشاتی از اقدامات انجام شده و پیش بینی ها و تمهیدات صورت گرفته برای کاروان اعزامی چه قبل از اعزام، چه در حین حضور در جاکارتا و پالم بانگ و چه به هنگام بازگشت گزارشات جامع و کاملی ارائه داده و به بیان برخی نکات که تیم های ملی اعزامی باید به آن توجه داشته باشند اشاره داشتند.

همچنین خانم محمدیان معاون ورزش زنان وزارت ورزش و جوانان نیزضمن قردانی از نگاه ویژه فدراسیونها به بانوان و توجه به حضور پر تعداد بانوان ورزشکار کشورمان در بازیهای آسیایی خواهان توجه بیشتر فدراسیونها به کسب کرسی های بین المللی برای بانوان شد و عنوان داشت که این امر با حمایت همه جانبه وزارت ورزش همراه خواهد بود.

سپس روسای فدراسیونها هر کدام مطالبی را در خصوص نحوه ارسال برخی تجهیزات ورزشی،حمل و نقل، مسیر رفت و برگشت تیمها،البسه های ورزشکاران و... اعلام داشتند که از سوی اعضای کادر سرپرستی هر کدام توضیحاتی ارائه گردید و مقرر شد در گارگاه تخصصی که با حضور سرپرستان تیم های اعزامی در اواخر همین ماه برگزار می شود توضیحات و جزئیات کامل تر و دقیقتری در آن ارائه گردد.