پیمان نادری

ERP مخفف کلمات Enterprise Resource Planing است و Enterprise مهم‌ترین بخش آن است. در واقع ERP تلاش می‌کند تا تمامی دپارتمان‌ها و فعالیت‌ها روی یک نرم‌افزار هدایت‌کننده به صورت متمرکز و یکپارچه قرار گیرد. این نرم‌افزار تمامی نیازهای کلیه دپارتمان‌ها از جمله کارکنان بخش‌های مالی، منابع انسانی و انبار را جوابگو است. در حالت عادی هر یک از این واحدها نرم‌افزارهای کاربردی خود را دارند که کارکنان واحد روی آن به ثبت اطلاعات می‌پردازند، ولی تمامی آنها در یک سیستم گردآوری شده، به طوری که پایگاه داده مرکزی جایگزین هر یک از پایگاه داده‌های مجزا شده و اطلاعات به سهولت جریان یافته و بین واحدها توزیع می‌شود.

برای واضح‌تر شدن قضیه، موضوع را با یک نمونه توضیح می‌دهیم: وقتی مشتری سفارش خود را به‌سازمان اعم از تولیدی، خدماتی و.... ارائه می‌دهد، این سفارش به صورت برگه سفارش سفری از این دپارتمان به دپارتمان دیگر در سراسر‌سازمان را آغاز می‌نماید، اغلب بارها به‌ترتیب تایید و صحه‌گذاری می‌شود و مدت‌ها در هر یک از دپارتمان‌ها معطل شده و یا حتی مفقود می‌شود و یا اشتباهاتی در حین عمل پیش می‌آید و در واقع هیچ‌کس در‌سازمان نمی‌داند که این سفارش در چه مرحله‌ای است و در کدام دپارتمان قرار دارد و مثلا کارکنان واحد مالی نمی‌توانند وارد سیستم گردش عملیات انبار شده و ببینند که آیا سفارش برای مشتری ارسال شده است یا خیر؟ که اغلب حتی باعث نارضایتی مشتریان می‌گردد.

با استقرار ERP سیستم‌های قدیمی مستقر در امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار با یک نرم‌افزار مرکزی که هر بخش آن بین واحدهای مختلف توزیع شده است، جایگزین می‌شود. دپارتمان‌های مالی، تولید، انبار نرم‌افزارهای مورد نیاز خودشان را خواهند داشت، اما فرقی که دارند این است که با هم ارتباط داشته و پرسنل دپارتمان مالی می‌توانند جریان سفارشات را تا زمان ارسال برای مشتری پیگیری نموده و مشاهده کنند.ارائه‌دهندگان این نرم‌افزار به گونه‌ای سیستم را طراحی می‌کنند که هر‌سازمان با توجه به نیاز خود، آن قسمت‌هایی را که می‌خواهد خریداری نماید، مثلا بعضی‌سازمان‌ها ممکن است بخواهند ماژول‌های مرتبط با دپارتمان‌های مالی یا منابع انسانی را تهیه کرده و بقیه ماژول‌ها را در زمان دیگری خریداری نمایند.

ERP چگونه به توسعه فعالیت‌های کسب و کار کمک می‌نماید؟

مثالی که آورده شد نشان می‌دهد که این نرم‌افزار بهترین امیدواری در جهت ارتباط ما بین فرآیند و شناسایی موقعیت سفارش مشتریان در هر یک از مراحل اقدام می‌باشد به همین دلیل هم است که اغلب از آن به عنوان پشتیبان‌های پشت صحنه نام می‌برند. دقت کنید که ERP فرآیند فروش را بر عهده ندارد و ارائه‌دهندگان آن نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری را جهت به انجام رساندن این امر اختصاص می‌دهند، در واقع نرم‌افزارERP پس از دریافت سفارش مشتریان از اولین مرحله تا آخرین مرحله را هدایت و تمامی مسیر جریان را تحت کنترل و نظارت دارد.کارکنان در دپارتمان‌های مختلف می‌توانند جریان اطلاعات را دیده و به ثبت بپردازند، هر کدام مرحله کاری خود را روی اسناد انجام می‌دهند و به طور اتوماتیک به واحد دیگر ارجاع می‌شود به این‌ ترتیب می‌توان سفارش را به راحتی در سراسر‌سازمان مسیریابی کرده و مشتریان به موقع و سریع‌تر اجناس درخواستی خود را دریافت دارند، ERP در سایر حوزه‌ها از جمله بهره‌وری نیروی انسانی و گزارش‌های گردش مالی نیز همین‌طور شگفتی‌ساز خواهد بود.

چرا پروژه‌های ERP منجر به شکست می‌شوند؟

ERP بهترین طریقه انجام وظایف را در هر بخش‌سازمانی ارائه می‌دهد اما شما ممکن است کارکنانی داشته باشید که با متد و روش خود روی نرم‌افزارها کار می‌کنند و ممکن است با روش جدیدی که در سیستم جایگذاری شده مخالف باشند بهتر است، ابتدا یکی از آنها در هر واحد به روی سیستم کار نماید اگر نتیجه مثبت باشد خوب پیاده‌سازی پروژه در مرحله اول موفق بوده، اما اگر خواستار تغییر در روش‌های داخلی سیستم باشند باید بگوییم که پروژه شکست خواهد خورد، مخالفت‌های پنهان و آشکار در برابر نصب و اجرای سیستم شروع خواهد شد، هزینه‌های بالای منتج از تغییر ساختار سیستم به خواسته‌های مدیران و کارکنان،‌ سازمان را همچون باتلاق در خود فرو خواهد برد !

هزینه‌های پنهان ERP چیست؟

غیر از قیمت اصلی سیستم سایر هزینه‌های آشکار و پنهان به قرار زیر است:

۱ -آموزش: هزینه‌های آموزش بالاست چرا که کارکنان اغلب نیاز به آموزش فرآیندهای جدیدی دارند، بدتر اینکه شرکت‌های آموزشی نیز نمی‌توانند کمکی به شما نمایند آنها بیشتر بر آموزش نحوه به‌کارگیری نرم‌افزار تمرکز دارند، نه روش‌های کاری مرتبط با فعالیت‌های حرفه‌ای شما، حتما برنامه آموزشی برای‌ آن‌دسته از فرآیندهایی که با اجرای ERP تاثیر خواهند پذیرفت برقرار نمایید.

به خاطر داشته باشید که کارکنان دپارتمان مالی از همان نرم‌افزاری استفاده می‌نمایند که پرسنل امور انبارها کار می‌کنند، در واقع اطلاعاتی که وارد می‌نمایند به روی هر دو سیستم تاثیر می‌گذارد. پس در نظر داشته باشید که سرمایه‌گذاری زیاد روی آموزش نحوه به‌کارگیری بسیار مهم است.

۲ - یکپارچه‌سازی و آزمایش: آزمایش ارتباط ما بین بستر نرم‌افزاری ERP و سایر نرم‌افزارهای موجود نیز هزینه جداگانه‌ای خواهد داشت. شما ممکن است نرم‌افزارهای اصلی دیگری همچون تجارت الکترونیک و زنجیره تامین و نرم‌افزارهای فرعی همچون بارکد داشته باشید که بخواهید با ERP مرتبط‌سازید، اما پیشنهاد می‌شود که جهت ارتباط بهتر و هماهنگی بیشتر چنین نرم‌افزارهایی را هم از ارائه‌کنندگان ERP تهیه نمایید و در هنگام آزمایش از آموزش غافل نشوید !

۳ -سفارش‌سازی: هزینه‌های دیگری نیز جهت یکپارچه‌سازی تحمیل خواهد شد که غیرقابل اجتناب هستند از جمله تغییر در هسته مرکزی نرم‌افزار، این وضعیت زمانی پیش می‌آید که سیستم نمی‌تواند فرآیندهای کاری شما را هدایت نماید و تصمیم می‌گیرید که با تغییر در سیستم به آن چیزی که می‌خواهید دست یابید. این کار به معنی بازی با آتش است و باعث تغییرات در سایر بخش‌های مرتبط خواهد شد و چون تغییرات می‌باید در ورژن‌های جدید نیز انجام شود ممکن است درست عمل نکرده و فروشنده نیز دیگر نتواند شما را پشتیبانی کند.

ادامه دارد