زمان تنظیم قرارداد با اشخاص حقوقی باید با ملاحظه اساسنامه شرکت و آگهی آخرین تغییرات شرکت مندرج در روزنامه رسمی کشور، معلوم شود که آیا شرکت در محدوده موضوع فعالیت خود قصد انعقاد قرارداد را دارد یا خیر؟ و نیز مشخص شود چه کسانی دارای نمایندگی و حق امضای اسناد و قرارداد برای شرکت هستند. از جمله فواید مشخص کردن طرفین قرارداد می‌توان به مواردی همچون شناسایی دقیق طرفین قرارداد؛ دستیابی به اطلاعات هویتی و نشانی و اقامتگاه طرفین؛ احراز سمت طرفین قرارداد و... اشاره کرد. زمان تنظیم قرارداد با اشخاص حقیقی، مساله بلوغ، عقل و اینکه فرد ممنوع‌المعامله نباشد بسیار مهم است. ممکن است شخصی به نمایندگی و وکالت از سوی دیگری، قرارداد را تنظیم کند، در این صورت باید برگه نمایندگی و وکالت‌نامه او و اعتبار آن‌را بررسی کرد و حتما شماره و مشخصات آن‌را در متن قرارداد نوشت. در تعریف نمایندگی در انعقاد قرارداد با استفاده از مواد ۶۵۶ و ۶۷۴ قانون مدنی می‌توان گفت «رابطه‌ای است حقوقی که به موجب آن نماینده می‌تواند به نام و حساب اصیل در انعقاد قرارداد شرکت کند که آثار آن به‌طور مستقیم دامنگیر اصیل می‌شود.» به این ترتیب عقد به وسیله نماینده و برای اصیل منعقد می‌شود، قصد انشاء و اعلام اراده و تراضی با نماینده است ولی این تراضی به مناسبت اختیاری که او دارد، اصیل را ملتزم می‌کند.

درخصوص اشخاص حقیقی موضوع نمایندگی خیلی از پیچیدگی خاصی برخوردار نیست و گذشته از تقسیم بندی که برای نمایندگی وجود دارد شخص نماینده می‌تواند وکیل، ولی، امین (در اداره اموال غایب)، قیم برای محجوران باشد که در حدود اختیارات قراردادی خود با اصیل و براساس مقررات حاکم، به وظیفه خود عمل می‌کند. در شمارگان بعدی و در جای خود سعی بر تشریح برخی نمایندگی‌های مذکور داریم. اما درخصوص اشخاص حقوقی که علی‌الاصول مخاطب این نوشتار هستند، قضیه کمی متفاوت‌تر است. شخص حقوقی نمی‌تواند اراده خود را جز به وسیله انسان‌هایی که اداره اموال او را به عهده گرفته‌اند، بیان کند. پس تمام اعمال حقوقی این اشخاص به وسیله مدیران آنها انجام می‌شود. مدیران را اکثریت اعضا انتخاب می‌کنند، به فوت و حجر یکی از شریکان، مدیر معزول نمی‌شود، هیچ شریکی حق عزل مدیر را ندارد و مدیر اختیاری پیدا می‌کند که در صلاحیت هیچ‌یک از اعضا نیست. مدیران در واقع نمایندگان شخص حقوقی هستند.

در قراردادهایی که نماینده به نام و حساب دیگری انجام می‌دهد، اهلیت به‌گونه‌ای ‌که در قواعد عمومی قراردادها مانند بالغ و عاقل و رشید بودن مطرح هست، نیست، بلکه کافی است نماینده در همان کاری که به نیابت انجام می‌دهد، صلاحیت قانونی داشته باشد. برای اینکه قراردادی به نیابت منعقد شود و اصیل به التزامی که نماینده بر عهده گرفته است، پایبند باشد، نماینده باید عقد را انشاء و در این کار قاصد و راضی باشد و به قصد نیابت از طرف دیگری واقع کند و در حدود اختیارات تفویض شده، بیان اراده کند و عمل حقوقی را انجام دهد. گاهی تجار به منظور انجام معاملات خود برخی از امور را به دیگران یا به نمایندگی تفویض می‌کنند. نمایندگی لازمه زندگی اقتصادی اشخاص حقوقی است. شخص حقوقی موجودی است اعتباری و زاده نیازها و ضرورت‌های اقتصادی. اعطای نمایندگی قراردادی موجب می‌شود تا داد و ستد آسان‌تر انجام پذیرد.

تجار می‌توانند به وسیله نمایندگان خود در یک زمان معاملات گوناگون در شهرهای دور از هم انجام دهند و کالای مورد نیاز را، به وسیله عاملان متخصص و با تجربه فراهم آورند. در بیشتر موسسه‌ها و شرکت‌های تجاری مرسوم است که خرید و فروش کالا به وسیله شاگردان و کارمندان انجام می‌گیرد. در چنین مواردی، اگر کارمند درباره تعیین نوع مشتری و بهای کالا و شرایط عقد اختیاری نداشته باشد، رابطه او با تاجر طبق قانون کار تنظیم می‌شود و در صورتی‌که خسارتی به مشتریان وارد آورد، تاجر مطابق ماده ۱۲ قانون مسوولیت مدنی، مسوول جبران

آن است.  در صورتی‌که نماینده از حدود اختیاری که به او اعطا شده است تجاوز کند، کار او فضولی است و در برابر اصیل مسوول زیان‌های ناشی از اقدام خودسرانه است و عمل حقوقی انجام شده نیز برای اصیل التزامی به‌وجود نمی‌آورد، مگر اینکه عمل فضولی را به صراحت یا به‌طور ضمنی اجازه دهد. با اینکه نماینده در انعقاد قرارداد، نقش مهمی دارد و گاه تنها اراده او موثر است، نسبت به آثار عقد باید او را بیگانه شمرد. طرف قرارداد نمی‌تواند اجرای تعهداتی را که نماینده برای اصیل پذیرفته است از شخص او بخواهد. اقامه دعوی بر او حتی به‌عنوان نماینده، در صورتی امکان دارد که اختیار پاسخگویی به دعوی را داشته باشد، نماینده نیز نمی‌تواند پرداخت دیونی را که طرف قرارداد به عهده گرفته است، به‌عنوان طلبکار از او بخواهد. این اقدام، جز به نمایندگی و در صورت اعطای اختیار ویژه ممکن نیست.  در مورد قراردادهای حق‌العمل کاری باید تصریح شود که طرف قرارداد تنها با عامل روبه رو است و چون معامله به نام نماینده واقع می‌شود، اصیل هیچ تعهدی در برابر طرف قرارداد پیدا نمی‌کند، چراکه در واقع عامل، تعهدات را به نام خود پذیرفته است.

 پاورقی:

۱- مطالب ستون بایسته‌های حقوق در بازرگانی شنبه و سه‌شنبه هر هفته در صفحه ۵ چاپ می‌شود.

این مطلب برایم مفید است