خانه / مدیران / تغییرنقش مدیران فناوری‌اطلاعات

روش‌های ارزش‌آفرینی برای مدیران فناوری اطلاعات

روزنامه دنیای اقتصاد - شماره 3478 تاریخ چاپ:1394/02/20 بازدید:5390بار کد خبر: DEN-879101
تغییرنقش مدیران فناوری اطلاعات
مترجم: طوفان عزیزی*
منابع: techtarget - Forsythe
مجازی‌سازی، دستگاه‌های موبایل و رایانش ابری؛ فناوری اطلاعات در طول سال‌های اخیر شاهد تحولات سریعی بوده است.
تا همین چند سال گذشته، واحد فناوری اطلاعات کنترل کاملی بر تمام خدماتش داشت. تمام درخواست‌ها را اجابت می‌کرد، هر نرم‌افزار مورد نیاز سازمان را ارائه می‌داد و تمام داده‌ها را در محیط بسته شبکه داخلی نگهداری می‌کرد.  در بازار فرارقابتی امروز، کسب‌وکارها برای حرکت سریع و باقی ماندن در دور رقابت نیازمند توسعه فناوری اطلاعات هستند. چابکی محصولات SaaS1 (نرم‌افزار به‌عنوان خدمت) به شرکت‌ها پویایی، مزیت رقابتی و امکان برآورده کردن نیازهای مشتریان را می‌بخشد. برخی شرکت‌هایی که با به‌کارگیری SaaS، هر یک صنعتی را متحول یا حذف کرده‌اند، عبارت است از:
• Netflix کسب‌وکارهای اجاره فیلم را به کل مختل کرد.
• Airbnb تبدیل به جایگزین پرقدرت رزرو سنتی هتل شد.
• Uber امکان پرداخت الکترونیکی کرایه را برای شرکت‌های تاکسیرانی فراهم کرد.
با توجه به این شرایط و درحالی‌که فناوری اطلاعات دیگر انحصاری نیست و با یک بازار بزرگ در حال رشد روبه‌رو هستیم، شما به‌عنوان مدیر فناوری اطلاعات، چگونه یک طرح نوآوری را در عین محافظت از داده‌های حیاتی و برنامه‌های کاربردی عملیاتی موجود ارائه می‌دهید؟

 موفق‌ترین مدیران فناوری اطلاعات
در گذشته شما منتظر می‌نشستید و درخواست‌ها از واحد‌های کسب‌وکار سازمان می‌رسید. امروزه واحدهای کسب‌وکار با رویکرد «کار را خودت انجام بده» به فناوری اطلاعات، داده‌های سازمان را با استفاده از فناوری سایه2 به خطر می‌اندازند. این امر موجب شده است که مدیران موفق فناوری اطلاعات با راهبردی فعالانه و مشورتی، از سازندگان فناوری به کارگزاران فناوری اطلاعات تبدیل شوند. شما به‌عنوان کارگزار، هنوز هم مسوولیت خدمات فناوری اطلاعات و حفاظت از منابع و نام تجاری سازمان را بر عهده دارید، اما علاوه‌بر آن با ایجاد نوآوری سازمانی به روش‌های زیر بر ارزش خود می‌افزایید:
1- نوآوری در قبال مشتریان: شما به سازمان خود نشان می‌دهید چگونه با استفاده از فناوری به ارائه خدمات جدید، بهبود کیفیت ارائه خدمات فعلی، تغییر مدل تجاری و گسترش حضور در بازار‌های جدید خواهید پرداخت.
2- نوآوری در قبال کارکنان: در گذشته فناوری اطلاعات به‌کارکنان ابزار و تکنولوژی بهره‌وری می‌بخشید. همان‌طور که موتور بخار عملکرد فیزیکی کارگران را بهره‌ور ساخت، فناوری اطلاعات نیز موجب بهره‌وری کارکنان دانشی شد. امروزه علاوه‌بر افزایش بهره‌وری، آنها انتظار دارند که فناوری موجب تسهیل ارائه ارزش به مشتریان شود.
3- نوآوری در قبال سازمان: شما به شرکت خود نشان می‌دهید که فناوری اطلاعات چگونه می‌تواند سازمان را موثرتر، متصل به زنجیره‌های ارزشی جدید و بازار‌های بزرگ و جدید کند.
دستیابی به این اهداف به معنای عدم تمرکز صرف به مقوله فناوری و تاکید بر فرآیند کسب‌وکار است. شما به‌عنوان کارگزار فناوری اطلاعات باید چشم‌انداز بازار را بررسی کرده و میزان تاثیرپذیری شرکت از تغییرات را بررسی كنید. شما فناوری‌ها و خدماتی را پیشنهاد می‌كنید که به واحدهای کسب‌وکار شرکت در رسیدن به اهدافشان یاری خواهند رساند. همچنین به آنها کمک می‌کنید تا بهترین گزینه را برای ذخیره‌سازی منابع (مدل ابر عمومی، ابر خصوصی یا ابر هیبرید3) انتخاب کنند.
به خاطر داشته باشید شما زمانی می‌توانید از تمام منافع یک کارگزار خدمات فناوری اطلاعات بهره‌مند شوید که مزیت‌های رقابتی و راهبرد کسب‌وکار سازمانتان را به خوبی بشناسید. همچنین باید نقشه راه فناوری اطلاعات منطبق بر اهداف کسب‌وکارتان داشته باشید.

 مدیران فناوری اطلاعات یا کارگزاران فناوری اطلاعات؟
هنگامی که شما از مدل کارگزاری خدمات پیروی می‌کنید، واحد فناوری اطلاعات را مانند یک کسب‌وکار مستقل اداره می‌کنید. این کار موجب می‌شود که اهداف گروهتان را با اهداف کسب‌وکار سازمان همسو سازید. بنابراین شما می‌توانید:
1- زمان و پولتان را به‌منظور نوآوری صرفه‌جویی کنید: با بهره بردن از برون‌سپاری خدمات فناوری اطلاعات، زمان و منابع مالی بیشتری برای تمرکز بر نوآوری خواهید داشت. به این ترتیب شما می‌توانید بودجه و نیروی انسانی ارزشمند خود را صرف پروژه‌هایی كنید که موجب پیشبرد کسب‌وکارتان شود. این امر موجب افزایش رضایت مشتری، کاهش جابه‌جایی‌ها و دستیابی به سطوح بالاتر نوآوری می‌شود. این روش همچنین به سازمان کمک می‌کند با استفاده حداکثری از تکنولوژی از رقبا فاصله گرفته و از مزایای فرصت‌های جدید کسب‌وکار بهره‌مند شود.
2- مخاطرات امنیتی را کاهش دهید: با کاهش استفاده واحدهای کسب‌وکار سازمان از فناوری سایه، از شبکه داخلی برای اتصال به نرم‌افزار‌ها و سخت‌افزار‌های پر خطر استفاده کمتری شده و داده‌های حساس در فضاهای محافظت شده نگهداری می‌شود.
3- خدمات فناوری اطلاعات سازمان را استانداردسازی کنید: تا واحدهای کسب‌وکار، خدمات فناوری اطلاعات را در کوتاه‌ترین زمان دریافت کنند. این عامل به آنها کمک می‌کند به سرعت به تغییرات بازار واکنش نشان داده و نهایتا موجب بهره‌وری سازمان می‌شود.
4- یکپارچگی خدمات فناوری اطلاعات: خدمات فناوری اطلاعات را یکپارچه کنید تا در عین کاهش هزینه‌ها شاهد افزایش بهره‌وری سازمان باشید.
5- بهترین پیشنهاد را از شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات فناوری اطلاعات دریافت کنید: به جهت رقابتی بودن بازار، شما می‌توانید سرویس‌دهندگان مختلف را ارزیابی کنید تا با کمترین قیمت، باارزش‌ترین خدمات را دریافت كنید. علاوه‌بر آن می‌توانید به‌منظور برون‌سپاری، از خدمات شرکت‌هایی که نفوذ بیشتری از شما در بازار دارند بهره‌مند شوید.
6- ارزش خودتان را در سازمان بالا ببرید: واحدهای کسب‌وکار، شما را به‌عنوان یک مشاور ارزشمند می‌بینند که در راه رسیدن به اهداف و افزایش فروش به آنها یاری می‌دهید. فناوری اطلاعات باید موجب تسهیل در روند کسب‌وکار شده و فرآیند‌های پیچیده و پر هزینه را حذف كند.

نحوه انطباق واحد فناوری اطلاعات با کسب‌وکار
کارگزاران موفق فناوری اطلاعات، تکنولوژی و تجارت را با یکدیگر ترکیب می‌کنند. در ادامه می‌خوانیم که چطور یک کارگزار موفق باشیم؟
1- درک درستی از جایگاه کنونی کسب‌وکارتان داشته باشید
پیش از آنکه به سمت نقطه پایان حرکت کنید، باید نقطه شروع حرکتتان را به درستی بشناسید. واحد فناوری اطلاعات عمدتا دریافت‌کننده سفارش‌ها است. آنها درخواست‌ها را دریافت کرده و فناوری مربوطه را ایجاد می‌كنند، اما دیدی از فرآیند ایجاد این درخواست‌ها و تاثیر عملکرد آن بر دستیابی سازمان به اهدافش را ندارند. در این بین حضور شخصی که به درستی نیازهای تجاری سازمان را درک کرده و قادر است به سرعت آنها را به فناوری عملیاتی صحیح تفسیر كند بسیار ضروری است. مدیران فناوری نه تنها باید تکنولوژی را درک کنند، بلکه باید به مدیران کسب‌وکار هم در خصوص نحوه استفاده صحیح از آن تا رسیدن به اهداف سازمانی مشاوره دهند. در اینجا چند سوال وجود دارد که اگر می‌خواهید از جایگاه دریافت‌کننده سفارش‌ها به مشاور ارزشمندی برای سازمان تبدیل شوید باید به آنها پاسخ دهید:
- آیا من فهم درستی از کسب‌وکاری که در آن مشغول به‌کار هستم و نتایجی که باید به آن برسیم دارم؟
- چه تفکرات جدیدی باید به مجموعه وارد کنم؟
- آیا قادر هستم تعهد سازمان را در مشتریانمان منعکس كنم؟
- آیا من می‌توانم با تامین‌کنندگان خارجی به‌منظور ارزشمند سازی زمان و هزینه چالش موفقی داشته باشم؟
2- روش مشخصی برای تحویل خدماتتان برگزینید
واحد فناوری اطلاعات با رویکردی روبه‌رو است که انتظار دارد خدمات را در لحظه درخواست و با حداکثر کیفیت و حفظ اطلاعات حساس تحویل دهد. کارمندان انتظار خدمات ابری دارند که هر لحظه در دسترس‌شان باشد. به همین دلیل آنها گاه واحد فناوری اطلاعات را دور می‌زنند تا احتیاجات خود را به سرعت برطرف كنند و با این کار داده‌های شرکت را به خطر می‌اندازند. مدل مرکز داده هیبریدی این انعطاف را به شما می‌دهد که چنین تقاضاهایی را در عین کاهش ریسک امنیت برآورده سازید. بر اساس گزارش‌ها، 70 درصد سازمان‌ها از سال 2015 به سمت استفاده از ابر هیبرید حرکت خواهند کرد. با این روش می‌توانید از نرم‌افزار‌های موروثی، ابر‌های خصوصی و برنامه‌های SaaS پشتیبانی کنید. هنگامی که گزینه‌های پیش‌روی کارکنان بیشتر شود، کمتر به استفاده از ابزارهای پر خطر (فناوری سایه) ترغیب خواهند شد.
3- سازه خود را به درستی بنا کنید
خدمات فناوری اطلاعات مانند بلوک‌های ساختمان هستند. ساخت آنها از زیر سیستم‌ها آغاز شده و به مرور زمان تکمیل می‌شوند. هنگامی که اقدام به ارائه مشاوره خدمات فناوری اطلاعات می‌كنید، نگاهتان باید به تمام اجزای درونی و بیرونی تاثیرگذار باشد. پس این اجزا را به درستی جای‌گذاری كنید تا نیازهای کسب‌وکار شما را برطرف كرده و از داده‌های ارزشمندتان محافظت كند. نقطه قوت این رویکرد این است که با گذشت زمان دست شما برای ایجاد تغییرات در سیستم با توجه به محیط کسب‌وکار
 باز است.
4- برنامه یکپارچه سازی تهیه کنید
هنگامی که شما فناوری، برنامه‌ها و داده‌های جدید را وارد سازمان می‌كنید، به‌طور معمول نیاز است که محیط قدیمی را نیز در کنارش فعال نگه دارید. در راه نوآوری ممکن است با ناهماهنگی‌های بسیار بزرگی برخورد کنید که برای برطرف کردن آن سال‌ها زمان نیاز داشته باشید. همچنین ممکن است برخی از واحدهای کسب‌وکار برای همیشه مجبور باشند از تلفیقی از فناوری‌های موجود استفاده كنند. بنابراین شما به مدیران پرقدرتی نیاز دارید که افراد و پروژه‌ها را در مسیر تغییرات هدایت کنند.
5- بودجه نوآوری و آموزش
واحد فناوری اطلاعات معمولا بخش عمده‌ای از بودجه تخصصی‌اش را صرف عملیات روزانه کرده و درصد کمی از آن را به‌منظور نوآوری هزینه می‌كند. این کار موجب می‌شود زمانی که واحدهای کسب‌وکار به یک فناوری نوآور و بهره ور نیاز پیدا می‌کنند، به ارائه‌دهندگانی غیر از واحد فناوری اطلاعات سازمان مراجعه کنند. با تخصیص مجدد منابع مالی می‌توانید تمرکز بیشتری بر کسب‌وکار سازمان داشته باشید و با چابکی و قدرت رقابت بیشتر، کار را به پیش ببرید.
همچنین باید زمان و پول کافی برای آموزش و انتقال دانش اختصاص دهید. این کار به اندازه تعریف استراتژی جدید کسب‌وکار برای مدیران سازمان ضروری و اجتناب‌ناپذیر خواهد بود.
6- تیم شایسته‌ای بچینید
از بابت چینش متخصصان تکنولوژی و منابع سازمانی کارآزموده در تیم خود اطمینان حاصل كنید. اگر پیش از این در این امر موفق نبوده یا سرمایه انسانی با مهارت کافی در اختیار سازمان ندارید، حتما مشاوره و کمک بگیرید. شما باید از پیروزی‌های مقطعی و امکان بالای موفقیت برخوردار باشید تا بتوانید اعتماد مدیران ارشد و سهامدارانی را که به تیم شما اعتماد کرده‌اند جلب كنید.
اکنون زمان آن رسیده است که تعریف مجددی از نقش خود داشته باشید. شما به‌عنوان مدیر فناوری اطلاعات منابعی را در اختیار دارید تا سازمان خود را متحول سازید. اکنون زمان آن است تا به نقش و ارزشی که ارائه می‌دهید مجددا توجه كنید. واحد فناوری اطلاعات سازمان چگونه در راستای اهداف و نقشه راه کسب‌وکار سازمان حرکت می‌کند؟ چطور در ارتقای مزیت رقابتی سازمان و بهره‌برداری از فرصت‌ها در خدمت سازمان هستید؟ چطور به شرکت کمک می‌کنید تا با استفاده از منافع فناوری اطلاعات و ارتباطات، کسب‌وکار سازمان را به جلو برانید؟
نوآوری و تحول شخصی، کلیدهای موفقیت یک مدیر فناوری اطلاعات هستند. ایجاد ارزش برای مشتریان، کارکنان و کل سازمان منجر به ارتقای مسوولیت‌پذیری و کسب منافع می‌شود.

پاورقی:
1) نرم‌افزار به‌عنوان خدمت، نوعی مدل توزیع نرم‌افزار است که در آن میزبانی برنامه‌های کاربردی برعهده فروشنده یا ارائه‌دهنده خدمت است و از طریق شبکه (عمدتا اینترنت) در دسترس مشتریان قرار می‌گیرد.
2) فناوری سایه متشکل از نرم‌افزار یا سخت‌افزاری است که در یک سازمان به‌کار برده می‌شود ولی تحت نظارت و پشتیبانی واحد مرکزی فناوری اطلاعات سازمان قرار نداشته و اطلاعی از نحوه و میزان کاربرد آن توسط کارکنان وجود ندارد. مانند پست‌های الکترونیکی
 یاهو و... .
3) ابر هیبریدی به محیط رایانش ابری اطلاق می‌شود که در آن سازمان، فضا و منابع را از ترکیبی از ظرفیت داخلی و همچنین از ارائه دهندگان خارجی جهت استفاده کارکنان فراهم می‌سازد.
*t.azizi@bpi.ir
انتشارات دنیای اقتصاد سالنامه جامع اختصاصی مدیران