خانه / مدیران / در هنگام استعفای یک کارمند، چه اقدامی باید کرد؟
نکات مدیریتی

روزنامه دنیای اقتصاد - شماره 2933 تاریخ چاپ:1392/03/11 بازدید:9598بار کد خبر: DEN-724490
مترجم: راحله اصغری منبع: About.com استعفای یک کارمند اغلب برای سازمان ضرر تلقی می‌شود و کنار آمدن با استعفای وی، بستگی به شرایط شرکت دارد.
اما مجبورید با این حقیقت روبه‌رو شوید. دیر یا زود، حتی کارمندان بهترین کارفرماها هم استعفا خواهند داد. این کارمندان تصور می‌کنند فرصت شغلی بهتری یافته‌اند یا همسر آنها فرصت شغلی در کشوری دیگر پیدا کرده است. دلایل استعفای کارمندان نامحدود هستند. اما استعفای هر کارمند، کارفرما را با سوالات زیادی مواجه می‌سازد. چطور استعفای کارمند را اعلام می‌کنید؟ چه کسانی باید از این استعفا آگاه شوند؟ چه زمان استعفای کارمند را به اطلاع سایرین خواهید رساند؟ در اینجا به سوالاتی که ممکن است در این خصوص داشته باشید پاسخ داده شده است. وقتی کارمندی استعفا می‌دهد، قاعده کار این است که ابتدا این تصمیم خود را به‌طور شفاهي به شما اعلام کند. در مرحله بعد شما از او می‌خواهید تا استعفای کتبی خود را با ذکر تاریخ پایان خدمت به شما تحویل دهد. این امر شما را در برابر مطالبات نابجای کارمندان محافظت می‌کند. نحوه برخورد با استعفای کارمندان استعفای یک کارمند همیشه در روند کار اخلال ایجاد می‌کند. البته اگر کارمندی که استعفا می‌دهد برای سازمان مهم و ارزشمند باشد و شما تصمیم بگیرید تا او برای دو هفته پایانی همچنان به کار خود ادامه دهد، همه چیز به خوبی و خوشی پایان خواهد یافت. این به آن معنا است که شما هنوز حضور فرد را تا آخرین روز کاری یک همیاری مثبت تلقی کرده‌اید. کارمند مستعفی می‌تواند با ارائه جزئیات لازم در مورد پروژه‌های در دست کار و ایمیل زدن به دوستان و همکاران برای اعلام ترک کار، پایان کاری مثبت داشته باشد. اطمینان حاصل کنید که کارمندان دیگر را موظف به انجام وظایف فرد مستعفی کرده باشید. آنها می‌توانند با آن شخص مشورت کرده و چالش‌ها و جزئیات کار را بیاموزند. به علاوه، اگر فرد استعفا دهنده با مشتریان در ارتباط بوده است، می‌تواند فرد جایگزین خود را که قرار است مسوولیت‌های او را بپذیرد به مشتریان معرفی کند. می‌توانید از کارمندان اجرایی و اشخاص دیگری که شرح وظایف شغلی مشخص و مستند دارند بخواهید تا قبل از ترک کار خود، آیین‌نامه شغلی خود را آماده کنند. اما خوشبختانه شما از قبل چنین چیزی را به صورت مکتوب تهیه و بایگانی کرده‌اید. اطلاع‌رسانی به همکاران و مشتریان در خصوص استعفای کارمند جهت مطلع کردن همکاران از استعفای یک کارمند، از واحد خود شخص آغاز کنید. می‌توانید جلسه‌ای ترتیب دهید و به دیگران اطلاع دهید که آخرین روز کاری فرد مورد نظر دو هفته دیگر خواهد بود. به آنها بگویید که از همکاری‌شان برای رفع نکات مبهم در این خصوص قدردانی خواهید کرد و آنها را از وظایفی که از این پس بر عهده شان خواهد بود، مطلع گردانید. سایر کارمندان از شما خواهند پرسید که جایگزینی فرد جدید چه زمانی صورت خواهد پذیرفت. به طور کلی، کارمندان خوب با انجام اضافه کاری یا ساعت‌های طولانی‌تر کار مشکلی ندارند، اما بهتر آن است که آنها چارچوب زمانی اضافه کاری‌های مورد انتظار را بدانند. در همان حال که کارمند مورد اعتماد و با ارزش شما کارهای خود را ظرف دو هفته مذکور انجام می‌دهد، بلافاصله به سایر کارمندان ایمیل ارسال کنید و استعفای فرد را اطلاع دهید. ممکن است از این عبارات استفاده کنید: خانم یا آقای...... به منظور دنبال کردن فرصت‌های جدید، در شرکت... قصد پایان همکاری با این شرکت را دارد و آخرین روز کاری او در تاریخ... است. لطفا ما را در جهت آرزوی موفقیت روز افزون برای ایشان در شغل جدید، همراهی کنید. از شما دعوت می‌شود در جشنی که در آخرین روز کاری ایشان در محل... برگزار خواهد شد، به ما ملحق شوید. البته قبل از ارسال این اطلاعات، از شخص سوال کنید که آیا با این موارد موافق است یا خیر. حتی ممکن است از او بخواهید ایمیل شخصی خود را به دیگران بدهد تا آنها بتوانند برای مدتی با او در تماس باشند. احتمالا بسیاری از کارمندان می‌دانستند که آن فرد به دنبال فرصت شغلی دیگر بوده است و علت آن چه بوده است. هنگام پایان همکاری یک کارمند با ارزش با شرکت، مراسم قدردانی موجب خرسندی سایر همکاران می‌شود. البته شما می‌توانید یک مصاحبه پایان خدمت نیز ترتیب داده و صراحتا به علت ترک کار فرد اشاره کنید. در این شرایط، پیشنهادهای مالي یا تشویق فرد برای ادامه خدمت، موثر نخواهد بود، زیرا او ذهنا خود را از این کار جدا ساخته است. چگونه به کارمندان اطلاع دهیم که درخواست استعفای آنها پذیرفته می‌شود. اگر فردی که استعفا داده، کارمند باارزشی برای سازمان نباشد و شما اعتمادی به او نداشته باشید تا در دو هفته پایانی کارش را ادامه دهد، سناریوی بالا تغییر خواهد کرد. در چنین مواردی، به فرد اطلاع دهید که برای این مدت کلیه حقوق خود را دریافت خواهد کرد، ولی دیگر نیازی به ادامه خدمت و حضور او در محل کار نیست. گاهی اوقات، قطع همکاری با یک کارمند می‌تواند اخلاقی، حقوقی، وجدانی و مناسب باشد. برای اعلام استعفای چنین کارمندی، بلافاصله ایمیلی برای کارمندان دیگر ارسال کنید و در آن ذکر کنید که خانم یا آقای......، این شرکت را به دلیل دنبال کردن فرصت‌های جدید شغلی در تاریخ... ترک خواهد کرد. می‌توانید اضافه کنید که برای وی در فرصت شغلی جدید آرزوی موفقیت دارید و اطلاع دهید که کدام بخش از مسوولیت‌های او به عهده دیگران خواهد بود. همچنین می‌توانید جزئیاتی را درباره چگونگی و زمانبندی مناسب جهت جایگزین کردن فردی به جای فرد مستعفی، اعلام کنید.