خانه / مدیران / مدیران و چگونگی انجام کارهای مهم

روش‏هایی برای رها کردن خودتان از وظایف خسته‌کننده مدیریتی

روزنامه دنیای اقتصاد - شماره 4010 تاریخ چاپ:1395/12/28 بازدید:2084بار کد خبر: DEN-1095256
مدیران و چگونگی انجام کارهای مهم

مترجم: هوتسا عسکری نسب

مدیران اجرایی همان‌گونه که در عنوان شغلی شان هم ذکر شده، فقط وظایف اجرایی را به عهده دارند. اما این دقیقا به چه معنی است؟ آیا به این معنا است که از نظر وظایف روزانه، بالاترین مجری شرکت محسوب می‌شوند؟ دست کم، مدیران اجرایی در ساخت کارخانه یا فروش محصولات نقشی ندارند. مدیرعامل در درجه اول به‌عنوان فرد متفکری است که با مطالعه و تعیین استراتژی، اصول شرکت را پایه‌ریزی می‌کند و البته این کار بخشی از شغل او به حساب می‌آید و اما مدیران کارآمد می‌دانند استراتژی فقط در حد تئوری نیست و باید عملا در کارهای روزمره به‌کار گرفته شود و سایر کارمندان هم آن را اجرا کنند. یکی دیگر از وظایفی که به عهده مدیر است اطمینان یافتن از انجام کارها است. مدیران لایق در درجه اول روی چهار نکته تمرکز می‌کنند. ارتباطات، ارتباطات، ارتباطات و نظارت بر منابعی که برای ارتباطات تخصیص داده شده است.

 آنها باید اطمینان یابند سرمایه‌ای که برای برقراری ارتباط با اشخاص مورد نظر سرمایه‌گذاری شده است، به درستی هزینه می‌شود. مشکل اصلی ارتباطات، خسته کننده بودن آنها است که در صورت تکرار گفته‌های مشابه موجب ناراحتی می‌شود. اما مدیران مقتدر، علاقه‌ای به پیگیری موضوعاتی ندارند که موجب عدم تمرکزشان می‌شود. آنها به شدت به نقش ارتباطی خود متعهد هستند تا استراتژی موجود را به درجه‌ای از پختگی برسانند که به اولویت‌های روتین سازمان تبدیل شود. براساس تحقیقات و سال‌ها تجربه همکاری با مدیران عامل در این مقاله به نکات خسته‌کننده‌ای که مدیران به دنبال غلبه بر آنها هستند، اشاره می‌شود که مهمترین این موارد عبارت است از:

خود را از دست کارمندان بیش از حد پیگیر رها کنید: باارزش‌ترین منابعی که در اختیار دارید زمان و انرژی هستند پس سعی کنید روی انجام کارهای بسیار مهم تمرکز کنید و گفتن «نه» به دیگران را از نزدیک‌ترین کارمندان خود آغاز کنید. کارمندان مسوول انجام نیازهای سازمانی دفتر مدیرعامل هستند و نه مسوول برنامه استراتژیک. اگر قدر زمانی را که در اختیار دارید ندانید، به سرعت متوجه خواهید شد که تقویم کاری‌تان مملو از مهمانی‌های بازنشستگی، مراسم افتتاحیه و کارهای متفرقه شده است که هیچ ارتباطی با پیشبرد استراتژی سازمان ندارد. بسیاری از مدیران از قانون 60/ 40 استفاده می‌کنند. آنها 60 درصد از زمان خود را صرف انجام کارهای اجباری می‌کنند؛ مانند نظارت و روابط با سرمایه‌گذاران و 40 درصد دیگر از وقت را بر تمرکز شخصی برای عملکرد استراتژیک اختصاص می‌دهند و دائما در حال بررسی 60 درصد هستند تا تصمیم بگیرند که آیا واقعا انجام کارها ضروری است و شخصا باید آنها را انجام دهند یا اینکه می‌توان به افراد ماهر دیگری نیز واگذار کرد.

درگیر کلاس‌های مدیریتی حرفه‌ای نشوید: اکثر شرکت ها، دارای کلاس مدیریت حرفه‌ای هستند که زمان و انرژی بیش از حدی می‌گیرد و موجب عدم تمرکز مدیران روی مشتریان و مسائل مهم می‌شوند. مدیران واقعا زمان زیادی را صرف خود و بحث‌های جزئی مدیران حرفه‌ای می‌کنند. بهتر است این وقت را صرف مسائل مهمتر و برطرف کردن نیازهای مشتریان کنند. این کار شاید دشوار باشد که البته همینطور هم هست. هر سازمانی به مدیران حرفه‌ای نیاز دارد که بتواند با تلاش‌های بسیار به خلق ارزش‌های عالی در کسب‌وکار بپردازند کلاس مدیریت حرفه‌ای به نظر می‌رسد به همان اندازه که زمان صرف دوام حفظ دستور کار می‌کند از موضوعات مهم نیز پشتیبانی می‌کند. مدیران حرفه‌ای بیشتر نگران سهامداران خود هستند و دغدغه اصلی‌شان ارتباط مستقیم با مدیر است تا حل مشکلات مشتریان. مدیران بهتر است خودستایی را کنارگذاشته و زمان خود را بیشتر صرف حمایت از کارمندانی کنند که دلسوزانه به ارائه خدمات و پشتیبانی مشتریان می‌پردازند.

با لذت و مکررا درباره استراتژی‌ها صحبت کنید: مدیران حرفه‌ای نوعی استراتژی را به وجود می‌آورند و مسائل مهم را به‌طور مداوم به ساده‌ترین شکل ممکن به دیگران یادآوری می‌کنند. اینکه مدیر چگونه زمان خود را بگذراند در واقع نشان‌دهنده میزان اهمیت کسب‌وکار برای او است، اما آنها همچنان درگیر بخش کسل‌کننده کار خود هستند و باید گفته‌هایشان را بارها و بارها تکرار کنند. مدیران کارآمد اغلب به‌طور غریزی استراتژی‌های پیچیده را به مسائل ساده‌تر تبدیل می‌کنند که به راحتی در سازمان قابل اجرا باشد و از این کار هم لذت می‌برند. در واقع نقش یک مدیر، ساده‌سازی مسائل پیچیده و همچنین پیگیری موضوعاتی است که به آسانی قابل درک هستند، متاسفانه در اکثر شرکت‌ها بسیاری از افراد از عهده ساده‌سازی کارهای پیچیده برنمی‌آیند.

از مجریان قدردانی کنید: هر سازمانی به افراد متفکر نیاز دارد و مدیران هم باید قدر افراد متفکر را بدانند همچنین به تمام کارمندان یادآوری کنند کارمندان شایسته با رفتار مناسب و پشتیبانی مستقیم خود از مشتریان، موجب پیشرفت شرکت می‌شوند. عاملان فروش، قهرمانان هرکسب‌وکار به شمار می‌روند که طی روز، درگیر روند فروش هستند.آنها با اینکه از اعضای اصلی نیستند، اما جزو عوامل کلیدی و مهم سازمان به شمار می‌روند.

علاوه‌بر پاسخگو بودن سوالاتی را نیز مطرح کنید: عوامل زیادی مانع تمرکز مدیر روی مسائل با اهمیت می‌شود. مدیران شخصا نیازی نیست تمام مشکلات را بررسی کنند بلکه می‌توانند با اعتماد به مجریان توانا در حل مشکلات از آنها کمک بگیرند. بسیاری از مدیران بر این باور هستند که باید جواب همه سوال‌ها را بدانند، اما با گذشت زمان متوجه اهمیت مطرح کردن سوالات از دیگران هم می‌شوند.

نادیده گرفتن نظرات سنتی مدیران: اصولا به مدیران توصیه‌های منفی زیادی داده می‌شود و فقط از آنها می‌خواهند تا موقعیت شغلی خود را ترک نکنند و از طریق ساختار مدیریت به همکاری خود ادامه دهند. مراقب این عبارات باشید:

• مدیران باید مراقب اطرافیان خود باشند. این تصور که وظیفه مدیران، مدیریت هیات‌مدیره و سهامداران خارجی است و انجام کارهای روزانه شرکت‌ها را به دیگران واگذار می‌کنند کاملا بی‌اساس است. امیدواریم مدیران به‌دلیل عملکرد عالی که در کسب‌وکار داشته‌اند به این موقعیت دست پیدا کرده باشند، چرا یک مدیر باید از توانایی‌های خود در سمت‌های مختلف سازمان چشم بپوشد؟

• مدیران بهتر است مستقیما با افراد واسطه و نه افراد مهم ارتباط داشته باشند. این گفته هم منطقی نیست. گفته‌ها و نظرات باید مستقیما بیان شوند. در سازمانی که مدیر از طریق واسطه‌ها ارتباط برقرار می‌کند و نظرات خود را به گوش دیگران می‌رساند مطمئنا حرف‌های اشتباه و بی‌محتوا هم در سازمان زده می‌شود. این به این معنا نیست که افراد واسطه را در این میان نادیده گرفت بلکه در زمان مناسب به آنها اهمیت بدهید، تشویقشان کنید و با به‌دست آوردن اطلاعاتی نسبت به مسوولیت‌هایشان آنها را مدیریت کنید ولی ایده‌ها و پیغام‌ها را مستقیما به افراد مسوول انتقال دهید.

• وظیفه مدیر ایجاد مسیر استراتژیک و سپس محول کردن کار به دیگران است. این گفته نیز اصلا صحت ندارد. استراتژی زمانی معنا پیدا می‌کند که همواره با عملکرد همراه باشد. با کمک عملکرد می‌توان به نتایج قابل قبولی در زمینه مدیریت دست یافت، البته عملکرد از طریق ارتباطات هم کمی خسته کننده است. به عنوان مدیر اغلب لازم است تا گفته هایتان را چندین‌بار تکرار کنید و در این صورت هر بار متوجه عملکرد یا مشکلات موجود در بخش‌های مختلف سازمان می‌شوید. در طولانی مدت، این پیام‌های ساده به مراتب موقعیت کاری شما را آسان‌تر می‌کنند. مدیریت عملکرد به این موضوعات ساده مربوط می‌شود که به نوبه خود، مدیران را در سراسر سازمان تشویق می‌کند تا در کار خود اولویت‌های یکسانی داشته باشند همچنین به کارمندان خاطر نشان می‌کند که مسیر موفقیت‌شان به‌طور قطع به داشتن استراتژی گره خورده است. در ضمن موضوعات ساده و روشن، نظرات سرمایه‌گذاران و تحلیلگران را جلب می‌کند. نهایتا باید از کار خود لذت ببرید. هر گفت‌وگویی که صورت می‌گیرد فرصتی است برای شناخت و بینش طرف مقابل. در صورتی به عنوان مدیر می‌توانید موفق شوید که به قلب و فکر هزاران نفر راه پیدا کنید، پس مهمتر از هر چیز در ابتدا باید عاشق کار خود باشید و از اینکه توانسته‌اید نقشی در فهم استراتژی برای دیگران داشته اید، احساس شادی کنید. مدیران صرفا مدیریت شرکت‌ها را بر عهده ندارند، بلکه مسوولیت گروهی از افراد مختلف را عهده‌دار هستند که تک‌تک افراد لازم است برای آرمان‌های شرکت فعالیت کنند که این مهم جز با انجام گفت‌وگوهای بسیار زیاد میسر نمی‌شود.

منبع: HBR

انتشارات دنیای اقتصاد سالنامه جامع اختصاصی مدیران